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Dieser Artikel beschreibt, welche Möglichkeiten Sie haben, Administratoren in Genehmigungsprozesse einzubinden. Da Administratoren über allumfassende Bearbeitungsrechte verfügen, werden für sie in den meisten Fällen keine Genehmigungsprozesse ausgelöst. Eine Ausnahme bildet die Abwesenheitsanfrage.

Genehmigung der Abwesenheitsanfragen von Administratoren

Speziell für Abwesenheitsanfragen, wie beispielsweise Urlaub oder Krankheitstage, haben Admins die Option einen Genehmigungsprozess auszulösen oder zu überspringen. Nach der Auswahl der Abwesenheitsperiode muss die Entscheidung für jede Anfrage individuell getroffen werden.

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Falls Sie die Möglichkeit den Genehmigungsprozess zu überspringen für Ihre Administratoren ausschließen möchten und sie auch für andere Genehmigungsanfragen den üblichen Prozess durchlaufen sollen, ist es notwendig dafür ein separates Admin-Profil zu erstellen und dem Administrator auf seinem Mitarbeiterprofil die Administratorrechte zu entziehen. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung:

 

Einrichtung eines neuen "künstlichen" Admin-Profils

  1. Erstellen Sie zuerst ein neues Admin-Mitarbeiterprofil, z.B. "Personio Admin". Bitte beachten Sie, dass folgende Attribute leer gelassen werden sollten: Anstelldatum, Vorgesetzte/r, Position, Abteilung. Hinterlegen Sie als Anstellungsart Extern. Diese Einstellungen führen dazu, dass das neu geschaffene "künstliche" Mitarbeiterprofil weder in der Lohnbuchhaltung noch im Organigramm auftaucht, in keinem Team bzw. in keiner Abteilung zu finden ist und sollte somit weitestgehend "versteckt" für alle weiteren Mitarbeiter Ihres Unternehmens bleibt.
  2. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiterprofil anschließend eine gültige E-Mail-Adresse aus Ihrem Unternehmen zu, für welche die entsprechenden Mitarbeiter bzw. Administratoren Zugriff haben werden.
  3. Senden Sie die Einladung zu Personio an das neue Mitarbeiterprofil.
  4. Teilen Sie mit denjenigen Mitarbeitern, die als Administrator agieren, aber zeitgleich Genehmigungsschritten unterliegen sollen, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort.
  5. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf das neue Admin-Mitarbeiterprofil haben.
  6. Setzen Sie die Mitarbeiterrollen im regulären Profil besagter Mitarbeiter auf die Mitarbeiterrolle "Alle Mitarbeiter" oder einer anderen gewünschten Mitarbeiterrolle zurück. 

Ab diesem Zeitpunkt ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter für Genehmigungsanfragen (Datenänderungen, Anwesenheiten usw.) ihre regulären Profile nutzen. Für alle Administratortätigkeiten (z.B. Datenipmorte) ist der Login über das neu geschaffene Admin-Mitarbeiterprofil erforderlich. Bedenken Sie aber, dass nicht länger nachvollziehbar ist, welche Einstellungen von welchem Administrator vorgenommen wurden, wenn sich mehrere Mitarbeiter die Administratortätigkeiten teilen und dafür ein gemeinsames Admin-Profil verwenden.

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter in einer Admin-Rolle über einige Exklusivrechte verfügen, die keiner anderen Rolle zugewiesen werden können. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

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