"Personio Home Office Tracking" einrichten

Mit der "Personio Home Office Tracking" Lösung bieten wir ein einfaches, schnell zu implementierendes Basis-Setup an, um Homeofficezeiten Ihrer Mitarbeiter gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu dokumentieren. 

Für die initiale Einrichtung des "Personio Home Office Tracking", führen Sie die folgenden acht Schritte in angegebener Reihenfolge durch.

 

Schritt 1: Setup-Prozess abschließen

Um mit der Einrichtung Ihres Accounts zu beginnen, schließen Sie zunächst den Setup-Prozess ab. Hierzu erscheint unter Einstellungen > Unternehmen ein entsprechender Hinweis. Der Setup-Prozess führt Sie in drei Schritten durch die ersten Basis-Konfigurationen für Ihren Account; diese können nachträglich geändert werden.

Mit Abschluss des Setup-Prozesses werden alle Demo-Mitarbeiter gelöscht, sodass Sie mit der Konfiguration Ihres Accounts beginnen können. Nehmen Sie zusätzlich bitte die folgenden Einstellungen vor:

  • Definition von Support- und Weisungsberechtigten: Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Support > Support- und Weisungsberechtigte bis zu zwei Mitarbeiter als supportberechtigt und entscheiden Sie zusätzlich, ob diese Mitarbeiter weisungsberechtigt i.S.d. EU-DSGVO sein sollen.
  • Zugriffsbeschränkung auf Kunden-Accounts: Personio-Mitarbeiter haben standardmäßig keinen Zugriff auf Ihren Account. Um Unterstützung bei der initialen Einrichtung in Form eines Account-Checks durch Personio zu erhalten, ist vorab eine temporäre Freigabe Ihres Accounts notwendig.
  • Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV): Personio ist verpflichtet mit Ihnen einen AVV abzuschließen. Um den administrativen Aufwand für beide Seiten möglichst gering zu halten, bieten wir die Möglichkeit, den AVV direkt in Personio zu unterzeichnen. Alle weiteren Schritte sind erst möglich, wenn ein befugter Mitarbeiter Ihres Unternehmens den AVV unterzeichnet hat.

 

Schritt 2: Mitarbeiterprofile anlegen

Mitarbeiterprofile bilden in Personio die Grundlage für die mitarbeiterbasierte Erfassung von Abwesenheitszeiten sowie für konsistente Datenberichte. Die initiale Erstellung von Mitarbeiterprofilen erfolgt schnell und unkompliziert über einen Datenimport:

  1. Laden Sie unsere Excel-Importvorlage herunter.
  2. Lesen Sie das Tabellenblatt Hilfestellung zum Ausfüllen der Importvorlage sorgfältig durch.
  3. Nun füllen Sie bitte die Spalten mit Ihren Mitarbeiterdaten aus. Eine Zeile entspricht dabei einem Mitarbeiter, welcher über die E-Mail-Adresse eindeutig identifiziert wird. Pflichtspalten sind gelb markiert und müssen zwingend ausgefüllt werden. 
  4. Speichern Sie die vollständige Excel-Datei ab.
  5. Importieren Sie die Daten in Personio, indem Sie den hier beschriebenen Anweisungen folgen.

Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert ist. Die Erfassung einer E-Mail-Adresse für jeden Mitarbeiter ist deshalb obligatorisch.

 

Schritt 3: Feiertagskalender und Standorte konfigurieren

Das Grundgerüst für Ihre Standorte und Abteilungen wurde über den Import der Mitarbeiterdaten bereits automatisch angelegt. Ergänzen Sie unter Einstellungen nun Informationen zum Feiertagskalender, der für die korrekte Erfassung von Abwesenheiten essenziell ist.

  1. Erstellen Sie bei Bedarf individualisierte Feiertagskalender oder nutzen Sie im folgenden Schritt die unter Einstellungen > Feiertage vordefinieren Kalender.
  2. Hinterlegen Sie unter Einstellungen > Unternehmen einen passenden Feiertagskalender. Falls in Abhängigkeit vom jeweiligen Standort unterschiedliche Feiertagskalender gelten, tragen Sie dies unter Einstellungen > Standorte entsprechend ein. Wenn für einen Standort kein spezieller Feiertagskalender hinterlegt wurde, gilt der Unternehmensstandard.

 

Schritt 4: Arbeitszeitmodelle konfigurieren

Über Arbeitszeitmodelle hinterlegen Sie in Personio die Information, an welchen Wochentagen Ihre Mitarbeiter wie viele Stunden arbeiten. Sie bilden damit eine wichtige Grundlage für die korrekte Berechnung von Abwesenheitszeiten: Bei der Erfassung von Krankheit oder Homeoffice werden nur Wochentage gezählt, die über das Arbeitszeitmodell als Arbeitstage ausgewiesen sind. 

Erstellen Sie daher unter Einstellungen > Anwesenheit alle in Ihrem Unternehmen geltenden Arbeitszeitmodelle und weisen Sie jedem Mitarbeiter ein passendes Arbeitszeitmodell zu. Folgen Sie dazu dieser Anleitung.

