Die Zusammenarbeit mit externem Recruiting kann in Personio auf zwei verschiedene Arten abgebildet werden:
- Option A: Erstellen Sie für jede externe für Recruiting zuständige Person einen separaten Recruiting Kanal.
- Option B: Legen Sie für jede externe für Recruiting zuständige Person ein eigenes Mitarbeitendenprofil in Personio an.
Option A: Externes Recruiting als Recruiting Kanal anlegen
- Fügen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Kanäle für jede externe für Recruiting zuständige Person einen eigenen Recruiting-Kanal hinzu:
- Vereinbaren Sie mit Ihrem externen Recruiting, dass alle Bewerbungsvorschläge per E-Mail an die Posteingangsadresse Ihrer Personio-Inbox geschickt werden. Verarbeiten Sie die Nachrichten anschließend wie gewohnt, um sie in entsprechende Bewerbendenprofile umzuwandeln. Weitere Informationen zur Verarbeitung von Bewerbendennachrichten finden Sie hier.
- Hinterlegen Sie im nächsten Schritt die zuvor erstellten Kanäle der jeweiligen externen für Recruiting zuständigen Person in den Profilen der entsprechenden Bewerbenden. Auf diese Weise können Sie den Ursprung jeder Bewerbung übersichtlich nachvollziehen. Nutzen Sie den Bericht Kanäle, um die Performance der einzelnen Kanäle zu vergleichen.
Bitte achten Sie darauf, beim Verarbeiten der E-Mails die tatsächliche E-Mail-Adresse der sich bewerbenden Person und nicht die der externen für Recruiting zuständigen Person im Bewerbendenprofil zu hinterlegen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nachfolgende Nachrichten/Bewerbendenvorschläge der externen für Recruiting zuständigen Person weiterhin in Ihrer Personio Inbox landen.
Option B: Externes Recruiting als Mitarbeitende anlegen
Eine weitere Option ist die Erstellung eines eigenen Mitarbeitendenprofils für jede externe für Recruiting zuständige Person. So kann der externen für Recruiting zuständigen Person direkt Zugang zu Ihrem Personio Account gewährt werden.
Beachten Sie bitte, dass diese fiktiven Mitarbeitenden regulär zu Ihrem Abrechnungspaket zählen und somit hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeitenden Ihres aktuellen Pakets berücksichtigt werden müssen.
- Legen Sie zunächst das benötigte Mitarbeitendenprofil an. Achten Sie darauf, den fiktiven Mitarbeitenden in der Anstellungsart Extern anzulegen, damit dieser vom System klar von internen Mitarbeitenden unterschieden wird.
Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeitendenprofilen finden Sie hier. - Im nächsten Schritt ist es unbedingt notwendig, die Zugriffsberechtigungen zu definieren, die externe Recruiter innerhalb Ihres Personio-Accounts erhalten sollen. Dazu müssen sowohl die Mitarbeitendenrollen als auch die Recruiting-Rollen entsprechend konfiguriert werden.
Mitarbeitendenrollen konfigurieren:
Legen Sie eine neue Mitarbeitendenrolle an. Diese Rolle soll künftig neben der Systemrolle Alle Mitarbeitenden bestehen und alle internen Mitarbeitenden umfassen. Geben Sie dieser "Kopie" einen Namen, z. B. Alle internen Mitarbeiter, und erteilen Sie der Rolle die Zugriffsrechte, die interne Mitarbeiter in Ihrem Account erhalten sollen.
Konfigurieren Sie anschließend die Systemrolle Alle Mitarbeitenden so restriktiv wie möglich. Erteilen Sie dieser Rolle ausschließlich Zugriffsrechte, welche für externe Recruiter gelten sollen. Dies ist notwendig, da die Rolle als Basisrolle fungiert und somit standardmäßig jeder mitarbeitenden Person automatisch zugewiesen ist.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeitendenrollen konfigurieren.
Recruiting-Rolle konfigurieren:
Über die Recruiting-Rollen können Sie im nächsten Schritt festlegen, welche Rechte Personen externe Recruiter innerhalb des Recruiting-Bereichs Ihres Accounts erhalten. Legen Sie dazu unter Einstellungen > Recruiting > Rollen die Recruiting-Rolle "Externes Recruiting" an und definieren Sie die passenden Zugriffsrechte. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Recruiting-Rollen konfigurieren.
Hinterlegen Sie die externen Recruiter anschließend als Verantwortliche in den gewünschten Stellen und weisen Sie ihnen die soeben konfigurierte Recruiting-Rolle zu. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Artikel Mitarbeitenden über Recruiting-Rollen Zugriff auf Bewerbungen gewähren. - Versenden Sie im letzten Schritt die Einladungs-E-Mail zu Personio an das externe Recruiting.
Die Recruiter können nun im System manuell Bewerbendenprofile anlegen. Um tracken zu können, woher diese Bewerbenden stammen, muss wiederum auch der Kanal hinterlegt werden. Das bedeutet, dass sich die bearbeitende Recruiting-Person in jedem Bewerbendenprofil als Kanal bzw. Quelle vermerken sollte (siehe Option A).
Beachten Sie bitte, dass für Option B die korrekte und umsichtige Konfiguration der Mitarbeitendenrollen unerlässlich ist. Wenn Sie bei der Einrichtung dieser Option Unterstützung benötigen, gehen Sie zu Hilfe in Ihrem Personio- Account und kontaktieren Sie unser Support-Team.