HR Herausforderungen in Zeiten von COVID-19: Personio richtig organisieren

 

Corona-Virus und Homeoffice: Hier finden Sie Tipps, wie Sie Ihren Personio Account unterstützend einsetzen können und welche Einstellungen Sie überprüfen sollten.

Wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig und über einen längeren Zeitraum im Homeoffice arbeiten, hat dies unmittelbare Auswirkungen auf interne HR-Prozesse. In diesem Artikel finden Sie daher einige anwendungsnahe Tipps, wie Sie Ihren Personio-Account in Zeiten von COVID-19 nutzen können, um diesen Herausforderungen zu begegnen.

Wie sich jeder einzelne Mitarbeiter optimal auf Homeoffice vorbereiten und verhalten kann, finden Sie in unserem HR-Wissen Blog.

 

Checkliste

  Funktion To-do Beschreibung
Recruiting Aktualisieren Sie Ihre E-Mail-Vorlagen

Viele Unternehmen entscheiden sich, Vorstellungsgespräche nicht mehr vor Ort durchzuführen, sondern setzten stattdessen auf Videokonferenzen. Sollten sie Ihren Recruitingprozess maßgeblich verändern, vergessen sie nicht, Ihre E-Mail Vorlagen für die Bewerberkommunikation entsprechend anzupassen. Auf diese Weise bleibt Ihre Korrespondenz effizient und Ihre Kandidaten informiert.

Recruiting Nutzen Sie Sonderaktionen von Job Portalen

Immer mehr Jobbörsen bieten momentan kostenlose Anzeigen für systemrelevante Berufe an. Diese Sonderaktionen sind auch direkt über unsere Multi-Posting-Funktion verfügbar. In dieser Übersicht erhalten Sie alle Informationen zu den aktuellen Angeboten und deren Bedingungen.

Wenn Sie an der Aktion teilnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.

Onboarding Aktualisieren Sie Onboarding-Vorlagen Wenn ein Großteil der Belegschaft von zu Hause arbeitet, dann kann das Onboarding neuer Mitarbeiter womöglich nicht wie gewohnt ablaufen. Überprüfen Sie daher Ihre Onboarding-Prozesse und nehmen Sie ggf. entsprechende Anpassungen vor.
Abwesenheitsmanagement Richten Sie "Homeoffice" als Abwesenheitsart ein Sofern noch nicht vorhanden empfehlen wir die Einrichtung der Abwesenheitsart "Homeoffice". Stellen Sie zudem sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die notwendigen Rechte verfügen, um Homeofficezeiten eintragen und die entsprechenden Abwesenheiten im Kalender einsehen zu können.
Abwesenheitsmanagement Erfassen Sie Krankheitstage über Personio Stellen Sie sicher, dass eine Abwesenheitsart für die Erfassung von Krankheitstagen in Ihrem Account angelegt ist. Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, Krankheitstage über Personio zu melden (dies ist beispielsweise auch über die Personio App möglich) und Atteste in ihre Accounts hochzuladen. Die lückenlose Erfassung von Abwesenheiten ist die Grundlage für spätere Datenauswertungen über die Berichtsfunktionen.
Mitarbeiterinformationen Erstellen Sie eine Informationsübersicht im Mitarbeiterprofil Nutzen Sie Sektionen und Attribute, um Ihren Mitarbeitern den Zugang zu wichtigen Informationen zu erleichtern. Legen Sie dazu im Mitarbeiterprofil eine neue Sektion an, z. B. mit dem Namen "Corona Infos". Fügen Sie anschließend Attribute hinzu, über welche Sie Links auf wichtige interne Dokumentationen oder auch Status-Updates bereitstellen. 
  • Link: Interne Guideline zur Arbeit im Homeoffice
  • Link: WHO Empfehlungen zur Infektionsvorbeugung
  • Mehrzeiliges Textfeld: Interne Kontaktperson
  • Tags: Präventive Heimquarantäne gilt aktuell für folgende Abteilungen: HR, Marketing, Sales etc.
  • Datum: Voraussichtliches Ende der Quarantäne (💡 Sie haben die Möglichkeit Erinnerungen für dieses Datumsfeld zu erstellen)

Section_Corona-Info_de.png

Nach dem Anlegen können Sie die Attribute schnell und unkompliziert über einen Datenimport oder über die Masseneditierungsfunktion der Mitarbeiterliste befüllen.

Berichte Nutzen Sie Berichte, um Abwesenheiten im Überblick zu behalten Die Berichte erleichtern es Ihnen, den Überblick über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter zu behalten: Nutzen Sie dafür den Standardbericht Abwesenheitstage, oder stellen Sie sich einen Benutzerdefinierten Bericht ganz nach Ihren Anforderungen zusammen.

 

Webinar: Homeoffice Kurzarbeit auf einen Blick

Finden Sie anbei ein Webinar, das die Einrichtung von Homeoffice und Kurzarbeit visualisiert. 

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