Das Bewerberprofil

 

In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht über die verschiedenen Funktionen, die Ihnen im Bewerberprofil zur Verfügung stehen.

 

Verwaltung von Bewerbungen

Personio erstellt für alle Online-Bewerbungen, die bei Ihnen eingehen, automatisch Bewerberprofile und ordnet sie den jeweiligen Stellen zu.  Sie können Bewerberprofile auch manuell erstellen, indem Sie auf Recruiting > Bewerbungen > Bewerbung anlegen klicken. Eine genaue Beschreibung der Wege, über die Bewerbungen in das Recruiting-Tool gelangen, finden Sie hier.

Alle Bewerberprofile sind dann direkt aus der zugehörigen Stelle zugänglich. Klicken Sie auf den Namen eines Bewerbers, um das betreffende Bewerberprofil zu öffnen. Navigieren Sie dort direkt in die entsprechenden Bereiche des Profils, um diese zu verwalten. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über alle Optionen, die Ihnen im Profil zur Verfügung stehen.

Bewirbt sich ein Kandidat auf mehrere Stellen, wird jeweils ein Profil angelegt. Alle Profile werden mit einem entsprechenden Hinweis und Links auf die anderen Bewerbungen versehen. 

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(1) Übersicht: Hier werden Ihnen alle Vorgänge seit Bewerbungseingang zusammengefasst dargestellt, unter anderem Statusänderungen oder offene sowie hinterlegte Feedback-Kommentare. Sehen Sie nun auch für ausgefüllte Feedbacks, wann und von welchem Mitarbeiter sie angefragt wurden.

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(2) Profil: Im Reiter Profil finden Sie die Bereiche Bewerberinformationen und Dokumente.
Die Bewerberinformationen umfassen die Details, die Sie zuvor über das Bewerbungsformular abgefragt haben. Sie enthalten die Bewerberattribute, die Sie unter Einstellungen > Recruiting > Attribute hinzugefügt haben. Neben den vordefinierten Attributen können Sie auch benutzerdefinierte Attribute zur Erfassung von Bewerberinformationen anlegen, die Sie dann direkt über das Bewerbungsformular abfragen oder manuell einfügen können. Um die Informationen im Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Die Systemattribute sind sofort sichtbar. Klicken Sie auf Mehr Informationen, um auch Ihre benutzerdefinierten Bewerberattribute zu bearbeiten.

Um Mitarbeitern nur beschränkt Einblick in bestimmte Aspekte des Bewerbungsprozesses zu gewähren, vergeben Sie unter Einstellungen > Recruiting > Rollen separate Zugriffsrechte für die Bereiche Bewerberprofil und Personalinformationen. Beachten Sie bereits beim Anlegen von benutzerdefinierten Bewerberattributen, in welchem Bereich Sie die jeweilige Information speichern. 

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Im Bereich Dokumente liegen alle Dateien,
die als Anhänge über die Online-Bewerbungsmaske oder per E-Mail gesendet oder von Ihnen direkt ins Bewerberprofil hochgeladen wurden. Sie sehen direkt, für welche Kategorien Dateien vorliegen, und erhalten eine Vorschau der jeweiligen Dokumente. Klicken Sie auf die Pfeil-Buttons über dem Vorschaufenster, um innerhalb einer Dokumentkategorie zwischen den einzelnen Dateien zu wechseln. Sie können die Dokumente zudem herunterladen oder als Vorschau in einem neuen Browser-Tab öffnen. 

Um weitere Dokumente hochzuladen oder Dokumente zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Symbol. Sie können Dokumente einzeln oder gesammelt per Klick oder per Drag-and-Drop hochladen. Schließlich können Sie auch den einzelnen Dokumenten die entsprechende Dokumentkategorie zuweisen. Beachten Sie, dass die Zugriffsrechte für Bewerberdokumente über die Recruiting-Rollen zugeteilt werden. Vergeben Sie für verschiedene Dokumentkategorien unterschiedliche Ansichts- und Bearbeitungsrechte für die involvierten Mitarbeiter. 

Wenn Sie den Recruiting-Prozess für Bewerber abschließen und sie einstellen, finden Sie im jeweiligen Bewerberprofil eine Verlinkung zum Mitarbeiterprofil. Erfahren Sie hier, wie Sie dem Bewerber ein Angebot unterbreiten und ein Mitarbeiterprofil erstellen. 

