Wichtige vordefinierte Attribute und ihre Funktionen – Personio

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Funktionen mit wichtigen vordefinierten Attributen einhergehen.

Vordefinierte Attribute in Personio sind Attribute, die standardmäßig in Ihrem Account angelegt sind, da sie an weitere Funktionalitäten in Personio geknüpft sind. Diese sind unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen einsehbar und sind dort mit dem grauen Hinweis Vordefiniertes Attribut gekennzeichnet.

Außerdem werden vordefinierte Attribute standardmäßig in jedem Mitarbeiterprofil im Bereich Informationen angezeigt. Sie sind außerdem in allen in Personio verfügbaren Sprachen hinterlegt.

Da vordefinierte Attribute nicht editiert oder gelöscht werden können, sind für diese Attribute gewisse Werte vorbestimmt. Welche Werte für vordefinierte Attribute eingetragen werden können, erfahren Sie hier.

Abschnitt Öffentliches Profil

Bezeichnung

Der Name eines Mitarbeiters setzt sich aus den vordefinierten Attributen Vorname und Nachname zusammen und wird entsprechend im Mitarbeiterprofil angezeigt.
Vor- und Nachname eines Mitarbeiters werden außerdem zur Identifikation eines Mitarbeiters standardmäßig in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung ausgegeben.

Geschlecht

Auswahloptionen: Männlich, Weiblich, Divers, Unbestimmt
Sofern Sie das Paket "Productivity Plus" gebucht haben, kann nach der Auswahl des Geschlechts eines Mitarbeiters bei der Nutzung von Dokumentvorlagen Geschlechtervariablen eingesetzt werden, welche automatisiert geschlechterspezifische Varianten eines Wortes abbilden.

Weitere Information zur Konfiguration von Geschlechtervariablen in Dokumentvorlagen finden Sie hier.

Abteilung

Unter Einstellungen > Abteilung können Sie für jede Abteilung festlegen, wie viele Wochenstunden für diese Abteilung einer 100 %-Stelle entsprechen. Sofern diese Wochenstunden nicht angepasst werden, sind pro Abteilung standardmäßig 40 Wochenstunden hinterlegt.

Die Wochenstunden pro Abteilung unterscheiden sich von den Wochenstunden, die individuell pro Mitarbeiter im Mitarbeiterprofil festgelegt werden. Die individuellen Wochenstunden eines Mitarbeiters werden ins Verhältnis zu den Wochenstunden seiner Abteilung gesetzt. Dieses Verhältnis bestimmt den Teilzeitwert eines Mitarbeiters und trägt zu dem Vollzeitäquivalent (FTE) des Unternehmens bei.
Sofern der Mitarbeiter ein Fixgehalt bezieht, wirkt sich eine Anpassung des Teilzeitwert auch auf das Gehalt des Mitarbeitern aus. Bei Anpassung der Wochenstunden wird das Gehalt entsprechend des sich ergebenden Teilzeitwertes angepasst.

Email

Die E-Mail fungiert in Personio als eindeutige Identifizierung (eindeutige ID) und ist für den Import von Gehaltsdaten sowie An- und Abwesenheiten erforderlich. Sofern kein anderes Attribut als Eindeutige ID in Personio definiert wurde, wird die E-Mail Adresse auch für den Import der Mitarbeiterinformationen benötigt.
Die E-Mail wird außerdem für die initiale Einladung zu Personio sowie den fortlaufenden Login eines Mitarbeiters benötigt.
Das Erhalten von Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Onboarding To-dos setzt ebenfalls voraus, dass die E-Mail Adresse für einen Mitarbeiter hinterlegt wurde.

Gesellschaft

Sofern Sie Gesellschaften angelegt haben, wird in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung für jede Gesellschaft ein separater Export erzeugt.
In den Mitarbeiterrollen kann pro Rolle für jede Gesellschaft unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben werden.
Außerdem wird ein separates Organigramm für jede Gesellschaft ausgegeben.

