Tipp:
Wenn Sie die Setup-Erfahrung verwenden, folgen Sie den in der Erfahrung beschriebenen Schritten, um die Einrichtung dort abzuschließen.

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und ein Standardmodell für alle Ihre Mitarbeitenden festlegen.

Bei der Erstellung eines Arbeitszeitmodells legen Sie fest, wie viele Stunden und an welchen Tagen Ihre Mitarbeitenden arbeiten. Arbeitszeitmodelle bilden die Grundlage für die korrekte Erfassung der Anwesenheit und für die Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs von Teilzeitmitarbeitenden.

Innerhalb eines Unternehmens gibt es häufig ein Standard Arbeitszeitmodell, welches auf die Mehrheit der Mitarbeitenden zutrifft. In Personio haben Sie die Möglichkeit mehrere Arbeitszeitmodelle anzulegen, um die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden abzubilden.

Neues Arbeitszeitmodell erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein neues Arbeitszeitmodell anzulegen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Fenster Neues Arbeitszeitmodell zu öffnen.
3. Geben Sie unter Name einen selbstbeschreibenden Namen für das Modell ein. Zum Beispiel: „Vollzeit; 40 Stunden; Mo, Di, Mi, Do, Fr mit Zeiterfassung“.
4. Füllen Sie alle Einstellungen für das Arbeitszeitmodell aus, die in unserem Artikel unter detailliert beschrieben sind.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um das Arbeitszeitmodell zu erstellen.

Arbeitsmodell zuordnen

Sobald Sie Ihre Arbeitszeitmodelle konfiguriert haben, müssen Sie:

1. Wählen, welches davon das Standard- Arbeitszeitmodell Ihrer Mitarbeitenden sein soll
2. Andere Arbeitszeitmodelle bestimmten Mitarbeitenden entweder einzeln oder massenweise zuweisen

Beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie nach der Gewährung eines Abwesenheitsanspruchs ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen (in der Regel am 1. Januar), berechnet das System die Ansprüche neu.
• Wenn Sie ein neues Arbeitszeitmodell als Standardmodell definieren, berechnet das System die Überstunden basierend auf den Einstellungen des neuen Arbeitszeitmodells und den vorhandenen Anwesenheitsstunden neu.

Standard-Arbeitszeitmodell einrichten

Das System weist allen Mitarbeitenden das Standard-Arbeitszeitmodell zu. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie auf Einstellungen > Anwesenheit.
2. Klicken Sie auf das Arbeitszeitmodell, das Sie als Standard-Modell festlegen möchten.
3. Klicken Sie auf Als Standard festlegen.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Wenn Sie diese Schritte nicht befolgen, weist Personio das erste Arbeitszeitmodell in Ihrer Liste als Standard-Modell für alle Mitarbeitenden zu.

Arbeitszeitmodell massenweise zuweisen

Um mehreren Mitarbeitern gleichzeitig ein Arbeitszeitmodell zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Mitarbeitende.
2. Optional: Filtern Sie die Mitarbeitenden, um Ihre Auswahl einzugrenzen.
3. Markieren Sie die Checkbox links neben allen Mitarbeitenden, denen Sie dasselbe Modell zuweisen möchten.
4. Klicken Sie auf Aktionen > Arbeitszeitmodell bearbeiten.
5. Wählen Sie das gewünschte Arbeitszeitmodell und legen Sie fest, ab wann dieses Modell angewendet werden soll.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Arbeitszeitmodelle individuell zuweisen

Um einzelnen Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Anwesenheit.
2. Klicken Sie rechts oben auf ... > Details des Arbeitszeitmodells.
3. Klicken Sie auf Arbeitszeitmodell ändern.
4. Wählen Sie das Datum, ab dem das neue Modell gültig sein soll, und das gewünschte Arbeitszeitmodell aus dem Drop-down-Menü aus.
5. Klicken Sie auf Senden.

Ein vorhandenes Arbeitszeitmodell aktualisieren oder eine Kopie davon erstellen

Wenn Sie ein bestehendes Arbeitszeitmodell aktualisieren, berechnet das System die Anwesenheits- und Überstundendaten für alle Mitarbeitenden in diesem Modell neu. Aus diesem Grund können Sie entweder ein bestehendes Modell aktualisieren oder eine Kopie davon erstellen. Folgen Sie dafür diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit > Arbeitszeitmodelle.
2. Nehmen Sie Änderungen am Arbeitszeitmodell vor.
3. Speichern Sie die Änderungen.
4. Wenn das Arbeitszeitmodell einem oder mehreren Mitarbeitenden zugewiesen ist, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie zwischen zwei Optionen wählen können:
   • Kopie eines Arbeitszeitmodells erstellen
     Damit erstellen Sie ein komplett separates Arbeitszeitmodell und weisen es allen Mitarbeitenden zu, die dem vorherigen Modell zugewiesen waren. So wird verhindert, dass frühere Anwesenheits- und Überstundendaten neu berechnet werden.
   • Aktuelles Arbeitszeitmodell ändern
     Wenden Sie Änderungen auf das bestehende Arbeitszeitmodell und rückwirkend auf historische Daten an.
5. Wenn Sie sich entscheiden, ein dupliziertes Arbeitszeitmodell zu erstellen, geben Sie dem duplizierten Modell einen Namen und legen Sie ein Datum fest, ab dem das neue Modell gelten soll.
6. Überprüfen Sie die neue Konfiguration und speichern Sie die Änderungen.