(3) Interviews: Erstellen Sie hier Interview-Termine und speichern sie diese direkt in Personio ab. Alle Teilnehmer erhalten per E-Mail eine Einladung zum Interview, sofern diese Option in den allgemeinen Recruiting-Einstellungen aktiviert ist. Verknüpfen Sie das Interview optional mit einem Evaluationsbogen, um im Nachgang von allen Teilnehmern Feedback zum Bewerber zu erhalten. Wie Sie in Personio Interviews erstellen und terminieren erfahren Sie hier.

(4) Nachrichten: Um mit Bewerbern via E-Mail zu kommunizieren, klicken Sie auf den Reiter Nachrichten. Hier finden Sie den gesamten Nachrichtenverlauf und haben zudem die Möglichkeit, neue E-Mails an den Bewerber zu verfassen und zu versenden. Eingehende E-Mails werden anhand der E-Mail-Adresse automatisch zugeordnet und in den Nachrichtenverlauf des entsprechenden Bewerberprofils aufgenommen. Bei Bedarf können Nachrichten manuell einem anderen Profil zugeordnet werden. Klicken Sie hierfür auf den Button mit den drei Punkten. Liegt eine neue, ungelesene Nachricht vor, erscheint sowohl im Bewerberprofil als auch in der Bewerbungsliste ein blauer Punkt. Sofern für Ihre Recruiting-Rolle entsprechend eingestellt, werden Sie zusätzlich via E-Mail-Benachrichtigung über die neu eingegangene Nachricht informiert. 

Bei Bedarf können versehentlich falsch zugeordnete Nachrichten über den Button mit den drei Punkten manuell einem anderen Profil zugeordnet werden. Dabei behält die Nachricht ihren ursprünglichen Bearbeitungsstatus: War das To-Do noch offen, erscheint die E-Mail auch im neuen Profil mit einem blauen Punkt. War das To-Do bereits geschlossen, wird die Nachricht ohne spezielle Markierung in den Nachrichtenverlauf eingeordnet.

Sofern Ihr Account über die Productivity-Plus Paketerweiterung verfügt, haben Sie die Möglichkeit für das Verfassen von Nachrichten E-Mail-Vorlagen zu nutzen und mit der Automation-Plus Erweiterung können Sie den Versand von Nachrichten für einen späteren Zeitpunkt terminieren. Mehr Informationen zur E-Mail-Konfiguration finden Sie hier

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Bewerbers ändert, landen seine Nachrichten in den Zuzuweisenden Nachrichten und können von dort dem betreffenden Profil zugeordnet werden. Klicken Sie hierfür auf Verarbeiten > Bestehendem Bewerber zuweisen. Nachrichten, die Sie von bereits akzeptierten oder abgelehnten Bewerbern erhalten, finden Sie ebenfalls in den Zuzuweisenden Nachrichten. 

(5) Evaluationen: Mit Personio können Sie standardisierte Evaluationsformulare erstellen, um von allen am Interview beteiligten Mitarbeitern strukturiertes Feedback zu sammeln. Unter diesem Reiter finden Sie außerdem eine Übersicht über alle bisher erstellten Evaluationen.

(6) Kommentare: Nutzen Sie die Option Kommentare zur internen Kommunikation bzw. zum Hinterlegen von Feedback. Je nach Rolleneinstellungen, werden Sie per E-Mail informiert, sobald ein Kommentar hinterlegt wurde. Ungelesene Einträge erscheinen zudem in der Übersicht offener To-dos in der Stellenübersicht.

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(7) Angebot: Wenn der Bewerber Sie während des gesamten Bewerbungsprozesses überzeugt hat, können Sie im nächsten Schritt die Angebotserstellung in Personio verwalten. Erstellen Sie hierfür aus einer Vorlage ein neues Vertragsangebot mit oder ohne Vertragsentwurf. Navigieren Sie hierfür zu Angebot. Hier erfahren Sie, wie Sie Angebote für Bewerber erstellen.

Sobald Sie sich mit einem Bewerber geeinigt haben, haben Sie die Möglichkeit ihn zu akzeptieren. Dadurch wird automatisch ein Mitarbeiterprofil angelegt, das mit dem Bewerberprofil verknüpft bleibt. Die gespeicherten Bewerbungsunterlagen werden im Bereich Dokumente des neuen Mitarbeiterprofils direkt unter der Kategorie Bewerbungsunterlagen angelegt, sobald der Bewerber akzeptiert wurde.

