ZEP

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Software von ZEP mit Personio integrieren und damit Ihren Mitarbeitern die Zeiterfassung erleichtern. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über alle notwendigen Voraussetzungen und eine Anleitung zur Einrichtung der Integration über die Personio Anwesenheits-API.

 

Was ist ZEP?

Zeiten automatisiert und zuverlässig mit ZEP an Personio übermitteln. ZEP steht für Zeit Erfassung für Projekte und ist die seit dem Jahr 2000 bewährte, webbasierte Lösung für projektorientiertes Arbeiten. Sie können sich zwischen den Lösungen ZEP clock und ZEP entscheiden. ZEP Clock wird von vielen Unternehmen eingesetzt die Arbeitszeit erfassen müssen oder wollen. ZEP wird von Unternehmen eingesetzt, die Projekt-/Auftragsorientiert arbeiten und die Leistung ihren Kunden gegenüber nachweisen bzw. abrechnen müssen

Mit den Produkten von ZEP erwerben Sie eine webbasierte Software zur Erfassung von Arbeitszeiten mit oder ohne Projektbezug. Hierfür wird nur ein Webbrowser benötigt wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen Anwendungen ist keine weitere Installation von Software auf dem Computer notwendig.

 

Wie kann ich die Integration von ZEP und Personio einrichten?

Für das Einrichten der Integration von ZEP und Personio benötigen Sie folgende Information aus Ihrem Personio Account:

  • Client ID
  • Client Secret

Um die Client ID und das Client Secret zu generieren, navigieren Sie zu Einstellungen > API > Zugriffsdaten. Wählen Sie hier Neue Credentials generieren aus.

Credentials_generieren.png

Automatisch startet der Download einer Datei, die Ihre Zugriffsdaten für die Schnittstelle beinhaltet.

API_Credentials.png

Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Befehl Neue Credentials generieren Ihre bisherigen Credentials ihre Gültigkeit verlieren.

Die Konfiguration der ZEP Personio Schnittstelle erfolgt in ZEP unter Administration > Einstellungen > Personio. Für die Einrichtung können Sie zwischen zwei verschiedenen Einstellungen wählen.

Option 1: Employee-Ids mittels Email-Adresse abgleichen

Damit die Zeitbuchungen eines Benutzers bei der Synchronisation in Personio richtig zugeordnet werden, muss bei jedem ZEP-Benutzer dessen Personio Employee-ID hinterlegt werden. Die Personio Employee-ID kann dazu bei jedem Benutzer manuell in ZEP hinterlegt werden. Um den manuellen Aufwand zu minimieren, unterstützt die Personio-Task die automatische Ermittlung und Übernahme von Personio Employee-IDs anhand der Email-Adresse.

Ist ein Benutzer sowohl in ZEP als auch in Personio mit identischer Email-Adresse angelegt, so übernimmt die Task automatisch die Employee-ID des Benutzers in den ZEP-Benutzer Diese automatische Übernahme kann über die Option aktiviert bzw. deaktiviert werden. Bei der Synchronisation werden nur Zeitbuchungen von ZEP-Benutzern mit gesetzter Personio-ID berücksichtigt. Änderungen an Zeitbuchungen werden in ZEP erst ab dem Zeitpunkt protokolliert, zu dem die Employee-ID des Benutzers in ZEP gesetzt wurde.

Option 2: Zeitbuchungen tageweise aggregieren

Ist diese Option gewählt, so aggregiert ZEP die Zeitbuchungen eines Tages auf eine einzelne Personio Attendance mit entsprechender Dauer und ggf. Pausenabzug. Ist diese Option nicht gewählt, so werden alle Zeitbuchungen eines Mitarbeiters je Tag an Personio übertragen. Dadurch gibt es in Personio zu jeder ZEP Zeitbuchung eine entsprechende Attendance.

Einrichten der Personio-Task

Die Personio-Task wird in ZEP eingeplant unter Administration > System > Tasks. Klicken Sie hier auf den Link Neue Task anlegen und wählen Sie die Task Synchronisation von Zeitbuchungen mit Personio. Danach müssen Sie noch angeben, in welchen Zeitintervallen die Task ausgeführt werden soll. Haben Sie bei den Einstellungen die Option Employee-Ids mittels Email-Adresse abgleichen aktiviert, so sollten Sie die Task jetzt einmal manuell starten. Dadurch werden die Personio Employee-IDs anhand der Email-Adressen ermittelt und zugeordnet. Änderungen an Zeitbuchungen werden ab dann für die Synchronisation mit Personio protokolliert.

 

Welche Daten werden übertragen?

In ZEP erfasste Zeitbuchungen werden dabei regelmäßig an Personio übertragen und dort als
Attendances abgebildet. Die Synchronisation der Zeitbuchungen erfolgt über eine ZEP Scheduler-Task, die zur regelmäßigen Ausführung zeitlich eingeplant werden kann.Bei Ausführung der Task werden alle seit der letzten Ausführung neu angelegten, geänderten oder gelöschten Zeitbuchungen je Benutzer ermittelt und mit den Attendances in Personio entsprechend
abgeglichen.

 

Welche Kosten fallen an?

ZEP bietet Ihnen die Produkte ZEP Clock und ZEP an. ZEP Clock können Sie ab 1€ pro User pro Monat erwerben. Der Preis für ZEP wird je nach Funktionsumfang und ausgewählten Modulen berechnet.

 

Wen kontaktiere ich bei ZEP?

Bei Fragen oder Feedback zur Integration wenden Sie sich bitte an Frau Zürn und Frau Eggert +49 7156 43623-22.

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der Anwesenheits-API das Enterprise Paket von Personio benötigen.

 

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