Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Arbeitszeitmodelle konfigurieren und wie Sie eines davon zum Standardmodell für alle Ihre Miterarbeiter machen, sofern kein abweichendes Arbeitszeitmodell zugewiesen wird.

Funktion eines Arbeitszeitmodells

Über die Zuweisung eines Arbeitszeitmodells in Personio legen Sie fest, an welchen Tagen und wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter arbeiten. Die Zuweisung eines Arbeitszeitmodells bildet hierbei nicht nur die Grundlage für die korrekte Zeiterfassung, sondern kann auch zur anteiligen Berechnung des Urlaubsanspruches bei Teilzeitmitarbeitern genutzt werden. Weitere Informationen zur Konfiguration von Teilzeitarbeit finden Sie hier.

Innerhalb eines Unternehmens gibt es häufig ein Standard Arbeitszeitmodell, welches auf die Mehrheit der Mitarbeiter zutrifft. In Personio haben Sie die Möglichkeit mehrere Arbeitszeitmodelle anzulegen, um die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter abzubilden.

Konfiguration eines Arbeitszeitmodells

Um ein Arbeitszeitmodell zu konfigurieren navigieren Sie auf Einstellungen > Anwesenheit. Legen Sie nun über Modell hinzufügen ein neues Arbeitszeitmodell an und geben Sie ihm einen aussagekräftigen Namen (z. B. Vollzeit, 40 Stunden, mit Zeiterfassung Mo, Di, Mi, Do, Fr). Klicken Sie anschließend auf den Plus-Button.

1. Festlegung der Arbeitstage und Stunden

   Tragen Sie ein, an welchen Tagen Ihre Mitarbeiter standardmäßig wie viele Stunden arbeiten und wie lange ihre Pausen sind.

   Bitte beachten Sie, dass das Eintragen von Start- und Endzeiten optional ist und später lediglich als Richtwert dient. Mitarbeiter haben bei der Erfassung von Anwesenheiten die Möglichkeiten auch Stunden außerhalb der angegebenen Start- und Endzeiten einzutragen.

2. Über- und Minusstunden

   Wählen Sie aus, ob eingetragene Überstunden der Mitarbeiter gezählt werden sollen. Sofern Sie Überstunden zählen aktiviert haben, können Sie nun angeben ob die Überstunden Ihrer Mitarbeiter auf täglicher oder wöchentlicher Basis berechnet werden sollen.

   Bei einer Berechnung auf täglicher Basis können Sie auch Minusstunden erfassen. Mithilfe dieser Option können Sie Minusstunden automatisch aufzeichnen, sowohl für Tage mit als auch für Tage ohne erfasste Arbeitszeiten. Minusstunden werden dann im Überstundenkonto des Mitarbeiters mit Überstunden verrechnet. Außerdem können Sie festlegen, wie viele Überstunden pro Monat mit dem Gehalt abgegolten sind.

   Nähere Informationen zu den Einstellungen der Überstundenberechnung finden Sie hier.

3. Pausenregelung

   Fügen Sie auf Wunsch bis zu zwei Pausenregelungen hinzu. Dadurch definieren Sie, wie lange eine Pause bei wie vielen Stunden Arbeit pro Tag sein soll. Mitarbeiter und Genehmiger werden nach diesen Regeln informiert, wenn sie ungenügende oder zu lange Pausen in ihrer Zeiterfassung eingeben oder genehmigen sollen.

   Weitere Informationen zu Pausenregelungen und deren Nutzung finden Sie hier.

4. Abwesenheiten

   Abschließend können Sie über Anteiliger Urlaub angeben, ob das Arbeitszeitmodell als Grundlage für die Urlaubsberechnung dienen soll. Legen Sie zudem den Referenzwert zur anteiligen Urlaubsberechnung fest. Bei der Berechnung des Urlaubanspruchs gleicht Personio dann die im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitstage mit dem angegebenen Referenzwert ab.

   Beinhaltet ein Arbeitszeitmodell folglich 4 Arbeitstage, der Referenzwert beläuft sich jedoch auf 5 Tage, so werden den Mitarbeitern, denen dieses Arbeitszeitmodell zugeteilt wurde, 4/5 des regulären Urlaubsanspruches zugewiesen. Weitere Informationen zum anteiligen Urlaubsanspruch finden Sie hier.

5. Arbeitszeitmodell speichern
   
   Wenn Sie an den Arbeitszeiten oder im Bereich Überstunden und Minusstunden Änderungen vornehmen, wird das Fenster Arbeitszeitmodell aktualisieren angezeigt, wenn Sie auf Arbeitszeitmodell speichern klicken. Da diese Änderungen als wichtige Änderungen betrachtet werden, können Sie in diesem Fenster die Änderungen auf eine Kopie desselben Arbeitszeitmodells anwenden statt auf das ursprüngliche Modell und den entsprechenden Mitarbeitern automatisch die Kopie zuweisen. Wenn Sie die Änderungen auf eine Kopie des Arbeitszeitmodells anwenden, vermeiden Sie, dass vergangene Anwesenheitsdaten geändert werden, was auch Auswirkungen auf die künftige Lohnbuchhaltung und Berichterstattung hat.

Definition eines Standard Arbeitszeitmodells 

Nachdem ein Arbeitszeitmodell angelegt wurde, haben Sie die Möglichkeit dieses als Standard Arbeitszeitmodell zu definieren. Dieses wird automatisiert allen Mitarbeiter zugewiesen, sofern kein anderes Arbeitszeitmodell zugeteilt wird. Wenn Sie kein Standard Modell festlegen, setzt Personio automatisch das erste Arbeitszeitmodell Ihrer Liste als Standard Modell fest. Weitere Informationen zur Zuweisung von Arbeitszeitmodellen finden Sie hier.

Nicht nur neu angelegte, sondern auch bereits in der Vergangenheit angelegte Arbeitszeitmodelle können als Standard-Modell ausgewählt werden. Um ein Arbeitszeitmodell als Standard-Modell zu definieren, wählen Sie das Arbeitszeitmodell aus und klicken Sie anschließend auf Zum Standard-Modell machen.

Bitte beachten Sie: Wenn ein neues Arbeitszeitmodell als Standard-Modell definiert wird, werden entsprechend der Einstellungen des Arbeitszeitmodells die Überstundeneinträge basierend auf den bestehenden Anwesenheitszeiten neu berechnet.