Konfiguration der Personio Payroll und Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die monatliche Gehaltsabrechnung mittels Personio Payroll erfolgreich durchführen.

Zuerst muss diese Funktion für Ihren Account aktiviert werden. Derzeit steht Personio Payroll für Unternehmen mit und ohne Tochtergesellschaften mit Sitz in Deutschland zur Verfügung. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und wie Sie diese Funktion hinzu buchen, erläutert Ihnen gerne einer unserer Customer Success Manager. Kontaktieren Sie uns hierzu gerne über unser Kontaktformular.

 

1. Vervollständigen der Mitarbeiterinformationen 

Nach der Aktivierung der Personio Payroll sehen Sie im Mitarbeiterprofil im Reiter Informationen, dass zum einen weitere relevante Attribute in der Sektion Daten zu Lohnabrechnung hinzugefügt wurden. Zum anderen generiert sich durch die Freischaltung der Personio Payroll eine neue Sektion mit gleichnamiger Bezeichnung. In dieser Sektion finden Sie u.a. ein Attribut zum TätigkeitsschlüsselI, vier Attribute zum Beitragsgruppenschlüssel und ein Attribut, ob der Mitarbeiter für die Payroll berücksichtigt werden soll (Include in German Payroll). Mit letzterem können Sie ggf. Mitarbeiter, die im Ausland tätig sind von der deutschen Gehaltsabrechnung ausschließen.

Payroll-Employee-Employeeinformation_de.png

Um die Gehaltsabrechnung erfolgreich durchzuführen zu können, empfehlen wir Ihnen, alle Mitarbeiterprofile vollständig auszufüllen. Es gibt allerdings eine Anzahl an Attributen, die verpflichtend einzutragen sind, um die Abrechnung durchführen zu können. Diese Attribute sind mit einem Stern * gekennzeichnet. Weitere Informationen zu den Attributen erhalten Sie hier.

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die an der Durchführung der Gehaltsabrechnung beteiligt sind, die neue Sektion Personio Payroll sehen, empfehlen wir Ihnen die Zugriffsrechte unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte zu überprüfen und falls nötig eine neue Rolle anzulegen. Wie Sie Mitarbeiterrollen anlegen und die Zugriffsrechte konfigurieren, können Sie hier nachlesen.

Zur Überprüfung aller Eingaben, navigieren Sie bitte auf den Menüpunkt Lohnbuchhaltung. Alle Mitarbeiter, in deren Profilen ein Pflichtattribut fehlt oder ein Fehler auftritt, rücken in der Vorschau an den Anfang der Tabelle und die Zeilen sind rot markiert. Alle Datenänderungen im aktuellen Abrechnungszeitraum werden orange markiert.

Ein Fehler tritt zum Beispiel dann auf, wenn die IBAN nicht aus 22 Ziffern besteht.

Durch einen Klick in eine rot oder orange hinterlegte Zeile erscheint von der rechten Seite ein Einschub, der Ihnen zusätzlichen Kontext zu fehlenden Daten oder Datenänderungen bietet. Folgende Informationen stehen Ihnen im Einschub zur Verfügung:

  • Ggf. das/die fehlenden Pflichtattribut/e bzw. Fehler die zu beheben sind, damit die Gehaltsabrechnung durchgeführt werden kann
  • Auflistung aller geänderten Attribute pro Mitarbeiter
  • Anzeige des alten und Kennzeichnung des neuen Wertes
  • Gültigkeitsdatum des neuen Wertes
  • Änderungsdatum

Um fehlende Attribute des Mitarbeiters zu hinterlegen bzw. Fehler im Mitarbeiterprofil auszubessern empfehlen wir Ihnen, durch einen Klick auf den Mitarbeiternamen im Einschub, das Profil direkt zu öffnen und die Information nachzutragen bzw. auszubessern.

So gehen Sie vor, bis alle Mitarbeiterdaten vollständig vorliegen und in der Übersicht der Lohnbuchhaltung keine roten Zeilen mehr zu sehen sind.

 

2. Ausfüllen der Arbeitgeberinformationen

Um die Gehaltsabrechnung mittels Personio Payroll durchführen zu können benötigt Personio neben den allgemeinen Einstellungen (die auch bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zu treffen sind) noch einige Informationen Ihres Unternehmens. Navigieren Sie dazu bitte auf  Einstellungen > Gehalt& Lohnbuchhaltung > Arbeitgeberinformationen und hinterlegen Ihre Daten. Weitere Informationen zu den einzelnen Arbeitgeber-Attributen erhalten Sie in diesem Artikel.

