In diesem Artikel werden die Funktionen erläutert, die im Bewerbungsprofil verfügbar sind.
Was ist das Bewerbungsprofil?
Wie wird ein Bewerbungsprofil erstellt?
Wenn Sie eine Online-Bewerbung erhalten, erstellt Personio automatisch ein Profil. Sie können Bewerbungen für sich Bewerbende auch manuell erstellen. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Bewerbungen an Personio zu übertragen.
Hinweis
Wenn sich eine Person auf mehrere Stellen bewirbt, erscheint eine Warnmeldung in ihrem Bewerbungsprofil. Weitere Informationen zu Mehrfachbewerbungen von Bewerbenden
Wofür kann ich das Bewerbungsprofil nutzen?
Das Bewerbungsprofil enthält wichtige Informationen über die sich bewerbende Person, etwa personenbezogene Daten und andere Informationen im Zusammenhang mit der Stelle.
Sie können alle Aspekte der Bewerbung über das Bewerbungsprofil verwalten. Die einzelnen Reiter haben verschiedene Funktionen.
Auf das Bewerbungsprofil zugreifen
Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerbungen, um auf das Bewerbungsprofil zuzugreifen. Dadurch wird die Bewerbungsliste geöffnet. Klicken Sie auf die Zeile mit den Details der sich bewerbenden Person. Bei Bedarf können Sie mit den Filtern die angezeigten Bewerbenden eingrenzen.
Oben im Profil finden Sie den Namen der sich bewerbenden Person, die Stelle, für die sie sich bewirbt, und ihre E-Mail-Adresse.
Tipp
Klicken Sie auf den Titel der Stelle, für die sich die Person bewirbt, um zu den Stellendetails zu gelangen.
Reiter im Bewerbungsprofil
Der Reiter Übersicht
Der Reiter Übersicht enthält eine Zusammenfassung aller Prozesse, die seit Eingang der Bewerbung stattgefunden haben, einschließlich aller Statusänderungen und eingegangenen Feedback-Kommentare.
Profil
Der Reiter Profil enthält die Abschnitte Bewerbendendaten und Dokumente.
Bewerbendendaten
Der Abschnitt Bewerbendendaten enthält alle relevanten Attribute der sich bewerbenden Person. Dazu gehören vordefinierte Attribute und auch alle individuellen Attribute, die Sie erstellen. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Bewerbendenattributen.
Um die Informationen im Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Klicken Sie auf Weitere Informationen, um die individuellen Bewerbendenattribute zu bearbeiten.
Dokumente
Der Abschnitt Dokumente enthält:
- Dateien, die Sie als E-Mail-Anhang über das Online-Bewerbungsformular erhalten, oder
- Dateien, die Sie direkt in das Bewerbungsprofil hochgeladen haben.
Sie können die Dokumentenkategorie für jede Datei anzeigen, zum Beispiel „Lebenslauf“ oder „Anschreiben“. Auf der rechten Seite wird eine Vorschau der Datei angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Dokumente herunterzuladen und als Vorschau in einem neuen Browser-Reiter zu öffnen.
Um weitere Dokumente hochzuladen oder Dateien zu löschen, klicken Sie auf das Stiftsymbol. Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt hochladen. Jedem Dokument muss die entsprechende Dokumentkategorie zugewiesen sein.
Hinweis
Die Zugriffsrechte auf die Bewerbendendokumente werden über Recruiting-Rollen definiert. Sie können den beteiligten Mitarbeitenden für verschiedene Dokumentkategorien unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte zuweisen.
Interviews
Auf dem Reiter Interviews können Sie Interviews planen und speichern. Alle Teilnehmenden erhalten eine E-Mail-Einladung zum Interview, sofern die entsprechende Option in den Recruiting-Einstellungen aktiviert ist. Sie können das Interview auch mit einem Evaluationsbogen verknüpfen, um nach dem Interview das Feedback anderer einzuholen.
Sie müssen der sich bewerbenden Person von diesem Bereich aus eine Einladung senden.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Interview-Termine mit Kalender-Integration oder ohne Kalender-Integration planen können.
