Attributstyp ändern und Daten migrieren

 

Enthält ein Mitarbeiterattribut bereits eingetragene Werte, kann der Attributstyp nicht nachträglich geändert oder korrigiert werden. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie stattdessen ein neues Attribut anlegen und die bestehenden Daten übertragen.

 

Wann eine Änderung des Attributstyps notwendig ist

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen der Typ eines Mitarbeiterattributs nachträglich geändert werden muss. Einer der häufigsten Gründe ist, dass ein Standardtextfeld in eine Auswahlliste geändert werden soll, um die Filtermöglichkeit in der Mitarbeiterliste nutzen zu können oder Werte zu vereinheitlichen.

Eine weitere Ursache kann darin liegen, dass ein Attribut beim erstmaligen Anlegen falsch interpretiert und deshalb nicht der richtige Datentyp ausgewählt wurde. Dies fällt oft erst später auf. Ein typisches Beispiel ist die Postleitzahl: Da der Attributsname bereits "Zahl" enthält, liegt es nahe, den Attributstyp Zahl (Ganzzahl) in Personio auszuwählen. In diesem Fall werden aber Postleitzahlen, die mit einer Null beginnen, nicht korrekt gespeichert. So wird aus der Postleitzahl "04109" in Personio eine "4109", da nach der Logik des Attributstyps die anfängliche Null ignoriert und die Zahl als "Viertausendeinhundertundneun" gelesen wird. Stattdessen ist es empfehlenswert, ein Standardtextfeld zu wählen.

 

Daten in das richtige Format übertragen

Zunächst ist die Erstellung eines neuen benutzerdefinierten Attributs notwendig, welches das alte ersetzen soll. Die bestehenden Daten werden in das neue Attribut übernommen und gegebenenfalls korrigiert. Führen Sie dazu bitte folgende Schritte durch:

  1. Erstellen Sie ein neues Mitarbeiterattribut in der gewünschten Sektion unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Attribut hinzufügen. Benennen Sie es genauso wie das zu Ersetzende. Achten Sie hierbei unbedingt darauf, dass Sie dem neuen Attribut den richtigen Attributstyp zuweisen. Im Beispiel von Postleitzahlen sollte also Standard verwendet werden. Zur Übersichtlichkeit können Sie das alte Attribut umbenennen, zum Beispiel in "Postleitzahl (alt)".

    postcode-attributes_de.png
  2. Erstellen Sie einen Export, in dem alle Mitarbeiter enthalten sind. Auch inaktive Mitarbeiter sollten der Vollständigkeit wegen inkludiert werden. Dieser Export sollte eine eindeutige ID (z. B. die E-Mail-Adresse) sowie die Werte des alten Attributs aller Mitarbeiter enthalten.

    postcodes-migration-export_de.png
  3. Anschließend bereiten Sie den Import vor, um die bestehenden Daten in das neu angelegte Attribut zu migrieren. Öffnen Sie dazu die in Schritt 2 erstellte Exportdatei und ändern Sie den Spaltennamen in der ersten Zeile: Im Beispiel wird aus "Postleitzahl (alt)" also "Postleitzahl".

    Wenn Sie den Attributstyp, wie im Beispiel von Zahl auf Standardtext ändern, stellen Sie zudem das Format innerhalb der Spalte um, sodass es dem neuen Attributstyp entspricht.

    Prüfen Sie die Daten und stellen Sie sicher, dass in dem Dokument nun keine Fehler aufgrund der Formatierung mehr enthalten sind. 

    attribute-migration-export-import_de.gif
  4. Importieren Sie die Datei in Personio und stellen Sie sicher, dass die Daten dem neuen, richtigen Attribut zugeordnet werden. Anschließend können Sie in der Mitarbeiterliste beide Attribute nebeneinanderlegen und vergleichen. Hier sollten Sie nun sehen, dass die Postleitzahl 04109 im neuen Attribut richtig angezeigt wird, d. h. inklusive der Null am Anfang.
  5. Optional können Sie das alte Attribut nun löschen oder weiterhin behalten. Beachten Sie, dass die historischen Daten der Mitarbeiter für das Attribut ebenfalls gelöscht werden und Sie nur noch den aktuellsten Stand im neuem Attribut behalten. 

 

Anpassungen in anderen Bereichen von Personio

Die Profile Ihrer Mitarbeiter sollten nun die korrekten Daten im entsprechenden Format enthalten. Um sicherzugehen, dass bestehende Prozesse weiterhin mit dem neuen Attribut problemlos funktionieren, müssen unter Umständen die folgenden Checks durchgeführt werden:

  • Mitarbeiterrollen und Genehmigungsprozesse 
    Falls das geänderte Attribut als Filteroption innerhalb der Mitarbeiterrollen oder Genehmigungsprozesse verwendet wird, sollten Sie dieses unbedingt austauschen. Dies könnte beispielsweise bei Zugriffsrechten vom Typ "Speziell" in den Mitarbeiterrollen der Fall sein. Ebenso kann ein individueller Genehmigungsprozess für Mitarbeiter basierend auf diesem Attribut hinterlegt worden sein. Damit diese Filter weiter bestehen, müssen Sie auf die aktuellen Daten im neuen Attribut zurückgreifen.
  • Dokumentvorlagen 
    Falls Sie Dokumentvorlagen benutzen, sollten Sie sichergehen, dass diese sich auf das neue Attribut beziehen. Falls Sie, wie oben beschrieben, das neue Attribut genauso benannt haben wie das alte, gibt es nichts zu beachten, da der Platzhalter in der Dokumentvorlage sich automatisch auf das neue Attribut bezieht.
  • Exporte 
    Falls Sie (automatisierte) Exporte oder benutzerdefinierte Berichte angelegt haben, in denen das geänderte Attribut enthalten ist, müssen Sie dieses entsprechend austauschen. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch weiterhin immer die aktuellsten Mitarbeiterinformationen exportiert werden.
  • Lohnbuchhaltung
    Falls das geänderte Attribut im Reiter Personaldaten innerhalb der Lohnbuchhaltung auftauchen soll, müssen Sie es ebenfalls unter Einstellungen > Gehalt & Lohnbuchhaltung > Attribute im Reiter Personaldaten ergänzen. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Neuzuordnung der Werte bei allen Mitarbeitern in der aktuellen Abrechnungsperiode eine Datenänderung angezeigt wird.
  • On-/Offboarding
    Falls Sie im Rahmen eines On- oder Offboarding-Schritts das geänderte Attribut von Mitarbeitern abfragen, ist auch hier eine Aktualisierung nötig. Somit werden eingetragene Daten dem korrekten Attribut hinzugefügt. Ebenso muss es in E-Mail-Vorlagen ersetzt werden, die während des On- bzw. Offboardings verschickt werden.
  • Ansichten in der Mitarbeiterliste
    Falls Sie innerhalb der Mitarbeiterliste persönliche Ansichten gespeichert haben, die das geänderte Attribut beinhalten, müssen Sie diese gegebenenfalls auch anpassen.

Wir empfehlen Ihnen, weitere Attribute in Ihrem Account zu prüfen, um auszuschließen, dass dasselbe Problem an anderer Stelle auftritt und Sie erneut eine Datenmigration vornehmen müssen. Beispielsweise könnte es sein, dass die Mitarbeiterinformationen Ihres Accounts mehrere Attribute enthalten, die als Zahl gespeichert sind und entsprechend behandelt werden müssen.

 

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