Das Bewerberprofil

In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die verschiedenen Funktionen, die Ihnen im Bewerberprofil zur Verfügung stehen.

 

Verwaltung von Bewerbungen

Für alle Online-Bewerbungen, die bei Ihnen eingehen, werden automatisch Bewerberprofile erstellt und den entsprechenden Stellenausschreibungen zugeordnet.  Bewerberprofile können zusätzlich manuell über Recruiting > Stellenbeschreibungen > Bewerber hinzufügen angelegt werden. Eine genaue Beschreibung, über welche Wege Bewerbungen in das Recruiting Tool gelangen, finden Sie hier.

Innerhalb einer Stellenausschreibung finden Sie dann alle Bewerberprofile. Klicken Sie auf den Namen des Bewerbers um das entsprechende Bewerberprofil aufzurufen. Navigieren Sie dort direkt in die entsprechenden Bereiche, um diese zu verwalten. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über alle Optionen, die Ihnen dabei zur Verfügung stehen.

Bewirbt sich ein Kandidat auf mehrere Stellen, wird jeweils ein Profil angelegt. Alle Profile werden mit einem entsprechenden Hinweis und Links auf die anderen Bewerbungen versehen.

Bewerberprofil_verwalten.png

(1) Übersicht: Hier werden Ihnen alle Vorgänge seit Bewerbungseingang zusammengefasst dargestellt, unter anderem Statusänderungen oder hinterlegte Feedback-Kommentare.

(2) Profil: Im Reiter Profil finden Sie die Sektionen Profil, Personalinformationen und Dokumente. Im letzteren Bereich sehen Sie alle Bewerbungsunterlagen, die als Anhänge über die Online-Bewerbungsmaske oder per E-Mail gesendet wurden oder durch Sie direkt im Profil hochgeladen wurden. Unter dem Bewerbernamen erscheint Lebenslauf öffnen, wenn diesem die entsprechende Kategorie zugeordnet wurde, ansonsten erscheint hier Dokumente. In den beiden anderen Sektionen werden Ihnen alle Bewerberinformationen angezeigt, die Sie zuvor über das Bewerbungsformular abgefragt haben. Neben den vordefinierten Attributen haben Sie auch die Möglichkeit weitere Attribute zur Pflege von Bewerberinformationen anzulegen und diese direkt über das Bewerbungsformular abzufragen oder manuell zu ergänzen. Um Mitarbeitern nur gezielten Einblick in den Bewerberprozess zu gewähren, vergeben Sie unter Einstellungen > Recruiting > Rollen separate Zugriffsrechte für die Sektionen Profil und Personalinformationen.

(3) Interviews: Erstellen Sie hier Interview-Termine und speichern diese direkt ab. Sofern in den allgemeinen Recruiting-Einstellungen aktiviert, erhalten alle Teilnehmer eine Termineinladung via E-Mail. Verknüpfen Sie das Interview optional mit einem Evaluationsbogen, um im Nachgang Feedback zum Bewerber von allen Teilnehmern zu erhalten. Wie Sie in Personio Interviews erstellen und planen erfahren Sie hier.

(4) Evaluationen: Um strukturiertes Feedback von allen Mitarbeiter einzuholen, die am Interview-Prozess beteiligt sind, haben Sie hier die Möglichkeit standardisierte Evaluationsbögen zu erstellen.

(5) Nachrichten: Um mit Bewerbern via E-Mail zu kommunizieren, begeben Sie sich zum Reiter Nachrichten. Verfassen Sie hier gänzlich neue E-Mails oder wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus. Falls Sie die Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt versenden möchten, terminieren Sie den Versand der Nachricht. Im Nachrichtenverlauf können Sie die die gesamte Bewerberkommunikation einsehen. Mehr Informationen zur E-Mail-Konfiguration finden Sie hier. Sobald der Bewerber Ihnen antwortet, ist dies über einen roten Punkt neben dem Namen des Bewerbers gekennzeichnet. Sofern in den Recruiting-Rollen definiert, werden Sie zusätzlich via E-Mail-Benachrichtigung über eingehende Nachrichten informiert. 