 

3. Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung

Nachdem alle Daten im Mitarbeiterprofil und auf Arbeitgeberseite vollständig in Personio hinterlegt sind, haben Sie die Möglichkeit unter Lohnbuchhaltung sich die Vorschau der Gehaltsabrechnungen jedes einzelnen Mitarbeiters aufzurufen. Die zur Überprüfung verfügbaren Gehaltsabrechnung erkennen Sie an dem grünen Button Lohnschein, der automatisch erscheint, sobald die Lohnabrechnung erstellt wurde. Mit Klick auf den Button erhalten Sie die Probeabrechnung des Mitarbeiters als PDF.

Sie haben auch die Möglichkeit alle Probeabrechnungen gleichzeitig zu exportieren, indem Sie zuerst auf Export generieren klicken und anschließend auf Dokumente. Hier können Sie die erstellten Probeabrechnungen mit einem Klick als ZIP-Datei herunterladen.

Personio_Payroll-mark-as-paid_de.png

Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Phasen in der sich die Gehaltsabrechnung befinden kann. Die Phase der Gehaltsabrechnung des aktuellen Monats kann der Statusangabe im Header entnommen werden. Hier eine kurze Beschreibung der drei Statusangaben:

  • Wird geprüft: In diesem Status ist die Lohnabrechnung offen und muss von Ihnen geprüft werden. Wir empfehlen Ihnen, die Probeabrechnung für jeden Mitarbeiter vor Abschluss der Gehaltsabrechnung zu überprüfen.
  • Freigegeben: Wenn alle Daten korrekt sind, können Sie die Gehaltsabrechnung für den betreffenden Monat abschließen. Navigieren Sie hierzu auf Abrechnung freigeben, um die Lohnabrechnung zu verbuchen. In diesem Status haben Sie die Möglichkeit, im laufenden Monat und vor erfolgter Auszahlung die Gehaltsabrechnung noch einmal zu korrigieren. Hierzu klicken Sie im Lohnbuchhaltungs-Reiter auf den Button Abrechnung wieder öffnen und führen die entsprechende Änderung durch.
  • Bezahlt: Das Gehalt wurde ausgezahlt und die Abrechnung ist abgeschlossen. Sollten Ihnen oder Ihrem Mitarbeiter Fehler in der Lohnabrechnung auffallen, nachdem Sie die Gehälter ausgezahlt haben, kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular, um eine Nachberechnung anzustoßen. 

Sobald Sie die Abrechnung freigegeben haben (Status: Freigegeben), kann jeder Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnung im eigenen Profil unter Dokumente > Lohnbuchhaltung einsehen und für die eigenen Unterlagen herunterladen. Falls Sie die Gehaltsabrechnung wieder öffnen müssen um Änderungen vor dem Auszahlungsdatum einzutragen, werden die Lohnscheine im Mitarbeiterprofil automatisch bei erneuter Freigabe überschrieben.

 

4. Dokumente zur Lohnbuchhaltung

Nach Freigabe der Gehaltsabrechnung stehen Ihnen unter dem Button Dokumente in der Lohnbuchhaltung folgende Dateien zum Download zur Verfügung: 

  • alle Gehaltsabrechnungen als ZIP-Datei
  • eine Bankdatei für alle Überweisungen, die Sie in Ihr Online-Banking importieren können
  • ein Gehaltsbericht inkl. der Arbeitgeberkosten 
  • die Lohnsteuer-Anmeldung (spätestens am 10. des Folgemonats)
  • ein Buchhaltungsbericht für die Finanzbuchhaltung (in CSV-, XLS- und PDF-Format), auf Wunsch aufgeteilt nach Kostenstellen

Solange nicht alle Mitarbeiterdaten vollständig vorhanden sind oder die Vorschau der Lohnzettel noch nicht bei jedem Mitarbeiter verfügbar ist, kann die Abrechnung auch systemseitig nicht freigegeben werden.

In der folgenden Tabelle finden Sie einen Überblick über die Bedeutung der verschiedenen Dokumenten Status:

Status Bedeutung
Wenn freigegeben Dokumente sind nach Freigabe der Abrechnung verfügbar

Wenn bezahlt

Dokumente sind nach "Als bezahlt markieren" verfügbar
In Bearbeitung...

Dokumente werden noch im Hintergrund verarbeitet

Bereit

Dokumente sind für den Download bereit oder können gelöscht werden

personio-payroll-file-status_de.png

 

5. Meldungen zur Sozialversicherung

Nachdem die Payroll freigegeben wurde, nehmen wir die entsprechende An-, Ab- oder Unterbrechungsmeldung von Mitarbeitern bei den Sozialversicherungsträgern für Sie vor. Anschließend werden die Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung direkt im Mitarbeiterprofil hinterlegt. Zudem haben Sie die Möglichkeit unter Lohnbuchhaltung > Dokumente die Beitragsnachweise der Krankenkassen abzurufen.

 

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