In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Software von ZEP mit Personio integrieren und damit Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung erleichtern. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über alle notwendigen Voraussetzungen und eine Anleitung zur Einrichtung der Integration über die Personio Anwesenheits-API.

Was ist ZEP?

Übermitteln Sie mit ZEP Zeiten automatisiert und zuverlässig an Personio. ZEP ist die seit dem Jahr 2000 bewährte, webbasierte Lösung zur Zeiterfassung für projektorientiertes Arbeiten von heute mehr als 1.300 mittelständischen Unternehmen. Sie können sich zwischen den Lösungen ZEP Clock und ZEP entscheiden. ZEP Clock wird von vielen Unternehmen eingesetzt, die Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiten erfassen müssen oder wollen. ZEP wird von Unternehmen eingesetzt, die als Dienstleister ihre Zeiten auf Projekte oder Aufträge buchen und die Aufwände ihren Kunden gegenüber nachweisen bzw. abrechnen müssen.

Mit den Produkten ZEP Clock und ZEP erwerben Sie ausgereifte Software-Lösungen zur Erfassung von Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten. Die Lösungen von ZEP sind in jedem Webbrowser aufrufbar und können sowohl am Arbeitsplatz als auch unterwegs bedient werden Mit mehr als 22 Jahren Erfahrung bringt ZEP eine große Auswahl an Funktionen mit sich und kann noch dazu flexibel modular an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Wie kann ich die Integration von ZEP und Personio einrichten?

Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Aktivierungsprozess in Personio zu starten:

1. Gehen Sie zum Marketplace und suchen Sie nach der Integration.
2. Klicken Sie auf die Integration, um den Drawer mit weiteren Details zu öffnen.
3. Wählen Sie Verbinden, um den Aktivierungsprozess zu starten.
4. Klicken Sie auf Neue Zugriffsdaten generieren.
5. Kopieren Sie die Client-ID und das Secret und klicken Sie auf Website öffnen, um die Einrichtung in der Serviceumgebung des Partners abzuschließen.

Die Konfiguration der Schnittstelle zwischen ZEP und Personio erfolgt in ZEP unter Administration > Einstellungen > Personio. Für die Einrichtung können Sie zwischen zwei verschiedenen Einstellungen wählen.

Einstellung 1: Employee-IDs mittels Email-Adresse abgleichen

Damit die Zeitbuchungen eines Benutzers bei der Synchronisation in Personio richtig zugeordnet werden, muss bei jedem ZEP-Benutzer dessen Personio Employee-ID hinterlegt werden. Die Personio Employee-ID kann dazu bei jedem Benutzer manuell in ZEP hinterlegt werden. Um den manuellen Aufwand zu minimieren, unterstützt die Personio-Task die automatische Ermittlung und Übernahme von Personio Employee-IDs anhand der Email-Adresse.

Ist ein Nutzer sowohl in ZEP als auch in Personio mit identischer Email-Adresse angelegt, so übernimmt die Task automatisch die Employee-ID des Personio-Nutzers für den ZEP-Nutzer. Diese automatische Übernahme kann aktiviert bzw. deaktiviert werden. Bei der Synchronisation werden nur Zeitbuchungen von ZEP-Benutzern mit gesetzter Personio-ID berücksichtigt. Änderungen an Zeitbuchungen werden in ZEP erst ab dem Zeitpunkt protokolliert, zu dem die Employee-ID des Benutzers in ZEP gesetzt wurde.

Einstellung 2: Zeitbuchungen tageweise aggregieren

Ist diese Option gewählt, so aggregiert ZEP die Zeitbuchungen eines Tages auf eine einzelne Personio Anwesenheit mit entsprechender Dauer und ggf. Pausenabzug. Ist diese Option nicht gewählt, so werden alle Zeitbuchungen eines Mitarbeiters je Tag an Personio übertragen. In diesem Fall gibt es in Personio zu jeder ZEP Zeitbuchung eine entsprechende Anwesenheit.

Einrichten der Personio-Task

Die Personio-Task wird in ZEP unter Administration > System > Tasks eingeplant. Klicken Sie hier auf den Link Neue Task anlegen und wählen Sie die Task Synchronisation von Zeitbuchungen mit Personio. Danach müssen Sie noch angeben, in welchen Zeitintervallen die Task ausgeführt werden soll. Haben Sie bei den Einstellungen die Option Employee-Ids mittels Email-Adresse abgleichen aktiviert, so sollten Sie die Task jetzt einmal manuell starten. Dadurch werden die Personio Employee-IDs anhand der Email-Adressen ermittelt und zugeordnet. Änderungen an Zeitbuchungen werden ab dann für die Synchronisation mit Personio protokolliert.

Welche Daten werden übertragen?

In ZEP erfasste Zeitbuchungen werden regelmäßig an Personio übertragen und dort als Anwesenheiten abgebildet. Die Synchronisation der Zeiterfassungen erfolgt über eine ZEP Scheduler-Task, die zur regelmäßigen Ausführung zeitlich eingeplant werden kann. Bei Ausführung der Task werden alle seit der letzten Ausführung neu angelegten, geänderten oder gelöschten Zeiterfassungen je Benutzer ermittelt und mit den Anwesenheiten in Personio entsprechend abgeglichen.

Welche Kosten fallen an?

ZEP bietet Ihnen die Produkte ZEP Clock und ZEP an. ZEP Clock können Sie ab 1€ pro User pro Monat erwerben. Der Preis für ZEP wird je nach Funktionsumfang und ausgewählten Modulen berechnet.

Wen kontaktiere ich bei ZEP?

Bei Fragen oder Feedback zur Integration freut sich das Team von ZEP auf Ihre Anfragen unter +49 7156 43623-22 und berät Sie gern.