Sollte ein bereits angelegter Bewerber seine E-Mail-Adresse wechseln, landet die E-Mail in der Recruiting-Inbox und kann über Verarbeiten > Bestehender Bewerbung zuweisen im betreffenden Profil hinterlegt werden. Nachrichten, die Sie von bereits akzeptierten oder abgelehnten Bewerbern erhalten, finden Sie ebenfalls in der Inbox.

(6) Notizen: Nutzen Sie die Option Notizen zur internen Kommunikation bzw. zum Hinterlegen von Feedback-Kommentaren. Je nach Einstellung, werden Sie per E-Mail informiert, sobald ein Kommentar hinterlegt wurde.

(7) Angebot: Sollte Sie der Kandidat während des gesamten Bewerbungsprozess überzeugt haben, können Sie im nächsten Schritt die Angebotserstellung in Personio verwalten. Generieren Sie dazu über Angebote Vertragsangebote auf Basis einer Vorlage. Wie Sie Angebote für Bewerber erstellen, erfahren Sie hier. Sobald Sie sich mit dem Kandidaten geeinigt haben, haben Sie die Möglichkeit den Bewerber zu akzeptieren. Dadurch wird automatisch ein Mitarbeiterprofil angelegt, das mit dem Bewerberprofil verknüpft bleibt. Die gespeicherten Bewerberdokumente werden mit dem Akzeptieren des Bewerbers direkt in den Dokumenten des neuen Mitarbeiterprofils unter Bewerbungsunterlagen angelegt.

(8) Zugriff: Hier werden Ihnen alle Mitarbeiter aufgelistet, die zusätzlich zu den Verantwortlichen der Stellenausschreibung Zugriff auf die Bewerbung haben. Dieser Zugriff kann hier auch direkt entfernt werden.

(9) Feedback: Unter Feedback einholen haben Sie die Möglichkeit, einen formlosen Feedback-Kommentar von einem Kollegen anzufragen; bspw. mit der Bitte, vorab den Lebenslauf zu prüfen. Anschließend finden Sie unter dem Reiter Notizen alle Feedback-Kommentare zu dem Bewerber.

(10) Markieren: Fügen Sie bei Bedarf Bewerbertags via Klick auf Markieren hinzu. Markieren Sie dadurch bspw. Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern. Über die Bewerberliste unter Bewerbungen lassen sich die jeweiligen Bewerbergruppen im Verlaufe des weiteren Recruiting-Prozesses identifizieren.

(11) Weitere Aktionen: Sollte der Bewerber für eine andere Stellenausschreibung besser geeignet sein, ordnen Sie den Bewerber unter weitere Aktionen > Diesen Bewerber einer anderen Stellenausschreibung zuweisen einer anderen Stellenanzeige zu. Anonymisieren oder löschen Sie die Daten des Bewerbers über Bewerbung anonymisieren oder Bewerbung löschen, bspw. wenn der Bewerber ausdrücklich die unverzügliche Entfernung aller personenbezogenen Daten fordert.

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(12) Bewerber in Phasen verschieben: Erfüllt der Bewerber die ersten, grundsätzlichen Anforderungen, erfolgt im nächsten Schritt des Bewerbungsprozesses eine Einladung zum Telefongespräch. Verschieben Sie den Bewerber dazu in die entsprechende Recruiting-Phase. Wie Sie in Personio Phasen anlegen, erfahren Sie hier.

Bewerber_in_Phasen_verschieben.png

(13) Absage: Unabhängig von Ihrem Bewerbungsprozess haben Sie über Absage jederzeit die Möglichkeit, dem Bewerber abzusagen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass das Löschen sowie die Anonymisierung von Bewerbern irreversibel ist. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, jedoch bleiben Ihnen im Falle einer Anonymisierung die Bewerberdaten für Ihre Berichte erhalten.

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