Wenn Sie Mitarbeiter in Kurzarbeit beschäftigen, gibt es bestimmte Einstellungen und Funktionen, die Ihnen dabei helfen, dies korrekt in Ihrem Personio Account abzubilden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeiterinformationen nutzen, um wichtige Basisdaten zur Kurzarbeit zu erfassen; wie Sie Gehälter anpassen und das sogenannte "Kurzarbeitergeld" im Mitarbeiterprofil hinterlegen.
Mitarbeiterinformationen anpassen
Nutzen Sie Abschnitte und Attribute, um wichtige Informationen zur Kurzarbeit, wie z. B. Start und Ende der Kurzarbeit oder den jeweiligen Prozentsatz der unternehmensseitigen Lohnkürzung in der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zu hinterlegen. Diese Attribute werden Ihnen die Arbeit enorm erleichtern, da Sie Ihnen als Filterkriterien oder auch für automatisierte Erinnerungen zur Verfügung stehen. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um neue Attribute anzulegen und anschließend über einen Import mit Daten zu befüllen.
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Erstellung eines neuen Abschnitts mit dem Namen „Kurzarbeit“
Legen Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen einen neuen Abschnitt mit dem Namen „Kurzarbeit“ an und fügen Sie die folgenden Attribute hinzu:
Name des Attributs Attributstyp Vereinbarung zur Kurzarbeit Auswahlliste: ja | nein Start der Kurzarbeit Datum
Ende der Kurzarbeit Datum
Entgeltreduzierung in % Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen)
Fügen Sie bei Bedarf weitere für Ihr Unternehmen relevante Attribute hinzu. Detaillierte Informationen zur Erstellung benutzerdefinierter Abschnitte und Attribute finden Sie hier.
Da standardmäßig nur Admins Zugriff auf neu erstellte Abschnitte haben, empfehlen wir, dass Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte die Zugriffsrechte überprüfen und ggf. so anpassen, dass beispielsweise auch HR-Manager die hier hinterlegten Informationen einsehen können.
Für einen besseren Überblick und um die Informationen zur Kurzarbeit im Rahmen der Lohnbuchhaltung parat zu haben, empfehlen wir diese Attribute auch zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung hinzuzufügen.
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Vorbereitung des Datenimports
Um die neu angelegten Attribute pro Mitarbeitendem initial mit Daten zu befüllen, lohnt sich vor allem bei größeren Unternehmen ein entsprechender Datenimport. Zur Vorbereitung und für einen reibungslosen Ablauf des späteren Imports empfehlen wir folgendes Vorgehen:
(a) Anpassung der Mitarbeitendenliste (optional): Rufen Sie über die linke Navigationsleiste die Mitarbeitendenliste auf und passen Sie die Spalten so an, dass die Liste mindestens die folgenden Attribute enthält:
Vorname, Nachname und E-Mail sowie die oben genannten Attribute zur Kurzarbeit.
Hinweis
Wenn Sie diese Ansicht abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt schnell und unkompliziert wieder aufrufen möchten, klicken Sie auf das Speichern-Symbol am oberen Bildschirmrand.
(b) Export der relevanten Attribute und Datenerfassung
Exportieren Sie die oben konfigurierte Ansicht über den Button mit den drei Punkten oben rechts im xlsx.-Format. Diese Datei dient Ihnen nun als Vorlage zur Erfassung der relevanten Daten. Öffnen Sie die Datei, füllen Sie für Mitarbeitende in Kurzarbeit alle relevanten Spalten aus und speichern Sie die Datei lokal ab.
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Durchführung des Datenimports
Um die Datei in Ihren Account hochzuladen, rufen Sie über die linke Navigationsleiste den Bereich Importe auf. Folgen Sie dieser Anleitung, um den Import durchzuführen.
Vergütungen anpassen
Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie das reduzierte Entgelt während der Kurzarbeit sowie das sogenannte "Kurzarbeitergeld" in den Profilen betroffener Mitarbeiter hinterlegen.
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Reduzierung der monatlichen Vergütung
Um das Fixgehalt Ihrer Mitarbeitenden anzupassen, navigieren Sie im Mitarbeitendenprofil auf den Reiter Gehalt, klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Gehalt ändern. Geben Sie nun über das Feld Gültig ab das Datum an, ab dem die Gehaltsänderung wirksam sein soll. Hinterlegen Sie anschließend die reduzierte Anzahl an Wochenstunden. Personio berechnet das Effektivgehalt automatisch in Abhängigkeit von diesen Angaben.
