Was muss beachtet werden, wenn ein genehmigender Mitarbeiter in den Urlaub geht?

Wenn ein genehmigender Mitarbeiter in den Urlaub geht, wird die Berechtigung eine Genehmigung zu erteilen nicht automatisiert an einen anderen Mitarbeiter (z.B. an den Vertreter) übergeben. 

Es besteht die Gefahr, dass eine Genehmigungsanfrage liegen bleibt, wenn der Genehmigende im Urlaub ist. 

 

Empfohlene Vorgehensweise

Leider kann Personio systemseitig derzeit noch keine optimale Lösung für dieses Problem anbieten. Eine gängige und daher empfohlene Lösung ist, dass alle Mitarbeiter, die als Einzelpersonen in einen Genehmigungsprozess eingebunden sind, intern vor dem Urlaubsantritt Rücksprache im Team zu halten und sicherzustellen, dass die Abwesenheitsplanung der nächsten Wochen vor dem Urlaubsantritt bereits abgeschlossen ist. Erfahrungsgemäß ist es dabei sinnvoll zu kommunizieren, dass verspätet eingereichte Anfragen gegebenenfalls erst nach Rückkehr bearbeitet werden können. 

Alle Genehmigungsschritte, für die eine Mitarbeiterrolle als genehmigende Instanz hinterlegt wurde sind von der hier beschriebenen Problematik nicht betroffen, sofern die ausgewählte Rolle mehr als einen Mitarbeiter umfasst. 

 

Notlösung: Der Administrator als Genehmigender  

Sollte es trotzdem notwendig sein, in dringenden Fällen eine Genehmigung zu erteilen, kann der Administrator (oder ein Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für die entsprechende Abwesenheitsart) als Genehmigender einspringen. Um teaminterne Abläufe, Absprachen und Verantwortlichkeiten nicht durcheinander zu bringen, empfiehlt sich diese Option erfahrungsgemäß jedoch nur als Notlösung für dringende Ausnahmefälle. 

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Um als Administrator eine stellvertretende Genehmigung zu erteilen, navigieren Sie im Dashboard zunächst auf den Bereich Alle Genehmigungen > X Anfragen benötigen Ihre Genehmigung. Dort finden Sie eine Übersicht über sämtliche ausstehenden Genehmigungen. Wählen Sie nun den Mitarbeiter aus, dessen Abwesenheitsantrag genehmigt werden soll. Navigieren Sie im entsprechenden Mitarbeiterprofil auf den Reiter Abwesenheit und wählen die Urlaubsanfrage aus. Nun haben Sie die Möglichkeit, die Anfrage durch Klicken auf den grünen Haken zu bestätigen oder gegebenenfalls durch Auswahl des roten Kreuzes abzulehnen.

Weitere Informationen zum Genehmigungsprozess finden Sie hier.

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