Wer kann eine Anfrage genehmigen, wenn ein Vorgesetzter im Urlaub ist?

Personio ermöglicht es Mitarbeitern, jederzeit ihre Arbeitszeiten zu erfassen oder Abwesenheiten zu beantragen, auch während Zeiten, in denen ihre primäre genehmigende Person (normalerweise ihr Vorgesetzter) beispielsweise in Urlaub oder krank ist. Diese Anfragen erfordern oft sofortige Aufmerksamkeit und können nicht warten, bis der Vorgesetzte zurück ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um dieses Problem zu umgehen (siehe unten). Beide können in Personio angewendet werden, um sicherzustellen, dass alle Genehmigungsanträge (und insbesondere Abwesenheitsanfragen) bearbeitet werden, auch wenn ein Vorgesetzter im Urlaub oder abwesend ist.

 

Problemumgehung 1: Legen Sie temporär eine genehmigende Person an

Sie können eine temporäre genehmigende Person anlegen, die als Stellvertretung fungiert und die Genehmigungsanträge des Mitarbeiters genehmigen kann, während sein Vorgesetzter in Urlaub ist. 

Wenn ein Mitarbeiter einem Vorgesetzten sowie einem Projektleiter in einem anderen Team unterstellt ist, können Sie den Projektleiter als temporäre genehmigende Person zuweisen. Alternativ können Sie auch einen direkten Mitarbeiter eines Vorgesetzten temporär als genehmigende Person zuweisen.

Gehen Sie wie folgt vor, um sicherzustellen, dass ein temporärer Genehmiger eine Anfrage bearbeiten kann:

  • Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Mitglieder, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Mitarbeiterrolle (z. B. Stellvertretender Genehmiger) und weisen Sie diese dem temporären Genehmiger zu. 

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  • Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte und weisen Sie der benutzerdefinierten Mitarbeiterrolle ggf. die entsprechenden Zugriffsrechte zu. Wenn die Genehmigungsanfrage beispielsweise mit der Zeiterfassung verknüpft ist, müssen Sie dem Mitarbeiter Ansichtsrechte für Anwesenheitsdaten gewähren. Wenn die Anfrage mit einer arbeitsfreien Zeit verknüpft ist, müssen Sie dem Mitarbeiter Ansichtsrechte sowohl für Abwesenheiten als auch für den Kalender gewähren. 

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_de.png

  • Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen, um die Gruppe von Mitarbeitern zu definieren, die den neuen temporären Genehmiger als genehmigende Person haben sollen. Klicken Sie auf den entsprechenden Reiter (Abwesenheit / [Abwesenheitsart], Anwesenheit usw.) und dann auf Mitarbeiterfilter verwalten, um einen Mitarbeiterfilter zu erstellen, der dem direkten Team des Vorgesetzten (z. B. dem Kundenservice-Team) entspricht. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen, um die relevanten Genehmigungsschritte sowohl mit Hilfe des Mitarbeiterfilters als auch der benutzerdefinierten Mitarbeiterrolle hinzuzufügen.

    Hinweis
    Wenn der temporäre Genehmiger verschiedene Arten von Anfragen verwalten soll (mehrere Abwesenheitsarten, Anwesenheitsanfragen usw.), müssen Sie diesen Schritt in allen relevanten Reitern wiederholen.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_de.png

  • Der temporäre Genehmiger kann dann alle Anfragen genehmigen, die vom direkten Team des Vorgesetzten eingehen, solange der Vorgesetzte abwesend ist.

    Hinweis
    Für Abwesenheitsanfragen empfehlen wir, dass der Vorgesetzte den temporären Genehmiger als Stellvertreter auswählt, wenn er seine Abwesenheit über Mitarbeiterprofil > Abwesenheiten beantragt. So erhält der temporäre Genehmiger eine Vertretungsanfrage und wird an die bevorstehenden Abwesenheitsanträge erinnert, die seine Aufmerksamkeit erfordern.

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  • Sobald der Vorgesetzte zurück ist, können Sie die Änderungen wieder rückgängig machen. Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen, klicken Sie auf Mitarbeiterfilter verwalten und löschen Sie die Mitarbeiterfilter, die Sie speziell für die temporäre genehmigende Person angelegt haben.

Weitere Informationen zu Genehmigungsprozessen und zur Verwaltung von Vertretungen finden Sie in den Artikeln Genehmigungsprozesse und Erinnerungen mit mehreren Vorgesetzten und Vertretungen für Abwesenheiten verwalten.

 

Problemumgehung 2: Anfragen manuell als Administrator genehmigen

Als Administrator können Sie auf eine Übersicht aller offenen Genehmigungsanfragen zugreifen und diese Anfragen vom Workflow Hub aus bearbeiten. Sie können beispielsweise als genehmigende Person fungieren, wenn ein Vorgesetzter abwesend oder beurlaubt ist. Dies gilt nicht nur für den Administrator, sondern für alle Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten für Anwesenheitsdaten oder Abwesenheiten.

Diese Problemumgehung sollte nur in dringenden Fällen verwendet werden, um Störungen interner Workflows, Arrangements und Verantwortlichkeiten innerhalb von Teams zu vermeiden.

Genehmigungen

Genehmigungsanfragen, die weniger als sieben Tage ausstehen, werden als planmäßige Genehmigung angezeigt; Genehmigungsanfragen, die länger als sieben Tage ausstehen, werden im Widget Genehmigungsanfragen als überfällige Genehmigung angezeigt.

workflow_hub-approval_requests_de.png

Gehen Sie wie folgt vor, um Anfragen manuell zu genehmigen:

  • Navigieren Sie zu Workflow Hub > Genehmigungsanfragen.
  • Klicken Sie auf Alle Genehmigungen anzeigen, um alle offenen Genehmigungsanfragen (ob planmäßig oder überfällig) aufzurufen und zu sehen, wer für die einzelnen Genehmigungsanfragen verantwortlich ist.
  • Klicken Sie auf der Seite Offene Genehmigungsanfragen auf den Namen des Mitarbeiters, der für die Genehmigung der Anfrage zuständig ist. Der Name wird in der Spalte Zu genehmigen von angezeigt.
  • Sie werden zum Profil des entsprechenden Mitarbeiters weitergeleitet. Klicken Sie auf Als dieser Mitarbeiter anmelden und genehmigen Sie die Anfrage manuell.

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Weitere Informationen über den Workflow Hub und das Workflow-Dashboard-Widget finden Sie im Help Center in diesem Artikel zu Personios Workflow Hub.

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