Der Einfluss von Abwesenheitsarten auf die Lohnabrechnung

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter für die Lohnabrechnung wichtig sind und aus welchem Grund diese die Lohnabrechnung beeinflussen.

 

Überblick

In Personio gibt es die Möglichkeit, verschiedene Abwesenheitsarten anzulegen, damit der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, seine Abwesenheiten in seinem Profil zu hinterlegen. Der HR-Manager bzw. die Personalabteilung bekommt so einen guten Überblick innerhalb des Abwesenheitskalenders, welche Mitarbeiter aus welchem Grund abwesend sind. Vor allem für Personio Payroll Kunden ist die Eintragung der Abwesenheiten essenziell, da einige der Abwesenheitsarten die Lohnabrechnung beeinflussen. Welche das sind, lesen Sie im folgenden: 

 

1. Arbeitsunfähigkeit bei Krankheit bis zu 6 Wochen

Mitarbeiter, die während des Bestands ihres Arbeitsverhältnisses erkranken, erhalten innerhalb der ersten 6 Wochen der Krankheit die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber. Dies ist im Entgeltfortzahlungsgesetz entsprechend geregelt. In Personio muss die Information über die Arbeitsunfähigkeit sowie das entsprechende Attest der Mitarbeiter in deren Profil hinterlegt werden. 

Jedes Unternehmen, das am Umlage 1-Verfahren teilnimmt, erhält für den Zeitraum der Krankheit seiner Mitarbeiter eine entsprechende Erstattung. Personio stellt dafür monatlich die Erstattungsanträge (AAG Erstattung) an die Krankenkassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Krankheiten in Personio vollständig und tagesgenau hinterlegt werden.

Sollten Sie sich genauer über die Umlageverfahren der Krankenkassen (U1/U2/Insolvenzgeld) informieren wollen, finden Sie in diesem Artikel weitere Informationen. 

 

2. Arbeitsunfähigkeit bei Krankheit von mehr als 6 Wochen

Im Falle einer zusammenhängenden Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen springt die Krankenkasse nach der Entgeltfortzahlungspflicht des Arbeitgebers ein. Die Krankenkasse zahlt das sogenannte Krankengeld und der Arbeitgeber ist damit nicht mehr zur Entgeltfortzahlung verpflichtet. Auch in diesem Falle ist die Abwesenheit in Personio zu hinterlegen und das entsprechende Attest hochzuladen.

Damit der Mitarbeiter das Krankengeld von der Krankenkasse erhält, muss Personio gegebenenfalls eine Unterbrechungsmeldung (nur bei  Erhalt von Krankengeld von mehr als einem Kalendermonat) versenden sowie einen Entgeltersatzleistungsantrag (EEL) an die Krankenkasse stellen. Der Mitarbeiter erhält zudem für diesen Zeitraum keinen Arbeitslohn vom Arbeitgeber ausgezahlt, was bedeutet, dass die Lohnabrechnung entsprechend gekürzt wird.

 

3. Arbeitsunfälle

Ein Arbeitsunfall (z. B. Wegeunfall) tritt ein, wenn sich ein Mitarbeiter während der Ausführung oder auf dem Weg zu einer unfallversicherten Tätigkeit verletzt. Der Arbeitgeber ist, wie bei der Arbeitsunfähigkeit unter Punkt 1, bis zu sechs Wochen verpflichtet, das Entgelt fortzuzahlen. Nach diesen sechs Wochen springt die Unfallversicherung mit dem sogenannten Verletztengeld ein. Der Arbeitgeber leistet jährliche Zahlungen an die Unfallversicherung für jeden Mitarbeiter, um sich für Unfälle seiner Arbeitnehmer abzusichern.

Der Arbeitgeber ist im Falle eines Arbeitsunfalls verpflichtet, seine Unfallversicherung zu informieren, sollte der Mitarbeiter wegen des Unfalls mehr als drei Tage arbeitsunfähig sein. Das geschieht mithilfe einer Unfallanzeige. Dieses Formular finden Sie in der Regel auf der Internetseite Ihrer Berufsgenossenschaft. 

Es besteht kein Versicherungsschutz, wenn die Verletzung zufällig und ohne Einfluss von außen auftritt. Informieren Sie sich bei ihrer Berufsgenossenschaft, um im Falle eines Arbeitsunfalls in Ihrer Firma richtig zu reagieren.

 

4. Krankheit des Kindes bezahlt und unbezahlt

Sollte das Kind eines Arbeitnehmers erkranken und der Arbeitnehmer daher nicht zur Arbeit erscheinen können, ist es dem Arbeitgeber überlassen, Entgeltfortzahlung zu leisten oder nicht. Die Entgeltfortzahlung kann innerhalb einer Vereinbarung ausgeschlossen bzw. geregelt werden (z. B. Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung). Gesetzlich geregelt ist, dass Arbeitnehmer in diesem Fall Anspruch auf Freistellung haben. Zudem besteht ein Anspruch auf Krankengeld für 10 Tage pro Jahr für die Betreuung jedes erkrankten Kindes bis zum Alter von 12 Jahren, falls der Arbeitgeber keine Entgeltfortzahlung leistet. 

