Best Practice: Admin Light

 

Dieser Artikel beschreibt verschiedene Optionen, wie Sie Administratoren in Genehmigungsprozesse einbinden können. Da Administratoren umfangreiche Bearbeitungsrechte haben, unterliegen sie meistens – mit Ausnahme von Abwesenheitsanfragen – keinen Genehmigungsprozessen.

 

Genehmigung der Abwesenheitsanfragen von Administratoren

Administratoren können Genehmigungsprozesse für Abwesenheiten wie bezahlten Urlaub oder Krankheitstage auslösen oder überspringen. Nachdem eine Abwesenheit ausgewählt wurde, muss über jede Anfrage separat entschieden werden.

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Wenn Sie möchten, dass Administratoren Genehmigungsprozesse nicht überspringen sondern ebenfalls dem Standardablauf für andere Genehmigungsanfragen folgen sollen, müssen Sie ein separates Admin-Profil erstellen und die Admin-Rechte aus den regulären Mitarbeiterprofilen der betreffenden Mitarbeiter entfernen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

 

Einrichtung eines neuen "künstlichen" Admin-Profils

  1. Legen Sie zunächst ein neues Admin-Mitarbeiterprofil an, zum Beispiel „Personio Admin“. Beachten Sie, dass Sie die folgenden Attribute leer lassen sollten: Einstellungsdatum, Vorgesetzter, Position, Abteilung. Geben Sie als Beschäftigungsart Extern ein. Diese Einstellungen sorgen dafür, dass das neu angelegte „künstliche“ Mitarbeiterprofil nirgendwo in Ihrer Lohnbuchhaltung, in Teams oder Abteilungen erscheint. Es ist daher weitestgehend vor anderen Mitarbeitern Ihres Unternehmens verborgen.
  2. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiterprofil anschließend eine gültige E-Mail-Adresse aus Ihrem Unternehmen zu, für welche die entsprechenden Mitarbeiter bzw. Administratoren Zugriff haben werden.
  3. Senden Sie nun eine Einladung zu Personio an das neue Mitarbeiterprofil.
  4. Teilen Sie mit denjenigen Mitarbeitern, die als Administrator agieren, aber zeitgleich Genehmigungsschritten unterliegen sollen, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort.
  5. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf das neue Admin-Mitarbeiterprofil haben.
  6. Setzen Sie die Mitarbeiterrollen in den regulären Profilen dieser Mitarbeiter neu auf die Rolle „Alle Mitarbeiter“ (oder ggf. eine andere Mitarbeiterrolle).

Sobald Sie diese Schritte durchgeführt haben, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter für Genehmigungsanfragen (Datenänderungen, Anwesenheiten usw.) ihre regulären Profile verwenden. Für alle Administratorenaufgaben (z. B. Datenimporte) müssen sie sich über das neu erstellte Admin-Mitarbeiterprofil anmelden. Beachten Sie jedoch, dass Sie nicht nachverfolgen können, welche Einstellungen von welchem Administrator vorgenommen wurden, wenn mehrere Mitarbeiter dasselbe Admin-Profil nutzen.

Beachten Sie auch, dass Mitarbeiter in einer Admin-Rolle über bestimmte Exklusivrechte verfügen, die keiner anderen Rolle zugewiesen werden können. Weitere Informationen finden Sie hier.

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