Um mehrere Anpassungen zeitgleich vorzunehmen, können Sie die Wochenstunden auch über einen Import anpassen. Wie das geht, erfahren Sie hier.Hinweis
Die Anpassung der wöchentlichen Arbeitszeiten wirkt sich auf die Berechnung Ihrer FTEs aus.Für Mitarbeitende mit einem Stundenlohn genügt es, die Anzahl der gearbeiteten Stunden entweder in Rahmen der Anwesenheitserfassung oder direkt bei der Lohnkalkulation im Reiter Gehalt entsprechend zu reduzieren.
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Erfassung des Kurzarbeitergelds (KUG)
Die konkrete Höhe des KUG muss pro Mitarbeitendem individuell errechnet werden. Als Hilfestellung bietet die Bundesagentur für Arbeit hierzu verschiedene Informationen und Merkblätter an. Wir empfehlen, dass Sie das KUG in Personio monatlich für jeden Mitarbeitenden in Form von einmaligen Vergütungen hinterlegen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie über die Benutzerdefinierten Berichte den Umfang und die Entwicklung des KUG auswerten können. -
Kurzarbeit mit einer Arbeitsreduzierung von 100% ("Kurzarbeit Null")
Wenn die Arbeitszeit eines Mitarbeiters im Rahmen der Kurzarbeit auf null reduziert wird, haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeiteraccount für diesen Zeitraum in eine Auszeit zu versetzen. Dies hat zur Folge, dass Gehaltszahlungen sowie wiederkehrende Vergütungen entsprechend reduziert, bzw. bei voll ausgesetzten Monaten auf null gesetzt werden. Einmalige Vergütungen - also KUG-Beträge - werden in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung jedoch weiterhin ausgewiesen.Hinweis
Für Mitarbeitende in Auszeit reduziert Personio automatisch den Urlaubsanspruch anteilig für jeden voll ausgesetzten Kalendermonat. Korrigieren Sie dies ggf. über eine manuelle Kontostandsanpassung.
Erfassen von Arbeitszeiten
Wenn Mitarbeiter in Kurzarbeit Ihre täglichen Arbeitszeiten erfassen sollen, sind folgende Einstellungen erforderlich:
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Zugriffsrechte
Stellen Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte sicher, dass die betreffenden Mitarbeitenden ein Vorschlagsrecht auf die eigenen Daten im Bereich Anwesenheit haben. Wie Sie Zugriffsrechte konfigurieren, erfahren Sie hier. -
Genehmigungen
Falls Anwesenheitszeiten, die von Mitarbeitern in Personio eingetragen werden vor Speicherung im System bestätigt werden sollen, z. B. vom Vorgesetzten, ist es wichtig, dass ein entsprechender Genehmigungsprozess unter Einstellungen > Genehmigungen > Anwesenheit hinterlegt ist. -
Arbeitszeitmodelle
Die betroffenen Mitarbeiter sollten über ein passendes Arbeitszeitmodell verfügen.
Hinweis
Das Arbeitszeitmodell wirkt sich direkt auf die Berechnung des Urlaubsanspruchs aus. Wenn Kurzarbeit nicht mit einer Reduzierung des Urlaubsanspruchs einhergeht, sollte das Arbeitszeitmodell des Mitarbeitenden noch vor der Umstellung auf Kurzarbeit entsprechend seiner Arbeitszeiten konfiguriert werden. -
Erfassung von Arbeitszeiten
Wenn alle Vorbereitungen getroffen sind, können Mitarbeitende in ihrem eigenen Profil unter dem Reiter Anwesenheit die täglichen Arbeitszeiten eintragen. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier.
Nutzen Sie die Benutzerdefinierten Berichte des Typs Zeitraum, um individuelle Auswertungen der monatlich gearbeiteten Stunden zu erstellen.
Erinnerungen einrichten
Nutzen Sie die Datumsattribute zum Start und Ende der Kurzarbeit, die Sie beim Anpassen der Mitarbeiterinformationen erstellt haben, um für sich selbst oder andere in der Lohnbuchhaltung tätige Mitarbeitende Erinnerungen zu erstellen.
So können Sie sich beispielsweise zwei Wochen vor Ende der Kurzarbeit eines Mitarbeitenden daran erinnern lassen, das Gehalt wieder auf den ursprünglichen Wert anzupassen.Ausführlichere Schritte finden Sie im Artikel Erinnerungen erstellen.