Wie verwalte ich Kurzarbeit in Personio?

 

Wenn Sie Mitarbeiter in Kurzarbeit beschäftigen, gibt es bestimmte Einstellungen und Funktionen, die Ihnen dabei helfen, dies korrekt in Ihrem Personio Account abzubilden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Mitarbeiterinformationen nutzen, um wichtige Basisdaten zur Kurzarbeit zu erfassen; wie Sie Gehälter anpassen und das sogenannte "Kurzarbeitergeld" im Mitarbeiterprofil hinterlegen. 

Sind Sie Personio Payroll-Kunde, folgen Sie bitte den Anweisungen in diesem Artikel, um Kurzarbeit in Ihrem Personio Account zu hinterlegen.

 

Anpassung der Mitarbeiterinformationen

Nutzen Sie Sektionen und Attribute, um wichtige Informationen zur Kurzarbeit, wie z. B. Start und Ende der Kurzarbeit oder den jeweiligen Prozentsatz der unternehmensseitigen Lohnkürzung in der digitalen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zu hinterlegen. Diese Attribute werden Ihnen die Arbeit enorm erleichtern, da Sie Ihnen als Filterkriterien oder auch für automatisierte Erinnerungen zur Verfügung stehen. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um neue Attribute anzulegen und anschließend über einen Import mit Daten zu befüllen.

Sollten Sie aufgrund Ihres aktuell gebuchten Pakets keine weiteren Attribute anlegen können, kontaktieren Sie bitte unser Service Team.

  1. Erstellung einer neuen Sektion mit dem Namen "Kurzarbeit"
    Legen Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen eine neue Sektion mit dem Namen "Kurzarbeit" an und fügen Sie die folgenden Attribute hinzu: 

    Name des Attributs Attributstyp
    Vereinbarung zur Kurzarbeit Auswahlliste: ja | nein
    Start der Kurzarbeit

    Datum

    Ende der Kurzarbeit

    Datum

    Entgeltreduzierung in %

    Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen)

    Fügen Sie bei Bedarf weitere für Ihr Unternehmen relevante Attribute hinzu. Detaillierte Informationen zum Anlegen benutzerdefinierter Sektionen und Attribute finden Sie in diesem Artikel

    Da standardmäßig nur Administratoren Zugriff auf neu angelegte Sektionen haben, empfehlen wir, die Zugriffsrechte unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte zu überprüfen und ggf. so anzupassen, dass beispielsweise auch HR Manager die hier hinterlegten Informationen einsehen können.

    Für einen besseren Überblick und um die Informationen zur Kurzarbeit im Rahmen der Lohnabrechnung parat zu haben, empfehlen wir diese Attribute auch im Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zu ergänzen. 

  2. Vorbereitung des Datenimports

    Um die neu angelegten Attribute pro Mitarbeiter initial mit Daten zu befüllen, lohnt sich vor allem bei größeren Unternehmen ein entsprechender Datenimport. Zur Vorbereitung und für einen reibungslosen Ablauf des späteren Imports empfehlen wir folgendes Vorgehen:

    (a) Anpassung der Mitarbeiterliste (optional): Rufen Sie über die linke Navigationsleiste die Mitarbeiterliste auf und passen Sie die Spalten an, sodass die Liste mindestens folgende Attribute enthält: 
    Vorname, Nachname, E-Mail, die oben genannten Attribute zur Kurzarbeit.

    Wenn Sie diese Ansicht abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt schnell und unkompliziert wieder aufrufen möchten, klicken Sie auf das Disketten-Symbol am oberen Bildschirmrand. Diese Funktion setzt das Productivity Plus Paket voraus. 

    employee-list-short-time-work_de.gif

    (b) Export relevanter Attribute & Datensammlung
    Exportieren Sie die oben konfigurierte Ansicht über den Button mit den drei Punkten rechts oben im xlsx.-Format. Diese Datei dient Ihnen nun als Vorlage zur Sammlung der relevanten Daten. Öffnen Sie die Datei, füllen Sie für Mitarbeiter in Kurzarbeit alle relevanten Spalten aus und speichern Sie die Datei lokal ab.
  3. Durchführung des Datenimports
    Um die Datei in Ihren Account hochzuladen, rufen Sie über die linke Navigationsleiste den Bereich Importe auf. Folgen Sie für die Durchführung des Importes dieser Anleitung.

 

Anpassung der Gehälter

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie das reduzierte Entgelt während der Kurzarbeit sowie das sogenannte "Kurzarbeitergeld" in den Profilen betroffener Mitarbeiter hinterlegen. 

