Kurzarbeit in der Personio Payroll

Um einen reibungslosen Ablauf und die korrekte Berechnung von Kurzarbeit, bzw. dem Kurzarbeitergeld (kurz KUG) in der Personio Payroll zu ermöglichen sind ein paar einfache Schritte notwendig. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Mitarbeiterinformationen benötigt werden, wie sich die Gehälter verändern und welche Schritte außerhalb von Personio notwendig sind. 

Aufgrund der wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona Pandemie wurden die Regelungen in Bezug auf die Voraussetzungen zur Beantragung von Kurzarbeitergeld übergangsweise (bis 31.12.2020) gelockert.
Die Beantragung ist möglich ab einem Bruttoentgeltausfall von mehr als 10 % bei mindestens 10 % der Beschäftigten. Geringverdiener sind dabei als Beschäftigte zu zählen, Auszubildende jedoch nicht.

 

Anzeige der Kurzarbeit

Als ersten Schritt ist es zwingend notwendig, dass die (geplante) Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit offiziell angezeigt wird. Dies kann in Papierform oder auch digital über die Website der Agentur für Arbeit erfolgen.

Achtung: Die Anzeige über die Notwendigkeit von Kurzarbeit muss innerhalb des Monats erfolgen in dem diese auch erstmalig angewendet wird. Hierfür ist es notwendig, das Einverständnis der betroffenen Mitarbeiter und/oder des Betriebsrates (falls vorhanden) einzuholen.

Sobald Sie von der Agentur für Arbeit eine Zusage über die Bewilligung von Kurzarbeitergeld für Ihren Betrieb erhalten haben können die weiteren Schritte erfolgen.

Bitte laden Sie als Ansprechpartner im Bereich Payroll die Zusage über die Bewilligung in Ihr Personio Profil in den Dokumenten Bereich hoch.

 

Anpassung der Mitarbeiterinformationen

Für die Personio Payroll werden Mitarbeiterattribute genutzt, um notwendige Informationen zur Kurzarbeit in der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zu hinterlegen und diese dann in die Berechnung einbeziehen zu können. Diese Attribute werden Ihnen die Arbeit enorm erleichtern, da Sie Ihnen zusätzlich als Filterkriterien oder auch für automatisierte Erinnerungen zur Verfügung stehen. 

Als Kunde der Personio Payroll werden diese Änderungen in den Mitarbeiterattributen automatisch systemseitig hinterlegt, so dass hier keine weitere Arbeitsschritte durchzuführen sind.
Selbstverständlich können Sie je nach gebuchtem Paket jederzeit weitere Attribute hinzufügen um für Ihr Unternehmen relevante Daten mit aufzunehmen. Detaillierte Informationen zum Anlegen benutzerdefinierter Attribute finden Sie in diesem Artikel

Achtung: Benutzerdefinierte Attribute finden keine Anwendung in der Berechnung der Personio Payroll.


Zur Dokumentation der für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes relevanten Daten stehen Personio Payroll systemseitig die folgenden Attribute im Mitarbeiterprofil zur Verfügung:

