Best Practice Admin Light

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie bestmöglich Ihre Administratoren ebenfalls in Genehmigungsprozesse, wie beispielsweise das Beantragen von Urlaub, einbinden können. Erstellen Sie hierfür ein neues Mitarbeiterprofil. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung:

 

Einrichtung eines neuen "künstlichen" Mitarbeiterprofils

  1. Erstellen Sie zuerst ein neues Admin Mitarbeiterprofil, z.B. "Personio Admin". Bitte beachten Sie, dass folgende Attribute leer gelassen werden sollten: Anstelldatum, Vorgesetzte/r, Position, Abteilung. Hinterlegen Sie als Anstellungsart Extern. Diese Einstellungen führen dazu, dass dieses neue Mitarbeiterprofil weder in der Lohnbabrechnung noch im Organigramm aufzufinden ist.
  2. Weisen Sie anschließend dem Mitarbeiterprofil eine gültige E-Mail-Adresse aus Ihrem Unternehmen zu, für welche die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff haben werden.
  3. Laden Sie das Mitarbeiterprofil zu Personio ein.
  4. Teilen Sie mit denjenigen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die als Adminsitrator agieren, aber zeitgleich Genehmigungsschritten unterliegen sollen, die E-Mail-Adresse sowie das Passwort.
  5. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf das neue Admin Mitarbeiterprofil haben.
  6. Setzen Sie die Mitarbeiterrollen bei den entsprechenden Mitarbeitern auf die Mitarbeiterrolle "Alle Mitarbeiter" oder einer gewünschten Mitarbeiterrolle zurück. 

Nutzen Sie bitte ab diesem Zeitpunkt die eigenen Mitarbeiterprofile für die gewünschten Genehmigungsanfragen (Abwesenheiten, Datenänderungen, usw.). Für alle Administratoren Tätigkeiten nutzen Sie bitte das neu geschaffene Admin Mitarbeiterprofil. 

Das neu geschaffene "künstliche" Mitarbeiterprofil taucht nun weder in der Lohnbuchhaltung noch im Organigramm auf, ist in keinem Team bzw. Abteilung zu finden, hat keinen Vorgesetzten hinterlegt und sollte somit weitestgehend "versteckt" für alle weiteren Mitarbeiter Ihres Unternehmens bleiben.

Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter in einer Admin Rolle über einige Exklusivrechte verfügen, die keiner anderen Rolle zugewiesen werden können. Weitere Informationen finden Sie hier.

 

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