Best Practice Kalendereinstellungen

Dieser Artikel enthält hilfreiche Informationen über bewährte Kalendereinstellungen in Personio. 

Hier fallen Ihre Einstellungen in den Mitarbeiterrollen, sowie Ihre Konfigurationen für den Aggregierten Abwesenheitskalender ins Gewicht. Sie können entscheiden, ob ein Mitarbeiter ausschließlich seinen eigenen Kalender oder Kalendereinträge aller Kollegen einsehen kann. Es gibt dazwischen viele weitere Abstufungsmöglichkeiten, um Ihre Vorstellungen in Personio abzubilden.

Wie Sie Kalendereinstellungen pro Rolle vornehmen, erfahren Sie hier.

Weitere Informationen über die Zugriffsrechte im Detail, erhalten Sie hier.

Aggregierter Kalender 

Bevor Sie die Kalendereinstellungen in den Mitarbeiterrollen vornehmen, bestimmen Sie erst unter Einstellungen > Kalender welche Abwesenheitsarten im Kalender integriert sein sollen. 

Sehen Sie hier im Beispiel, dass die Abwesenheitsarten Home Office und Business Trip nicht in den Aggregierten Abwesenheitskalender integriert sind. Wir empfehlen alle Kalender der Abwesenheitsarten bei denen es sich nicht um Abwesenheiten im klassischen Sinn handelt (der Mitarbeiter befindet sich z.B. an einem anderen Standort oder im Home Office), nicht in den Aggregierten Abwesenheitskalender zu inkludieren und dem Mitarbeiter gesondert anzuzeigen.

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Wie sie weitere Abwesenheitsarten hinzufügen, erfahren Sie hier.

Wie Sie einen Kalender für Ihren externen Kalender exportieren können, finden Sie hier.

Best Practice Kalendereinstellungen

Die Kalendereinstellungen dienen der Definition von Zugriffsrechten auf die unterschiedlichen Kalender in Personio. Zur Konfiguration der Kalendereinstellungen navigieren Sie auf Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender

Im Weiteren stellen wir Ihnen nun bewährte Kalendereinstellungen im Rahmen verschiedener Mitarbeiterrollen vor: 

Rolle Alle Mitarbeiter
 
Wir empfehlen z.B. aus Gründen des Datenschutzes die Kalendereinstellungen für die Rolle Alle Mitarbeiter als erstes zu definieren und die Kalendereinsichtsrechte möglichst restriktiv zu halten. 

Bitte beachten Sie: Alle Mitarbeiter haben mindestens die Kalenderzugriffsrechte aus der Alle Mitarbeiter Rolle. Es ist nicht möglich, Mitarbeitern über eine andere Rolle Zugriffe wegzunehmen, welche sie über die Alle Mitarbeiter Rolle bereits haben. 

Rolle Administrator

Die Rolle Administrator, als Gegenpol zur Rolle Alle Mitarbeiter, kann standardmäßig alle Kalender global einsehen. Für diese Rolle greifen keine Einschränkungen. 

Rolle HR

Mitarbeitern der Rolle HR kann zum Beispiel ein globaler Zugriff auf Geburtstage eingeräumt werden. Zudem empfiehlt es sich, der Personalabteilung globalen Zugriff auf alle Abwesenheitsarten der Mitarbeiter zu erlauben, da diese häufig in Genehmigungsprozessen eingebunden sind. Es ist zu überlegen, ob die HR Kollegen in den Recruiting Bereich eingebunden sind. Falls nicht, benötigen sie kein Zugriffsrecht auf den Recruiting Kalender

Rolle Recruiting

Die Rolle Recruiting benötigt Zugriff auf den Recruiting Kalender um die Recruiting Termine im Blick haben zu können. Außerdem wäre zu überlegen, ob man dieser Rolle Zugriff auf den Kalender Start-/Enddatum gibt, um dem Recruiter die Möglichkeit zu geben den Bewerber bis zum Start im Unternehmen begleiten zu können. 

Rolle Finance

Für die Rolle Finance sind alle Kalenderzurgriffe relevant, die im Zusammenhang mit Ihrer vorbereitenden Lohnbuchhaltung stehen. Je nachdem, welche Abwesenheitsarten Sie in der Lohnliste abrufen, sollten Sie die Zugriffsrechte vergeben. Grundsätzlich ist zu überlegen, ob diese Rolle benötigt wird, oder die Mitglieder der Rolle HR für die vorbereitende Lohnbuchhaltung in Personio zuständig sind. 

Rolle Teamlead 

Geben Sie dieser Rolle Zugriff auf das eigene Team. So können Vorgesetzte die Termine ihrer Teammitglieder einsehen. Alternativ kann die Rolle Teamlead auch über die Rolle Alle Mitarbeiter abgebildet werden. Wenden Sie hier die Einstellung Team an, greift diese nur für die Mitarbeiter, die als Vorgesetzte für andere Kollegen hinterlegt sind.

Das Recht, den eigenen Kalender einzusehen, wird von Personio standardmäßig erteilt und kann nicht entzogen werden. 

Im folgenden finden Sie eine übersichtliche Zusammenstellung verschiedener, zu empfehlender Kalendereinstellungen: 

  
  Rolle Alle Mitarbeiter Rolle Adminis-trator Rolle HR  Rolle Recruiting 

Rolle Finance

Rolle Teamlead
Mein Kalender Eigener Eigener Eigener Eigener Eigener Eigener
Geburtstage Eigene Abteilung/Global Global Global

Eigene Abteilung/

Standort

Eigene Abteilung/

Standort

Eigenes Team
Start-und Enddatum Kein Zugriff Global Global Global Global Eigenes Team
Feiertage Eigener Standort Eigener Standort Eigener Standort Eigener Standort  Eigener Standort  Eigener Standort
Recruiting Kein Zugriff Global kein Zugriff Global  Kein Zugriff Kein Zugriff
Abwesenheit Eigener Standort/Global Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff Kein Zugriff Kein Zugriff
Paid vacation Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff Global Eigenes Team
Unpaid vacation Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff  Global Eigenes Team
Sick Days Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff Global Eigenes Team
Sabbatical Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff Global Eigenes Team
Maternity protection Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff Global Eigenes Team 
Parental leave Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff  Global Eigenes Team
Home Office Global Global  Eigener Standort/Global Kein Zugriff Global Eigenes Team
Business Trip Global Global Eigener Standort/Global  Kein Zugriff Global Eigenes Team
Sonderurlaub Kein Zugriff Global Eigener Standort/Global Kein Zugriff Global Eigenes Team

 

Hinter der Kalenderart Abwesenheiten steckt der Aggregierte Abwesenheiten Kalender, welchen Sie im ersten Schritt konfiguriert haben. Falls Sie diesen nicht nutzen möchten, vergeben Sie keinen Zugriff darauf.

 

 

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