Attribut Eingabeformat Erklärung Verpflichtende Eintragung?
Bezieht Kurzarbeitergeld Optionsliste:
Ja / Nein
Bezieht dieser Mitarbeiter Kurzarbeitergeld? Ja, diese Information hat Auswirkungen auf die Berechnung
Startdatum Kurzarbeitergeld Datum Ab welchem Datum bezieht dieser Mitarbeiter Kurzarbeitergeld? Ja, diese Information hat Auswirkungen auf die Berechnung
Enddatum Kurzarbeitergeld Datum Bis zu welchem Datum bezieht dieser Mitarbeiter Kurzarbeitergeld? (Soweit schon bekannt; maximal 12 Monate) Ja, diese Information hat Auswirkungen auf die Berechnung
Aufstockung durch Arbeitgeberzuschuss  Prozentzahl Auf welchen Betrag möchte der Arbeitgeber aufstocken? (Eine Aufstockung bis zu 80% des Unterschiedsbetrags zwischen Brutto-Soll-Entgelt und Brutto-Ist-Entgelt ist steuerfrei) Ja, diese Information hat Auswirkungen auf die Berechnung 
Soll-Stunden Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der regulären Soll-Stunden im aktuellen Monat Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation
Ist-Stunden Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der reduzierten Stunden im aktuellen Monat. Diese Anzahl setzt sich zusammen aus den folgenden Attributen: Tatsächlich geleistete Stunden, Tatsächlich geleistete Überstunden, Bezahlter Urlaub (in Stunden), Krank (in Stunden), Feiertage (in Stunden). Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 
Tatsächlich geleistete Stunden Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Stunden im Rahmen von Kurzarbeit Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation
Ausfallstunden Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der Stunden, die wegen Kurzarbeit ausgefallen sind Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 
Tatsächlich geleistete Überstunden Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Überstunden im Rahmen von Kurzarbeit Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 
Bezahlter Urlaub (in Stunden) Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der Stunden pro bezahltem Urlaubstag. Ein Urlaubstag entspricht der Soll-Stundenzahl eines Arbeitstages, d.h. bei einer 40-Stunden-Woche entspricht 1 Urlaubstag dann 8 Stunden. Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 
Unbezahlter Urlaub (in Stunden) Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der Stunden pro unbezahltem Urlaubstag. Ein Urlaubstag entspricht der Soll-Stundenzahl eines Arbeitstages, d.h. bei einer 40-Stunden-Woche entspricht 1 Urlaubstag dann 8 Stunden. Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 
Krank (in Stunden) Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der Stunden pro bezahltem Krankheitstag. Ein Krankheitstag entspricht der Soll-Stundenanzahl eines Arbeitstages, d.h. bei einer 40-Stunden-Woche entspricht 1 Krankheitstag dann 8 Stunden. Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 
Krank ohne Lohnfortzahlung (in Stunden) Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der Stunden pro unbezahltem Krankheitstag. Ein Krankheitstag entspricht der Soll-Stundenzahl eines Arbeitstages, d.h. bei einer 40-Stunden-Woche entspricht 1 Krankheitstag dann 8 Stunden. Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation
Feiertage (in Stunden) Zahl (bis zu zwei Dezimalstellen) Anzahl der Stunden pro Feiertag. Ein Feiertag entspricht der Soll-Stundenzahl eines Arbeitstages, d.h. bei einer 40-Stunden-Woche entspricht 1 Feiertag dann 8 Stunden. Nein, dieses Attribut ausschließlich der Dokumentation 

 

Befüllung der neuen Attribute

Die verpflichtend zu befüllenden Attribute müssen monatlich mit den jeweils aktuell gültigen Daten befüllt werden. Dies kann über die Mitarbeiterliste, einen Datenimport oder in den einzelnen Mitarbeiterprofilen erfolgen:
 

  • Eintragung im Mitarbeiterprofil
    Bei einer geringen Anzahl betroffener Mitarbeiter können die Attribute sehr einfach im Mitarbeiterprofil direkt eingetragen werden. Sie finden die neuen Attribute im Profil in der Sektion Kurzarbeit.
  • Eintragung über die Mitarbeiterliste
    Über die Funktion der Masseneditierung in der Mitarbeiterübersicht können die neuen Attribute einheitlich ausgefüllt werden. Das macht besonders dann Sinn, wenn die Gesamtheit oder eine filterbare Gruppe von Mitarbeitern gleichzeitig in die Kurzarbeit gehen oder gegangen sind, gleiche Arbeitszeitmodelle haben und keine oder kaum Fehlzeiten vorliegen.
  • Eintragung über einen Datenimport
    Sind sehr viele Mitarbeiter betroffen oder wird ohnehin viel mit der Import Funktion gearbeitet, dann können die neuen Attribute variabel für alle betroffenen Mitarbeiter importiert werden.

    Zu diesem Zweck sollte zuerst ein Export mit den zu befüllenden Attributen aus der Mitarbeiterübersicht heruntergeladen werden. Die Felder können dann eingetragen und im Anschluss wieder importiert werden. Hier im Helpcenter finden Sie zur Unterstützung Artikel zum Export und Import von Mitarbeiterinformationen.

 

Eintragung der Monatsdaten

Für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes ist es notwendig, die Ist-Stunden jedes betroffenen Mitarbeiters zu berechnen und zu dokumentieren.
Zu diesem Zweck erhält jeder Personio Payroll Kunde eine Excel Datei als Vorlage. Die Handhabung dieser Vorlage gehen unsere Customer Care Manager Payroll mit Ihnen detailliert im persönlichen Gespräch durch.
Diese Excel Datei ist auch in der Download Sektion auf der rechten Seite dieses Artikels zu finden.

Bitte beachten Sie, dass die Datei für maximal 25 Mitarbeiter ausgelegt ist. Bitte passen Sie diese nicht händisch an, sondern füllen Sie bei Bedarf eine zweite Datei aus.