Abschnitt Personalinformationen

Status

Aktiv

Der Mitarbeiter wird in Ihr Personio Paket mit einberechnet.
Er ist für alle Mitarbeiter über die Suchleiste auffindbar und wird allen Mitarbeitern in der Mitarbeiterliste angezeigt, die ein Ansichtsrecht auf das Öffentliches Profil des Mitarbeiters haben.
Die Mitarbeiterliste ist standardmäßig nach aktiven Mitarbeitern gefiltert.
Alle aktiven Mitarbeiter werden im Organigramm angezeigt.

Auszeit

Der Mitarbeiter wird in Ihr Personio Paket mit einberechnet.
Er ist für alle Mitarbeiter über die Suchleiste auffindbar und wird allen Mitarbeitern in der Mitarbeiterliste angezeigt, die ein Ansichtsrecht auf das Öffentliches Profil des Mitarbeiters haben.
Neben dem Profilbild im Mitarbeiterprofil wird der Status Auszeit angezeigt.
Sofern der Status Auszeit durch das Aussetzen eines Arbeitsverhältnisses herbeigeführt wurde, werden für diesen Mitarbeiter außerdem der Urlaubsanspruch für alle vollen Kalendermonate sowie die Gehaltszahlungen tagesgenau reduziert. Weitere Informationen zur Planung von Auszeiten für Mitarbeiter finden Sie in diesem Artikel.
Der Mitarbeiter wird im Bericht zu den Vollzeitäquivalenten für den Zeitraum der Abwesenheit nicht mit einberechnet.

Onboarding

Der Mitarbeiter wird nicht in Ihr Personio Paket mit einberechnet.
Er ist nur für Mitarbeiter über die Suchleiste auffindbar und wird nur Mitarbeitern in der Mitarbeiterliste angezeigt, die ein Ansichtsrecht auf die Personalinformationen des Mitarbeiters haben.
Sofern kein Anstelldatum für einen Mitarbeiter hinterlegt ist oder das Anstelldatum noch in der Zukunft liegt, befindet sich der Mitarbeiter standardmäßig im Status “Onboarding". Ab Anstelldatum des Mitarbeiters, wechselt der Status automatisch von Onboarding auf Aktiv.

Inaktiv

Der Mitarbeiter wird nicht in Ihr Personio Paket mit einberechnet.
Er ist nur für Mitarbeiter über die Suchleiste auffindbar und wird nur Mitarbeitern in der Mitarbeiterliste angezeigt, die ein Ansichtsrecht auf die Personalinformationen des Mitarbeiters haben.
Der Mitarbeiter kann sich nicht mehr in Personio einloggen.
Der Mitarbeiter wird grundsätzlich nicht mehr in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung aufgeführt. Ausgenommen hiervon sind inaktive Mitarbeiter, für die noch eine fortlaufende Gehaltszahlung besteht. Diese werden noch 3 Monate nachdem sie auf den Status inaktiv gesetzt wurden in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung aufgeführt.
Inaktive Mitarbeiter werden nicht im Organigramm angezeigt.

Anstellungsart

Intern

Berichte in Personio sind standardmäßig nach internen Mitarbeitern vorgefiltert. Dieser Filter lässt sich jedoch manuell entfernen.

Extern

Externe Mitarbeiter werden nicht in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung angezeigt.

Anstelldatum

Das Anstelldatum eines Mitarbeiters ist notwendig für die Zuweisung eines Urlaubsanspruches.
Ohne Anstelldatum wird ein Mitarbeiter nicht in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung aufgeführt.
Sofern Sie das "Professional" oder "Enterprise Paket" gebucht haben und die Onboarding Funktion in Personio nutzen, bestimmt das Anstelldatum eines Mitarbeiters das Fälligkeitsdatum seiner Onboarding ToDos, da dieses immer in Relation zum Anstelldatum steht.
Mitarbeiter ohne Anstelldatum werden nicht in den Berichten berücksichtigt.

