Best Practice: Nachträgliche Integration von Gesellschaften in Personio

 

 

Wachstum, Geschäftserweiterungen oder Zukäufe von anderen Unternehmen können Gründe dafür sein, nachträglich neue Gesellschaften in Ihren Personio-Account zu integrieren. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie am besten dabei vorgehen, neue Mitarbeiter und Prozesse in Ihr Account-Setup zu inkludieren.

 

1. Anforderungsanalyse

Im ersten Schritt sollten Sie die Strukturen der neuen Gesellschaft im Detail analysieren, um sich ein ganzheitliches Bild der dort verankerten Prozesse zu verschaffen. Anschließend geht es um die Entscheidung, wie Sie die Gesellschaft auf Basis der organisatorischen Anforderungen am besten in Personio übertragen. Dabei sollten Sie sich die folgende Frage stellen:

Passen sich die Strukturen der neuen Gesellschaft an Ihren Personio-Account an? Oder:
Passen Sie Ihre bestehenden Konfigurationen in Personio an die neuen Gesellschaftsstrukturen an?

Diese strategische Entscheidung sollte am Anfang der Integration einer oder mehrerer neuer Gesellschaften stehen. In der unten aufgeführten Übersicht finden Sie einige Anhaltspunkte, welche bei der Analyse berücksichtigt werden können und eventuell Auswirkungen auf Ihre Account-Einstellungen haben: 

  Frage Mögliche Implikationen in Personio

Mitarbeiter-
gruppen

Kommen neue Anstellungsverhältnisse hinzu?
z. B. Tarifmitarbeiter, Freelancer, Werkstudenten oder Auszubildende
  • Anlegen von Arbeitszeitmodellen
  • Anpassung von Zugriffsrechten
  • Neue Attribute in den Mitarbeiterinformationen
  • Weitere Kompensationsarten
  • Zusätzliche Abrechnungsgruppen
Abwesenheits-
regelungen

Gibt es andere Urlaubsregelungen
oder Urlaubsvergabekriterien?

  • Anlegen von Abwesenheitsarten und
    -kontingenten
  • Anpassung von Zugriffsrechten und Genehmigungen
usw.    

 

2. Umsetzungsplanung

Entwickeln Sie einen Zeitplan zur Umsetzung der Integration unter Berücksichtigung der folgenden Punkte:

Personelle Ressourcen Planung interner Personalressourcen für die Datensammlung und -aufbereitung sowie Konfigurationen im Account
Ablösung von Systemen Gibt es in der zu integrierenden Gesellschaft weitere HRIS Systeme, welche abgelöst werden müssen?
Stakeholder Analyse Welche Stakeholder müssen bei der Integration der neuen Gesellschaft mit einbezogen werden?
Zeitplanung Vermeidung kritischer Zeitperioden, wie z. B. Jahresabschluss, Lohnabrechnung oder Urlaubszeit
Prozessdefinition Neudefinition oder Eingliederung in bestehende Prozesse wie Onboarding, Einstellung, Laufende Änderungen, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Austritt etc.
Mitarbeiterkommunikation Vorbereitung einer angemessenen internen Kommunikation und begleitendem Change Management
Rollout Einplanung eventuell benötigter Schulungen und Schulungsmaterialien für HR Manager, Recruiter, Vorgesetzte und/ oder Mitarbeiter

 

3. Durchführung

Bevor Sie mit der Anpassung der Account-Einstellungen beginnen, welche auf Basis der Anforderungsanalyse identifiziert wurden, sind einige vorbereitende Aktivitäten notwendig.

 

Aktivierung von Gesellschaften

Wenn zuvor noch keine Gesellschaften verwaltet wurden, aktivieren Sie diese über Einstellungen > Unternehmen für Ihren Personio-Account.

Activation-sub-companies_DE.png

Um Ihre Mitarbeiter einer Gesellschaft zuzuordnen, nutzen Sie die Bulk-Editierung des Attributs Gesellschaft über die Mitarbeiterliste oder einen Excel Datenimport.

 

Import neuer Mitarbeiter

Folgen Sie den ersten Schritten der initialen Account-Einrichtung, um neue Mitarbeiter in Ihren Personio-Account zu integrieren. Besondere Aufmerksamkeit sollten Sie dem Bereich der vorbereitenden Lohnbuchhaltung widmen, insbesondere wenn Sie zuvor noch keinerlei Gesellschaften in Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung verwaltet haben. Achten Sie darauf, dass alle Attribute, die sich auf die Standardberichte oder die vorbereitende Lohnbuchhaltung auswirken können, datumsgenau gepflegt werden: 

Attribut Implikationen
Gesellschaft Jeder Mitarbeiter muss einer Gesellschaft zugeordnet sein, um in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung inkludiert zu sein.
Status Nur interne Mitarbeiter sind Bestandteil der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Abrechnungsgruppe
(falls benötigt)

Je Abrechnungsgruppe können verschiedene Abrechnungszeiträume definiert werden. 

Möglicherweise sind Korrekturen historischer Daten notwendig. Führen Sie diese über die Detailansicht der Mitarbeiterhistorie durch.

 

4. Kommunikation und Rollout

Bei der Integration komplett neuer Gesellschaften und Mitarbeiter steht ein erneuter (Teil-)Rollout von Personio bevor. Zur Unterstützung Ihrer unternehmensinternen Begleitmaßnahmen für einen solchen Veränderungsprozess nutzen Sie unsere Tipps und Materialien, die auch für den initialen Rollout von Personio gelten.

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