Wie richte ich Homeoffice in Personio ein?

 

Wenn Ihre Mitarbeiter von zuhause arbeiten wollen oder sollen, können Sie dies über den Abwesenheitsbereich in Personio verwalten. Welche Schritte wir zur Abbildung der Homeoffice-Tage empfehlen, lesen Sie im folgenden Text.

Firmenübergreifendes Homeoffice wegen dem Corona-Virus? Wie Sie Ihre Mitarbeiter darauf vorbereiten und welche Best Practices es gibt, die Remote-Arbeit so effektiv wie möglich zu gestalten, lesen Sie im Personio Blog.

 

Homeoffice als Abwesenheitsart in Personio anlegen

Fügen Sie unter Einstellungen > Abwesenheiten mit dem Plus-Button die Abwesenheitsart Homeoffice hinzu. Konfigurieren Sie anschließend die Einstellungen. Unsere Empfehlungen finden Sie im unten stehenden Screenshot: 

homeoffice-absence-settings_de.png

Mehr Informationen zur Konfiguration:

  • Anfragen für halbe Tage: Entscheiden Sie, ob Sie Anfragen für halbe Tage erlauben wollen oder nicht.
  • Vertretungsanfrage: Eine Vertretung ist bei Homeoffice nicht notwendig, da der Mitarbeiter wie üblich arbeitet.
  • Erlaube Mitarbeitern, die jemanden vertreten, diese Abwesenheit zu beantragen: Da Homeoffice keinen Einfluss auf eine etwaige Urlaubsvertretung hat, empfehlen wir, dies zu bestätigen.
  • Gültigkeitseinstellungen: Wählen Sie hier das Standardarbeitszeitmodell Ihrer Firma.
  • Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten: Da Ihre Mitarbeiter wie gewohnt arbeiten und nicht etwa Überstunden machen, sollte diese Funktion deaktiviert sein.
  • Kontingentbildung aktivieren: Sollten Ihre Mitarbeiter einen bestimmten Rahmen an verfügbaren Homeoffice-Tagen pro Jahr haben, können Sie ein Kontingent bilden und zuweisen.

Da viele Unternehmen derzeit befürchten, aufgrund des Coronavirus die Büros für einen bestimmten Zeitraum schließen und komplett auf Homeoffice-Basis arbeiten zu müssen, raten wir von der Kontingentbildung für die Abwesenheitsart Homeoffice ab. So können Ihre Mitarbeiter einen beliebig langen Zeitraum in ihrem Personio-Account hinterlegen.

 

Zugriffsrecht und Genehmigungsprozess

Nach Konfigurieren der Abwesenheitsart, überprüfen Sie die Zugriffsrechte jeder Mitarbeiterrolle auf Abwesenheiten / Homeoffice. Soll diese für ihr gesamtes Unternehmen angezeigt werden, so vergeben Sie der Rolle Alle Mitarbeiter mindestens das Vorschlagsrecht.

Soll zum Beispiel der Vorgesetzte den Homeoffice-Antrag bestätigen, hinterlegen Sie zudem unter Einstellungen > Genehmigungen > Homeoffice einen Genehmigungsprozess. Als Administrator können Sie diesen überspringen und für alle Mitarbeiter direkt die Abwesenheiten eintragen.

 

Homeoffice-Zeitraum für alle Mitarbeiter importieren

Wollen Sie im Falle eines verordneten Homeoffice-Zeitraums gesammelt für alle Mitarbeiter die Abwesenheit eintragen, können Sie das per Bulk-Import machen. Die Importvorlage sowie eine genaue Beschreibung des Vorgangs finden Sie in diesem Helpcenter-Artikel.

 

Homeoffice im Kalender einsehen

Damit Ihre Mitarbeiter sehen, welche Kollegen sich im Homeoffice befinden, empfiehlt es sich, die Anzeige im allgemeinen Abwesenheitskalender zu aktivieren. Dies können Sie über Einstellungen > Kalender > Abwesenheiten festlegen.

Damit Ihre Mitarbeiter sehen können, ob die Kollegen wirklich abwesend oder im Homeoffice sind, empfehlen wir, unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender den Global-Zugriff für die Alle Mitarbeiter-Rolle auf die Abwesenheitsart Homeoffice zu vergeben.

Bitte nehmen Sie die Abwesenheitsart Homeoffice nicht in den aggregierten Abwesenheitskalender auf. Sonst kann Homeoffice nicht von den anderen Abwesenheitsarten unterschieden werden.

 

Aktivierung der Kalenderintegration

Um im System eingetragene und bestätigte Abwesenheitsperioden mit Ihrem Unternehmenskalender zu synchronisieren, empfehlen wir die Kalender für Abwesenheiten zu aktivieren. Somit erscheinen die Homeoffice-Tage in den von Ihnen definierten Arbeitszeiten im Kalender eines jeden Kollegen.

 

Welche HR-Prozesse im Bezug auf die Einschränkungen durch COVID-19 Sie weiter mit Personio verwalten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

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