  1. Reduzierung des monatlichen Entgelts
    Um das Fixgehalt Ihrer Mitarbeiter  anzupassen, navigieren Sie im Mitarbeiterprofil auf den Reiter Gehalt, klicken Sie auf Editieren und dann auf Gehalt ändern. Geben Sie nun über das Feld Gültig ab das Datum an, ab welchem die Gehaltsänderung effektiv sein soll. Hinterlegen Sie anschließend die reduzierte Anzahl an Wochenstunden. Das Effektivgehalt errechnet Personio in Abhängigkeit von dieser Angabe automatisch. 
    Um viele Anpassungen zeitgleich vorzunehmen, können Sie Wochenstunden auch über einen Import anpassen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

    Achtung: Die Anpassung der Wochenstunden hat Auswirkungen auf die Berechnung Ihrer FTEs.

    Für Mitarbeiter mit einem Stundenlohn genügt es, die Anzahl der gearbeiteten Stunden entweder in Rahmen der Anwesenheitserfassung oder direkt bei der Lohnkalkulation im Reiter Gehalt entsprechend zu reduzieren.

  2. Erfassung des Kurzarbeitergelds (KUG)
    Die konkrete Höhe des KUG muss pro Mitarbeiter individuell errechnet werden. Als Hilfestellung bietet die Bundesagentur für Arbeit verschiedene Informationen und Merkblätter an. Wir empfehlen das KUG in Personio monatlich für jeden Mitarbeiter in Form von Einmaligen Vergütungen zu hinterlegen. Wie das geht, erfahren Sie hier
    Diese Methode bietet den Vorteil, dass Sie über die Benutzerdefinierten Berichte Auswertungen zu Umfang und Entwicklung des KUG erstellen können. 
  3. Kurzarbeit mit einer Arbeitsreduzierung von 100% ("Kurzarbeit Null")
    Wenn die Arbeitszeit eines Mitarbeiters im Rahmen der Kurzarbeit auf null reduziert wird, haben Sie die Möglichkeit, den Mitarbeiteraccount für diesen Zeitraum in eine Auszeit zu versetzen. Dies hat zur Folge, dass Gehaltszahlungen sowie wiederkehrende Vergütungen entsprechend reduziert, bzw. bei voll ausgesetzten Monaten auf null gesetzt werden. Einmalige Vergütungen - also KUG-Beträge - werden in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung jedoch weiterhin ausgewiesen.

    Achtung: Für Mitarbeiterprofile in Auszeit reduziert Personio automatisch den Urlaubsanspruch anteilig für jeden voll ausgesetzten Kalendermonat. Korrigieren Sie dies ggf. über eine manuelle Kontostandsanpassung.

 

Erfassung von Arbeitszeiten

Wenn Mitarbeiter in Kurzarbeit Ihre täglichen Arbeitszeiten erfassen sollen, sind folgende Einstellungen erforderlich:

  1. Zugriffsrechte
    Stellen Sie sicher, dass die betroffenen Mitarbeiter unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte ein Vorschlagsrecht auf die eigenen Daten im Bereich Anwesenheit haben. Wie Sie Zugriffsrechte konfigurieren, erfahren Sie hier
  2. Genehmigungen
    Falls Anwesenheitszeiten, die von Mitarbeitern in Personio eingetragen werden vor Speicherung im System bestätigt werden sollen, z. B. vom Vorgesetzten, ist es wichtig, dass ein entsprechender Genehmigungsprozess unter Einstellungen > Genehmigungen > Anwesenheit hinterlegt ist.
  3. Arbeitszeitmodelle

    Die betroffenen Mitarbeiter sollten über ein passendes Arbeitszeitmodell verfügen.

    Achtung: Das Arbeitszeitmodell hat direkten Einfluss auf die Berechnung des Urlaubsanspruches. Wenn die Beschäftigung in Kurzarbeit nicht mit einer Reduzierung des Urlaubsanspruches einhergeht, dann sollte das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters entsprechend seiner Arbeitszeiten vor der Umstellung auf Kurzarbeit konfiguriert werden.

  4. Erfassung von Arbeitszeiten

    Wenn alle Vorbereitungen getroffen sind, können Mitarbeiter in ihrem eigenen Profil unter dem Reiter Anwesenheit die täglichen Arbeitsstunden eintragen. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie hier.

    Nutzen Sie die Benutzerdefinierten Berichte des Typs Zeitspanne, um individuelle Auswertungen zu den monatlich gearbeiteten Stunden zu erstellen.

 

Erinnerungen erstellen

Nutzen Sie die im ersten Kapitel angelegten Datumsattribute zum Start und Ende der Kurzarbeit, um für sich selbst oder verantwortliche Mitarbeiter automatisierte Erinnerungen zu erstellen. So können Sie sich beispielsweise zwei Wochen vor Ende der Kurzarbeit eines Mitarbeiters daran erinnern lassen, das Gehalt wieder auf den ursprünglichen Wert anzupassen. Wie Sie Erinnerungen erstellen und verwalten, erfahren Sie in diesem Artikel

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