Vertragsende

Sofern Sie für Ihren Mitarbeiter ein Vertragsende hinterlegt haben, erscheint Ihnen, je nach Zugriffsrechten 30 Tage vor Vertragsende ein ToDo auf Ihrem Home-Bildschirm. Über dieses ToDo können Sie den Vertrag verlängern oder den Austritt des Mitarbeiters veranlassen.
Basierend auf dem Datum des Vertragsende, wird der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters je nach Betriebszugehörigkeit und vorgesehenem Austrittsdatum gemäß der Kontingentregeln reduziert. Weitere Informationen zur Konfiguration von Kontingentregeln finden Sie hier.
Außerdem wird ein Mitarbeiter in der Jahresplanung (Mitarbeiter > Jahresplanung) im Monat seines Vertragsendes hellgelb markiert.

Bitte beachten Sie, dass das Vetragsende nicht automatisch dem Beenden des Arbeitsverhältnisses entspricht. Weitere Informationen zum Unterschied zwischen Vertragsende und Beenden des Arbeitsverhältnisses finden Sie hier.

Vorgesetzter

Über den Vorgesetzten können Sie Zugriffsrechte und Genehmigungsworkflows in Personio definieren.
Der Vorgesetzte in Personio ist außerdem entscheidend für die Struktur des Organigramms. Ein Mitarbeiter wird hier immer dem in Personio hinterlegten Vorgesetzten zugeordnet.
Sofern Sie das Professional oder Enterprise Paket gebucht haben, kann ein Vorgesetzter im Rahmen der On- und Offboarding Prozesse als Verantwortlicher für Aufgaben hinterlegt sowie als Empfänger von E-Mail Nachrichten definiert werden. Weitere Informationen zur Konfiguration von On- und Offboarding finden Sie hier.
Der Vorgesetzte erhält eine Übersicht seines Team auf dem Dashboard.
Sofern Zugriffsrechte auf den Abwesenheitskalender definiert wurden, werden Vorgesetzten die Abwesenheiten ihrer Teams auf dem Dashboard angezeigt. Zusätzlich kann im Unternehmenskalender nach dem Team gefiltert werden.

Dauer der Probezeit

Nach Eingabe der Dauer der Probezeit lässt sich im Bericht Probezeiten einsehen, welche Mitarbeiter sich innerhalb einer gewünschten Periode in der Probezeit befinden. Weitere Informationen zum Bericht Probezeit finden Sie hier.
Sofern Sie das Paket "Automation Plus" gebucht haben, können Sie Mitarbeiter über Mitarbeiterrollen an das Ende der Probezeit erinnern lassen.

Weekly hours

Die Wochenstunden eines Mitarbeiters werden ins Verhältnis zu den Wochenstunden seiner Abteilung gesetzt. Dieses Verhältnis ist entscheiden für den Teilzeitwert eines Mitarbeiters, sowie für das Vollzeitäquivalent des Unternehmens.
Sofern ein Mitarbeiter ein Fixgehalt bezieht, wirkt sich die Anpassung der Wochenstunden auf das Gehalt des Mitarbeiters aus, da sich das Fixgehalt relativ zu dem sich ergebenden Teilzeitwertes anpasst.

Bitte beachten Sie, dass die Anpassung der Wochenstunden keine Auswirkung auf den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters hat. Dieser berechnet sich aus dem unter Anwesenheit hinterlegten Arbeitszeitmodell. Weitere Informationen zum Urlaubsanspruch bei einem Wechsel der Arbeitszeiten finden Sie hier.

Kinder

Wenn Sie für eine Mitarbeiterin ein geschätztes Entbindungsdatum hinzufügen, schlägt Personio automatisch eine Mutterschutzfrist vor, die auf den deutschen Vorschriften basiert. Sie können diesen vorgeschlagenen Zeitraum jedoch frei bearbeiten, so dass er den Vorschriften anderer Ländern entspricht. Dieser Zeitraum kann anschließend über die Aktivierung des Mutterschutzes direkt in den Abwesenheitskalender übernommen werden.

Weitere Informationen zum Einrichten des Mutterschutzes finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, sollten Sie die DATEV Integration nutzen, werden zusätzliche Attribute zu vordefinierten Attributen umgewandelt.

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