Bei einer Abwesenheit des Arbeitnehmers wegen Krankheit des Kindes wird von Personio ein Entgeltersatzleistungsantrag an die Krankenkasse gestellt. Wenn der Arbeitgeber die Abwesenheit freiwillig bezahlt, bzw. dies im Arbeitsvertrag entsprechend geregelt hat, erhält dieser keine Erstattung von der Krankenkasse. Wenn der Arbeitgeber die Abwesenheit nicht bezahlt, erhält der Arbeitnehmer das sogenannte Kinderkrankengeld von der Krankenkasse. Zudem wird der Arbeitslohn entsprechend gekürzt.

In Personio muss jeweils eine Abwesenheitsart für "Kind krank mit Entgeltfortzahlung" und eine Abwesenheitsart für "Kind krank ohne Entgeltfortzahlung" angelegt werden und die passende Abwesenheitskategorie hinterlegt werden, sollten beide Varianten in Ihrem Unternehmen möglich sein.

 

5. Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit in den ersten 4 Wochen ab Beschäftigungsbeginn

Innerhalb der ersten vier Wochen ab Beschäftigungsbeginn hat der Arbeitnehmer noch keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. In diesen vier Wochen wird das Gehalt entsprechend der Fehltage gekürzt. Der Arbeitnehmer erhält für diesen Arbeitsausfall das Krankengeld von seiner Krankenversicherung.

Damit der Mitarbeiter das Krankengeld von der Krankenversicherung erhält, erstellt Personio einen Entgeltersatzleistungsantrag für die Krankenkasse. 

 

6. Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Elternzeit

 Im Falle der Mutterschaft kommt es regelmäßig zu verschiedenen Ereignissen:

Bezeichnung Erklärung Zeitraum
Beschäftigungsverbot Befreiung des Arbeitnehmers von seiner Beschäftigungspflicht (z. B. aufgrund der Gefährdung des Kindes) Je nach Art des Verbots kann der Zeitraum variieren
Mutterschutzfrist Besonderer Schutz schwangerer Mitarbeiter in Bezug auf Kündigung, Sicherung des Einkommens und Gesundheit am Arbeitsplatz Besteht 6 Wochen vor dem Geburtstermin und bis 8 Wochen nach der Geburt (Verlängerung bei Mehrlingsgeburten)
Elternzeit Freistellung von der Arbeit zur Betreuung und Erziehung des Kindes nach der Geburt Anspruch besteht auf maximal 36 Monate Elternzeit

Bei einem Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft erstellt Personio den entsprechenden Erstattungsantrag an die Krankenkasse (AAG Erstattung), denn in diesem Fall zahlt der Arbeitgeber das Entgelt fort und erhält von der Krankenkasse den entsprechenden Erstattungsbetrag zurück. Während der Mutterschutzfrist ist der Arbeitgeber zu einem Zuschuss zum Mutterschaftsgeld verpflichtet. Auch hierfür werden von Personio die entsprechenden Meldungen erstellt (Unterbrechungsmeldung, Erstattungsantrag Arbeitgeberzuschuss und Entgeltersatzleistungsantrag). Ab der Elternzeit erhält der Arbeitnehmer dann keinen Arbeitslohn mehr vom Arbeitgeber und die Lohnabrechnung wird entsprechend angepasst.

Genauere Informationen zu Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit finden Sie hier.

 

7. Unbezahlter Urlaub und unbezahlte Freistellung

Sollte der Arbeitnehmer einen unbezahlten Urlaub bzw. eine unbezahlte Freistellung mit dem Arbeitgeber vereinbaren, hat dies ebenfalls Auswirkungen auf die Lohnabrechnung. Je nach Länge der unbezahlten Abwesenheit hat diese individuelle Auswirkungen.

Bei einer unbezahlten Abwesenheit von bis zu 5 Tagen muss lediglich das Entgelt entsprechend gekürzt werden. Personio muss aus diesem Grund über die Abwesenheit mithilfe einer eigenen Abwesenheitsart informiert sein. Bei einer Abwesenheit von mehr als 5 Tagen in Folge wird die Lohnsteuerbescheinigung und das Lohnkonto zum Ende des Jahres entsprechend mit einem "U" für die Abwesenheit gekennzeichnet. Bei einer Abwesenheit von mehr als einem Kalendermonat muss zudem eine Sozialversicherungsabmeldung erfolgen, wodurch der Mitarbeiter nicht mehr krankenversichert ist. Auch der Lohnschein wird angepasst.

 

8. Reha und Kur

Ist die Reha bzw. die Kur von einem Träger der Renten-, Unfall- oder Krankenversicherung genehmigt, hat der Arbeitnehmer ebenfalls Anspruch auf Entgeltfortzahlung für sechs Wochen. Nach diesen sechs Wochen springt die Krankenkasse mit dem entsprechenden Krankengeld ein (siehe Punkt 1)

Für weitere Informationen zu Reha und Kur von Mitarbeitern wenden Sie sich an den jeweiligen Träger (Renten-, Unfall- oder Krankenversicherung), der den Antrag genehmigt hat.

 

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