(8) Zugriff: Im Zugriff-Reiter sehen Sie auf einen Blick die Verantwortlichen für die Stelle, die in den Jobdetails festgelegt wurden. Außerdem können Sie weiteren Mitarbeitern Zugriff speziell auf das soeben geöffnete Bewerberprofil samt passender Recruiting-Rolle geben, ohne eine Evaluation oder ein Interview anlegen zu müssen – und diesen bei Bedarf wieder entziehen. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr dazu.

(9) Tag hinzufügen: Fügen Sie bei Bedarf Tags hinzu, indem Sie auf Tag hinzufügen klicken. Markieren Sie dadurch beispielsweise Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern. Über die Bewerberliste unter Bewerbungen lassen sich die jeweiligen Bewerbergruppen im Lauf des weiteren Recruiting-Prozesses identifizieren.

(10) Mit Flagge markieren: Top-Bewerber, die Sie besonders hervorheben wollen, können Sie mit einer Flagge markieren. Sie können die Bewerbungsliste außerdem nach den gewählten Bewerbern filtern oder über die Spalte Priorität sortieren.

(11) Stellendetails anzeigen: Über diesen Link werden Sie auf die Detailseite der Stellenanzeige geleitet. So können Sie z. B. kurz vor einem Interview das geplante Startdatum oder die Anforderungen an die zu besetzende Stelle noch einmal prüfen und diese mit dem Bewerberprofil abgleichen.

Der Link erscheint nur Mitarbeitern, denen eine Recruiting-Rolle zugewiesen ist, die mindestens über das Ansichtsrecht auf Stellen verfügt.

(12) Bewerberdokumente: Über diesen Button können Sie alle im Bewerberprofil hinterlegten Dokumente auf einmal öffnen und herunterladen.

(13) Feedback: Unter Feedback anfragen haben Sie die Möglichkeit, einen formlosen Feedback-Kommentar von einem Kollegen einzuholen, z. B. mit der Bitte, einen Lebenslauf vorab zu prüfen. Sie können der Anfrage eine beliebig lange Beschreibung hinzufügen. Anschließend finden Sie unter dem Reiter Kommentare alle Feedback-Einträge zum betreffenden Bewerber. Oder aber Sie wählen einen Evaluationsbogen aus, der zum Bewerber ausgefüllt werden soll. Die Ergebnisse erscheinen dann im Reiter Evaluationen.

Noch auszufüllende Evaluationsbögen bzw. offene Feedback-Kommentare werden dem Feedback-Geber zusätzlich zum To-do im Dashboard und in der Übersicht im Bewerberprofil auch direkt im jeweiligen Reiter (Evaluationen bzw. Kommentare) angezeigt. Sobald die jeweilige Evaluation abgegeben wurde, gilt die Aufgabe als erledigt.

(14) Aktionen-Button: Nutzen Sie den Button, um eine dieser Funktionen durchzuführen: 

  • Bewerbung anonymisieren: Die Bewerberdaten werden anonymisiert, können jedoch weiterhin in anonymisierter Form für Ihre Berichte genutzt werden. Erfahren Sie hier mehr darüber, welche Daten anonymisiert werden.
  • Bewerbung löschen: Die Bewerberdaten werden irreversibel gelöscht. Lesen Sie hier mehr dazu.
  • Einer anderen Stelle zuordnen: Sie können den Bewerber einer anderen Stelle zuweisen. Die Bewerberdaten bleiben erhalten.

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(15) Bewerberphase: Dieser Button zeigt die aktuelle Recruiting-Phase, in der sich der Bewerber befindet. Über Verschieben nach können Sie den Bewerber in eine spätere Phase des Recruiting-Prozesses verschieben. Wie Sie in Personio Recruiting-Phasen anlegen, erfahren Sie hier

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(16) Absage: Über Absage haben Sie unabhängig von den Bewerbungsabläufen Ihres Unternehmens jederzeit die Möglichkeit, die Bewerbung eines Bewerbers zu beenden. Weitere Informationen finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass die Anonymisierung von Bewerbern irreversibel ist. Die Daten können nicht wiederhergestellt werden, jedoch bleiben Ihnen im Falle einer Anonymisierung die Bewerberdaten für Ihre Berichte erhalten.

(17) Pfeil-Buttons: Nutzen Sie die Pfeile, um zwischen den Bewerberprofilen innerhalb der ausgewählten Stelle und Bewerberphase zu wechseln.

(18) Bewerbungslink kopieren: Über den Button Bewerbungslink kopieren haben Sie die Möglichkeit, die URL der Bewerbung in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Sie können den Link dann beispielsweise an Ihre Kollegen senden, die Zugriff auf diese Bewerbung haben.

 

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