In der Datei gibt es drei Registerkarten:

  1. Beschreibung & How-To
    Das erste Tabellenblatt enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung der Datei in Verbindung mit Personio.
  2. Übersicht Mitarbeiter
    Im zweiten Tabellenblatt sind die persönlichen Daten Ihrer betroffenen Mitarbeiter einzutragen. Diese erhalten Sie am einfachsten durch den in der Excel Datei beschriebenen Export.
  3. Stundenübersicht
    In Tabellenblatt drei ist der Großteil der Daten einzutragen. Dazu wählen Sie (nachdem Sie in Tabellenblatt Nummer zwei "Übersicht Mitarbeiter" alle Mitarbeiter eingetragen haben) auf der linken Seite unter Mitarbeiterinformation eine Emailadresse aus und übertragen für den gewählten Mitarbeiter das Soll-Wochenstunden Modell (die Wochenstunden vor KUG) aus dem Personio-Mitarbeiterprofil. In der Spalte Soll-Stunden während KUG werden dann die aufgrund der Kurzarbeit entsprechend reduzierten Sollstunden eingetragen und in der Spalte rechts daneben die tatsächlich durch den Mitarbeiter geleisteten Stunden. Die letzte zu befüllende Spalte ist für spezielle sonstige Abwesenheiten gedacht die Auswirkungen auf die Berechnung der Sollstunden haben könnten.
    In der Excel Datei selbst finden Sie weitere Hinweise und selbstverständlich können Sie sich bei Unsicherheit jederzeit an unseren Support wenden.

Achtung: In der Excel Datei können Stunden ausschließlich als Dezimalzahlen eingetragen werden. Bitte beachten Sie diese Vorgabe, wenn Sie die Stundenangaben aus Personio übernehmen. In der Anwesenheitsübersicht in Personio werden Stunden und Minuten (keine Dezimalen) angegeben, weswegen eine Umrechnung erforderlich ist.

Sie können sich aus Personio den Standardbericht "Anwesenheitsperioden" exportieren. Dieser ist auf die Berichtsperiode flexibel anpassbar und gibt Ihnen die Arbeitsstunden in Dezimalzahlen an, die direkt übernommen werden können.

Bitte laden Sie als Ansprechpartner auch diese Datei in Ihr Personio Profil im Dokumentenbereich hoch und geben Sie IhremCustomer Care Manager Payroll bei Personio Bescheid, damit alles weitere für die Berechnung in die Wege geleitet werden kann.

 

Dokumente aus der Personio Payroll

Zum regulären Ablauf bei Kurzarbeit gehören natürlich auch noch verschiedene Dokumente.
 

Der Lohnschein

Der Payslip bzw. Lohnschein enthält das berechnete vom Arbeitgeber zu zahlende Entgelt sowie das Kurzarbeitergeld, welches von der Agentur für Arbeit auf entsprechenden Antrag erstattet wird.
Rein informativ wird zudem das errechnete Fiktiv-Entgelt im Bruttoentgeltbereich in der Mitte des Dokuments angezeigt.
 

Der Antrag zur Erstattung

Dieses Dokument muss bei der Agentur für Arbeit eingereicht werden. Dies kann auch digital im Online-Portal der Agentur für Arbeit erfolgen. Selbstverständlich kann das Antragsformular auch in Papierform ausgefüllt und versendet werden.

Die offizielle Frist der Agentur für Arbeit zur Einreichung des Antrags beläuft sich auf drei Kalendermonate. Das bedeutet, dass der Antrag auf Erstattung noch bis zu drei Monate nach Abschluss des betreffenden Monats abgegeben werden kann.
Für den Monat März 2020 wäre das beispielsweise bis Ende Juni 2020.

 

Die Abrechnungsliste

Zur Erläuterung der in das Antragsformular eingetragenen Zahlen muss sowohl bei postalischer als auch bei digitaler Abgabe eine Abrechnungsliste beigefügt werden. Auch hierfür gibt es  von der Agentur für Arbeit ein Formular zum Download.

Als besonderen Service bereitet unser Payroll Operations Team monatlich eine Kundenspezifische Ausfüllhilfe für unsere Personio Payroll Kunden.  Sprechen Sie bei Fragen hierzu bitte direkt Ihren zuständigen Customer Care Manager Payroll an.

Eine Erklärung inklusive anschaulichem Videomaterial zum gesamten Ablauf im Falle von Kurzarbeit in Ihrem Unternehmen finden Sie ebenfalls auf der Website der Arbeitsagentur für Arbeit.

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