Nachrichten
Unter dem Reiter Nachrichten können Sie mit Bewerbenden per E-Mail kommunizieren. So können Sie beispielsweise etwas mit einer sich bewerbenden Person abklären oder nach weiteren Informationen fragen. In diesem Bereich finden Sie auch die gesamte Nachrichtenhistorie.
Eingehende E-Mails werden automatisch anhand der E-Mail-Adresse zugewiesen. Diese werden dann in die Nachrichtenhistorie der entsprechenden Bewerbung aufgenommen.
Wenn es eine neue, ungelesene Nachricht gibt, erscheint sowohl im Bewerbungsprofil als auch in der Bewerbungsliste ein blauer Punkt. Wenn die entsprechenden Einstellungen für Ihre Recruiting-Rolle festgelegt wurden, erhalten Sie auch eine Inbox-Benachrichtigung über die neue Nachricht.
Nachrichtenstatus
Nachdem Sie eine Nachricht gesendet haben, wird sie mit ihrem aktuellen Status auf dem Reiter Nachrichten angezeigt. In der folgenden Tabelle finden Sie einen Überblick über die einzelnen Status.
| Status | Details |
| Wird gesendet |
Personio sendet die Nachricht:
Wenn diese Schritte abgeschlossen sind, wird der Status Gesendet angezeigt. Falls die E-Mail nicht gesendet werden kann, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Klicken Sie auf Nochmal versuchen. |
| Geplant |
Das Senden der Nachricht ist für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit geplant. Am geplanten Datum wird der Status Sendend angezeigt. Der Versand kann jedoch bis zu zwei Stunden ab der geplanten Zeit dauern. |
| Verschickt | Personio hat die Nachricht zum angezeigten Zeitpunkt erfolgreich versendet. Je nach Drittanbieter kann es sein, dass die sich bewerbende Person sie erst etwas später erhält. |
Eine Nachricht neu zuweisen
Eine falsch zugeordnete Nachricht kann manuell einer anderen Bewerbung zugeordnet werden. Navigieren Sie dazu zum Reiter Nachrichten und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben der Nachricht.
Für die Nachricht wird der ursprüngliche Verarbeitungsstatus beibehalten. Ist die Aufgabe noch geöffnet, erscheint die Nachricht auch im neuen Profil mit einem blauen Punkt. Ist die Aufgabe bereits geschlossen, erscheint die Nachricht in der Nachrichten-Historie ohne spezielle Markierung.
Wenn sich die E-Mail Adresse einer bestehenden sich bewerbenden Person ändert, werden eingehende Nachrichten von dieser Person unter dem Reiter Zuzuweisende Nachrichten angezeigt. Hier können Sie die Nachrichten dem richtigen Profil zuordnen, indem Sie auf Zuweisen klicken und eine sich bewerbende Person aus der Liste auswählen. Nachrichten von Bewerbenden, die bereits akzeptiert oder abgelehnt wurden, werden ebenfalls in diesem Ordner gespeichert.
Der Reiter Evaluationen
Der Reiter Evaluationen bietet einen Überblick über alle bisher erstellten Evaluationen. Weitere Informationen zu Evaluationsbögen zu Bewerbenden
Kommentare
Auf dem Reiter Kommentare können Sie neue interne Kommentare schreiben und bestehende Kommentare speichern.
Abhängig von Ihren Einstellungen erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein Kommentar eingegeben wird. Ungelesene Kommentare werden auch in den geöffneten Aufgaben des Reiters Übersicht angezeigt.
Angebot
Sie können die Stellenangebote von sich bewerbenden Personen unter dem Reiter Angebot verwalten. Weitere Informationen zum Erstellen eines Angebots mit Vertrag oder ohne Vertrag.
Sobald Sie eine Einigung mit der sich bewerbenden Person erzielt und sie akzeptiert haben, wird automatisch ein Mitarbeitendenprofil erstellt. Dieses Profil bleibt mit der Bewerbung verknüpft. Die gespeicherten Bewerbendendokumente erscheinen im Abschnitt Dokumente des neuen Mitarbeitendenprofils.