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Schritt 5: Abwesenheitsarten konfigurieren 

Ihr Account enthält unter Einstellungen > Abwesenheit bereits die drei Abwesenheitsarten "Homeoffice", "Krankheit" und "Kind krank". Überprüfen Sie, ob die jeweils vordefinierten Einstellungen Ihren Unternehmensanforderungen entsprechen und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor. Im Folgenden finden Sie zur Hilfestellung eine Übersicht der einzelnen Einstellungsoptionen und Ihrer Auswirkungen:

  Beschreibung  & weiterführende Informationen
Name Erscheint überall, wo auf diese Abwesenheitsart referenziert wird (z. B. Mitarbeiterprofil, Kalender, Berichte, Benachrichtigungen etc.)
Farbe Visuelle Darstellung in allen Personio Kalendern
Abwesenheitskategorie Definieren Sie die Abwesenheitskategorie, unter der die von Ihnen erstellte Abwesenheit fällt. 
Anfragen für halbe Tage erlauben? Dürfen Mitarbeiter auch halbe Tage für diese Abwesenheit beantragen?
Attest benötigt? Müssen Mitarbeiter für diese Abwesenheit ein Attest vorlegen? Wenn ja, ab welcher Anzahl aufeinanderfolgender Abwesenheitstage? 
Vertretungsanfragen erforderlich?  Sollen Mitarbeiter einen anderen Mitarbeiter als Vertreter auswählen können, wenn sie diese Abwesenheit beantragen? Ausführliche Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.
Erlaube Mitarbeitern, die jemanden vertreten, diese Abwesenheit zu beantragen Darf ein Mitarbeiter, der aktuell einen anderen Mitarbeiter vertritt, diese Abwesenheit beantragen?
Gilt an Welche (Wochen-)Tage sollen beim Tracking dieser Abwesenheit berücksichtigt werden? Ausführliche Informationen zur Funktion des Gültigkeitsbereichs finden sie hier
Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? Handelt es sich bei der Abwesenheit um eine funktionelle Abwesenheit (der Mitarbeiter arbeitet nicht, weil er z. B. krank ist)? Weitere Informationen zur Funktionsweise dieser Einstellung finden Sie hier.
 Kontingentbildung aktivieren?  Diese Funktion ist für die Erfassung von Homeoffice und Krankheitstagen nicht relevant. 

 

Schritt 6: Zugriffsrechte und Genehmigungsprozess prüfen

Welche Funktionen und Ansichten Ihren Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wird in Personio über ein ausgeklügeltes Rechte und Rollen-Konzept gesteuert. Ihr Account ist bereits so voreingestellt, dass Sie kaum Anpassungen vornehmen müssen, bevor Sie starten können, Personio aktiv zu nutzen. 

Der Account enthält unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen bereits die Rollen Alle Mitarbeiter und Administrator. Letztere verfügt in Personio über Universalrechte und sollte daher sparsam vergeben werden. Prüfen Sie, ob die Rolle alle Mitarbeiter enthält, die über Administratorrechte verfügen sollen.

Die Rolle Alle Mitarbeiter gilt standardmäßig für jeden aktiven Mitarbeiter und sollte daher mit Umsicht eingestellt werden. Diese Rolle ist bereits so vorkonfiguriert, dass Ihre Mitarbeiter folgende Funktionen nutzen können:

  • Informationen im Mitarbeiterprofil: Mitarbeiter haben ein Ansichtsrecht auf ihre eigenen Daten; Vorgesetzte haben zusätzlich ein Ansichtsrecht auf die Daten ihrer Mitarbeiter. 
  • Anwesenheit: Mitarbeiter können Anwesenheitszeiten eintragen - diese müssen anschließend genehmigt werden; Vorgesetzte können zusätzlich die Anwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter einsehen und Änderungen vorschlagen.
  • Abwesenheiten: Mitarbeiter können die Abwesenheitsanträge für "Homeoffice", "Krankheit", und "Kind krank" stellen - diese müssen anschließend genehmigt werden. Vorgesetzte haben zusätzlich Zugriff auf den Reiter Abwesenheit in den Profilen ihrer Mitarbeiter und können Änderungen vorschlagen. 
  • Abwesenheitskalender: Mitarbeiter können sich im globalen Kalender keine Informationen zu den Abwesenheiten anderer Mitarbeiter anzeigen lassen. Da Sie in Ihrem Account nur Homeoffice und Krankmeldungen verwalten, ist dies aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht empfehlenswert. Administratoren können diese Informationen über den Kalender jedoch abrufen.calendar-absences_de.gif
  • Dokumente: Mitarbeiter können Atteste in ihr eigenes Profil hochladen.

Ihr Account ist standardmäßig so eingestellt, dass sämtliche An- und Abwesenheitsanfragen genehmigt werden müssen, bevor Sie im System gespeichert werden. Der voreingestellte Genehmigungsprozess folgt dabei einheitlich der folgenden Logik: In erster Instanz muss der jeweilige Vorgesetzte zustimmen, bevor in zweiter Instanz auch ein Mitarbeiter der Rolle Administrator die Genehmigung erteilen muss. Passen Sie die Genehmigungsprozesse bei Bedarf unter Einstellungen > Genehmigungen an oder erstellen Sie zusätzliche Sondergenehmigungsprozesse für bestimmte Mitarbeitergruppen. 

 

Schritt 7: Mitarbeiter zu Personio einladen

Glückwunsch, das "Personio Home Office Tracking" ist nun fertig eingerichtet und Sie können Ihre Mitarbeiter zu Personio einladen! Der Artikel Abschluss der Account-Einrichtung: Mitarbeiter zu Personio einladen beschreibt Schritt für Schritt wie das geht. Sie finden dort auch begleitendes Informationsmaterial, welches Sie für den internen Rollout von Personio nutzen können. 

 

Schritt 8: Berichte nutzen

Nutzen Sie den Standardbericht "Abwesenheitstage", um mit nur wenigen Klicks Auswertungen über die Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Definieren Sie den Betrachtungszeitraum und filtern Sie den Bericht z. B. anhand des Abwesenheitstyps "Homeoffice", um ausschließlich Homeofficezeiten zu betrachten. Die Daten sind jederzeit im .xlsx Format exportierbar.

 

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