In Personio können Mitarbeitende jederzeit Arbeitsstunden erfassen oder Abwesenheiten beantragen, auch wenn ihre genehmigende Person abwesend ist. Um Anfragen zu bearbeiten, die eingehen, wenn eine genehmigende Person abwesend ist, wird häufig die Funktion zur Delegierung von Genehmigungen verwendet. Diese ist für zeitabhängige Anfragen verfügbar, z. B. Anfragen für Arbeitszeiten oder Abwesenheiten. Sie umfasst nicht Anfragen für Änderungen an Mitarbeitendendaten. Weitere Optionen zur Verwaltung werden im Folgenden erwähnt.
Optionen zur Verwaltung von Anfragen bei Abwesenheit der genehmigenden Person
Es gibt drei Möglichkeiten, Anfragen während der Abwesenheit einer genehmigenden Person zu verwalten:
- Genehmigungen delegieren und Anfragen an die Führungskraft der genehmigenden Person senden.
- Vorübergehend genehmigende Person anlegen und eine andere mitarbeitende Person (nicht die Führungskraft der genehmigenden) zur Genehmigung der Anfragen auswählen.
- Anfragen manuell als Admin genehmigen.
Genehmigungen delegieren
Sie können die Funktion zur Delegierung von Genehmigungen verwenden, wenn Sie:
- die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden in Personio erfassen.
- die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden in Personio erfassen.
- Genehmigungs-Workflows über Einstellungen > Genehmigungen eingerichtet haben.
Um die Delegierung von Genehmigungen zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen und wählen Sie den gewünschten Ab- oder Anwesenheitsreiter aus.
- Gehen Sie zum Abschnitt Genehmigungen delegieren und aktivieren Sie die Checkbox Delegierung aktivieren.
- Speichern Sie die Änderungen.
Ist die primäre genehmigende Person abwesend, werden Genehmigungsanfragen an die Inbox ihrer Führungskraft weitergeleitet. Anfragen, die die Führungskraft nicht bearbeitet, verschwinden aus deren Inbox, sobald die primäre genehmigende Person zurück ist.
Hinweis
Mitarbeitende, die als Vertretungen für die genehmigende Person benannt wurden, erhalten keine Genehmigungsdelegierungen. Auch ist die Funktion zur Delegierung von Genehmigungen nicht für die Abwesenheitsart Mobiles Arbeiten verfügbar.
Temporäre genehmigende Personen anlegen
Sie können Mitarbeitendenrollen verwenden, um eine vorübergehend genehmigende Person zu erstellen, die nicht die Führungskraft ist. Gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen und klicken Sie auf Neue Rolle erstellen.
- Geben Sie der Rolle einen Namen und weisen Sie die vorübergehend Genehmigenden zu.
- Weisen Sie der Rolle die erforderlichen Zugriffsrechte für die Bearbeitung von Genehmigungen zu.
- Erstellen Sie einen Mitarbeitendenfilter, der die Mitarbeitenden beinhaltet, deren Anfragen die Vertretung bearbeiten wird.
- Weisen Sie die vorübergehende Rolle als genehmigende Person für die entsprechenden Schritte zu. Wiederholen Sie diese Schritte für verschiedene Anfragearten.
- Wenn die Führungskraft zurückkehrt, gehen Sie zu Einstellungen > Genehmigungen, um die Änderungen rückgängig zu machen. Klicken Sie auf Mitarbeitendenfilter verwalten und löschen Sie die Mitarbeitendenfilter, die für die temporäre genehmigende Person angelegt wurden.
Tipp
Wenn die primäre genehmigende Person ihre Abwesenheit beantragt, sollte sie die vorübergehend genehmigende Person als Vertretung auswählen. Dadurch wird sichergestellt, dass diese eine Vertretungsanfrage erhält und so daran erinnert wird, dass möglicherweise Abwesenheitsanfragen bevorstehen, um die sie sich kümmern muss.
Anfragen manuell als Admin genehmigen
In dringenden Fällen können Admins Anfragen manuell genehmigen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehen Sie zu Automatisierungen > Genehmigungsanfragen.
- Klicken Sie auf Alle Genehmigungen anzeigen, um eine Liste aller offenen Genehmigungsanfragen anzuzeigen.
- Suchen Sie die Anfrage, die bearbeitet werden muss, und die zugewiesene mitarbeitende Person in der Spalte Genehmigende Person.
- Melden Sie sich als die genehmigende Person an und bearbeiten Sie die Anfrage.
Hinweis
Nutzen Sie diese Option nur in dringenden Fällen. So helfen Sie, Störungen interner Workflows, Absprachen und Verantwortlichkeiten innerhalb von Teams zu vermeiden.
Weitere Informationen über den Bereich Automatisierungen finden Sie in diesem Helpcenter-Artikel.