Zugriff
Auf dem Reiter Zugriff finden Sie die Mitglieder des Recruitingteams. Sie legen die Mitglieder des Recruitingteams fest, wenn Sie eine Stelle anlegen. Sie können auch anderen Mitarbeitenden Zugriff auf die Bewerbung gewähren.
Tags und Priorisierung
Ein Tag zu einem Profil hinzufügen
Bewerbungs-Tags können an Bewerbungsprofile angehängt werden.
Wenn Sie ein Tag hinzufügen, erscheint es unter der Überschrift des Bewerbungsprofils. Sie können das Tag auch in der Bewerbungsliste sehen (wenn Sie die Spalte Tags ausgewählt haben).
Weitere Informationen zur Verwendung von Bewerbungs-Tags
Vorrangige Bewerbungen markieren
Sie können auf das Markierungssymbol neben dem Namen einer sich bewerbenden Person klicken, die Sie hervorheben möchten. Anschließend können Sie die Bewerbungsliste nach vorrangigen Bewerbenden filtern.
Aktionen vom Bewerbungsprofil aus durchführen
Feedback anfordern
Den Button Feedback anfordern finden Sie oben rechts im Bewerbungsprofil. Hier können Sie die folgenden Arten von Feedback bei Mitarbeitenden anfragen:
- Kommentare: Sie können einen Kommentar anfragen, um die Eindrücke Ihrer Mitarbeitenden von der sich bewerbenden Person zu sammeln. Beispielsweise können Sie die Anfrage stellen, den Lebenslauf einer sich bewerbenden Person im Voraus zu überprüfen. Alle Kommentare werden dann auf dem Reiter Kommentare angezeigt.
- Evaluationen: Sie können eine andere Person bitten, einen Evaluationsbogen für die sich bewerbende Person auszufüllen. Die Ergebnisse werden unter dem Reiter Evaluationen angezeigt.
Tipp
Alle Feedback-Anfragen werden in der Inbox der Person angezeigt, die Feedback gibt. Sie werden auch unter dem entsprechenden Reiter des Bewerbungsprofils angezeigt. Sobald ein Kommentar oder eine Evaluation eingereicht wurde, ist die Aufgabe abgeschlossen.
Ein Interviewtermin vereinbaren
Den Button Interview planen finden Sie oben rechts im Bewerbungsprofil. Hier können Sie direkt Termine für Interviews vereinbaren.
Weitere Aktionen
Den Button mit dem Dreipunktsymbol finden Sie oben rechts im Bewerbungsprofil. Hier können Sie Folgendes tun:
- Die Bewerbung anonymisieren: Die Bewerbungsdaten werden anonymisiert, können aber weiterhin in anonymisierter Form für Ihre Berichte verwendet werden.
- Die Bewerbung löschen: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Die sich bewerbende Person einer anderen Stelle zuweisen: Sie können die sich bewerbende Person einer anderen Stelle zuweisen. Die Bewerbendendaten werden aufbewahrt.
Hinweis
Sowohl das Löschen als auch die Anonymisierung von Bewerbungen sind irreversibel. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden; anonymisierte Bewerbungsdaten bleiben Ihnen allerdings für Ihre Berichte erhalten. Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen im Recruiting-Bereich
Bewerbende zwischen Phasen verschieben
Um sich Bewerbende zwischen Recruiting-Phasen zu verschieben, klicken Sie oben rechts auf den Button mit der aktuellen Phase, z. B. „Screening“.
Erfahren Sie mehr über das Verschieben von Bewerbenden zwischen Recruiting-Phasen.
Der sich bewerbenden Person absagen
Sie können den Button Absagen anklicken, um die Bewerbung einer Person zu beenden, entweder weil die sich bewerbende Person ihre Bewerbung zurückgezogen hat oder weil Ihr Unternehmen beschlossen hat, die Person abzulehnen.
Weitere Informationen zum Absagen während des Bewerbungsprozesses
Bewerbungslink kopieren
Sie können den Button Bewerbungslink kopieren verwenden, um die URL der Bewerbung in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Sie können den Link dann beispielsweise an andere Mitarbeitende senden, die Zugriff auf diese Bewerbung haben.