Wer kann Abwesenheitsanträge genehmigen, wenn ein Vorgesetzter im Urlaub ist?

Wenn ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag stellen möchte, während sein Hauptgenehmiger (in der Regel sein Vorgesetzter) im Urlaub ist, sollte der Antrag umgehend bearbeitet werden. Personio ermöglicht es Mitarbeitern, jederzeit Abwesenheiten zu beantragen, auch wenn der Vorgesetzte z. B. im bezahlten Urlaub oder krank ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um dieses Problem zu umgehen (siehe unten). Beide können in Personio angewendet werden, um sicherzustellen, dass alle Genehmigungsanträge (und insbesondere Abwesenheitsanfragen) bearbeitet werden, auch wenn ein Vorgesetzter im Urlaub oder abwesend ist.

Problemumgehung 1: vorübergehend einen sekundären Genehmiger anlegen

Sie können vorübergehend einen sekundären Genehmiger anlegen, der die Abwesenheitsanfrage des Mitarbeiters genehmigen kann, während der Vorgesetzte im Urlaub ist. 

Wenn ein Mitarbeiter einem Vorgesetzten sowie einem Projektleiter in einem anderen Team unterstellt ist, können Sie den Projektleiter vorübergehend als sekundären Genehmiger zuweisen. Alternativ können Sie auch vorübergehend einen sekundären Genehmiger innerhalb des Teams des Vorgesetzten festlegen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um sicherzustellen, dass ein sekundärer Genehmiger vorübergehend Abwesenheitsanfragen bearbeiten kann:

  • Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Mitglieder, und erstellen Sie für den temporären sekundären Genehmiger eine benutzerdefinierte Rolle (z. B. Sekundärer Genehmiger für Abwesenheiten). 

    employee-roles-members-substitute_leave_approver_role_de.png

     

    Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Mitarbeiterrollen finden Sie im Artikel Mitarbeiterrollen erstellen und verwalten.

  • Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte und weisen Sie der benutzerdefinierten Mitarbeiterrolle die entsprechenden Zugriffsrechte für Abwesenheiten und den Kalender zu.

    employee-roles-substitute_leave_approver_role-access_rights_de.png

    Weitere Informationen zu den verschiedenen Zugriffsrechten finden Sie im Artikel Zugriffsrechte im Detail.

  • Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen und klicken Sie auf Mitarbeiterfilter verwalten, um die Mitarbeiter zu definieren, für welche die Sondergenehmigung gelten soll (z. B. das Kundenserviceteam). Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen, um die entsprechenden Genehmigungsschritte anhand des Mitarbeiterfilters und der benutzerdefinierten Mitarbeiterrolle anzulegen.

    approvals-absence_paid_vacation-.ruleset-approval_step_de.png

    Weitere Informationen zur Konfiguration von Genehmigungen finden Sie in diesem Artikel

  • Der Vorgesetzte muss eine Abwesenheitsanfrage über Mitarbeiterprofil > Abwesenheiten stellen und den sekundären Genehmiger als Vertretung auswählen. 

          settings-employee_list-absence-add_absence_period_de.png

      

Der sekundäre Genehmiger kann dann:

1. die vom Vorgesetzten erhaltene Vertretungsanfrage annehmen
2. die Abwesenheitsanfrage des Vorgesetzten genehmigen
3. Abwesenheitsanträge genehmigen, die während der Abwesenheit des Vorgesetzten eingehen

Weitere Informationen zu Genehmigungsprozessen und zur Verwaltung von Abwesenheitsvertretungen finden Sie in den Artikeln Genehmigungsprozesse und Erinnerungen bei mehreren Vorgesetzten und Vertretung von Abwesenheiten verwalten.

Problemumgehung 2: Abwesenheitsanfragen manuell als Administrator genehmigen

Als Administrator haben Sie Zugriff auf eine Übersicht über alle offenen Genehmigungsanfragen und können diese im Workflow Hub bearbeiten. Sie können daher als Genehmiger agieren, wenn z. B. ein Vorgesetzter abwesend oder im Urlaub ist. Dies gilt nicht nur für den Administrator, sondern für alle Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten für die betreffende Abwesenheitsart.

Diese Problemumgehung sollte nur in dringenden Fällen verwendet werden, um Störungen interner Workflows, Arrangements und Verantwortlichkeiten innerhalb von Teams zu vermeiden.

Abwesenheitsanfragen

Abwesenheitsanfragen, die seit weniger als sieben Tagen offen sind, werden als Genehmigungen angezeigt, die planmäßig verlaufen, während Abwesenheitsanfragen, die seit über sieben Tagen offen sind, im Widget für Genehmigungsanfragen als überfällige Genehmigungen markiert sind.

workflow_hub-approval_requests_de.png

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Abwesenheitsanfragen manuell zu genehmigen:

  • Navigieren Sie zu Workflow Hub > Genehmigungsanfragen.
  • Klicken Sie auf Alle Genehmigungen anzeigen, um alle offenen Genehmigungsanfragen (ob planmäßig oder überfällig) aufzurufen und zu sehen, wer für die einzelnen Genehmigungsanfragen verantwortlich ist.
  • Klicken Sie auf der Seite Offene Genehmigungsanfragen auf den Namen des Mitarbeiters, der für die Genehmigung der Anfrage zuständig ist. Der Name wird in der Spalte Zu genehmigen von angezeigt.
  • Sie werden zum Profil des entsprechenden Mitarbeiters weitergeleitet. Klicken Sie auf Als dieser Mitarbeiter anmelden und genehmigen Sie die Anfrage manuell.

employees-employee_list-profile-log_in_as_employee_de.png

  • Weitere Informationen über den Workflow Hub und das Workflow-Dashboard-Widget finden Sie im Help Center in diesem Artikel zu Personios Workflow Hub.

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