Best Practice: Kalendereinstellungen

 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen bewährte Kalendereinstellungen in Personio vor. 

 

Grundeinstellungen

Grundsätzlich gehen Sie für die Bearbeitung von Kalendereinstellungen immer in folgender Schrittfolge vor: 

Schritt 1: Legen Sie unter Einstellungen > Kalender > Abwesenheiten fest, welche Abwesenheitsarten im Kalender “Abwesenheiten” integriert werden sollen. Nähere Informationen zum aggregierten Abwesenheitskalender finden Sie hier.

Schritt 2: Definieren Sie anschließend unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender pro Rolle welche Zugriffsrechte auf die einzelnen Kalender zutreffen. Nähere Informationen zu den Mitarbeiterrollen finden Sie hier. Eine ausführliche Anleitung zur Konfiguration der Kalender finden Sie hier

 

Best Practice Kalendereinstellungen

Wir stellen Ihnen im Folgenden bewährte Kalendereinstellungen im Rahmen von verschiedenen Mitarbeiterrollen vor.

Rolle Alle Mitarbeiter

Der Rolle Alle Mitarbeiter werden automatisch alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugeordnet. Alle weiteren Rollen bauen auf dieser Rolle auf, daher empfehlen wir die Kalenderrechte aus Gründen des Datenschutzes möglichst restriktiv zu halten und als erstes zu definieren.

Das Recht, den eigenen Kalender (Eigene) einzusehen, wird von Personio standardmäßig erteilt und kann nicht entzogen werden.

Bitte beachten Sie, dass die Zugriffsrechte der Kalender in der Rolle Alle Mitarbeiter automatisch für alle weiteren Rollen zutreffen. Es ist nicht möglich, Mitarbeitern über eine andere Rolle Zugriffe wegzunehmen, welche sie über die Alle Mitarbeiter Rolle bereits haben.

Rolle Administrator

Die Rolle Administrator, als Gegenpol zur Rolle Alle Mitarbeiter, kann standardmäßig alle Kalender global einsehen. Für diese Rolle können jedoch Abwesenheitsarten im Kalender verborgen werden.

Rolle HR

Mitarbeitern der Rolle HR kann zum Beispiel ein globaler Zugriff auf Geburtstage eingeräumt werden. Zudem empfiehlt es sich, der Personalabteilung globalen Zugriff auf alle Abwesenheitsarten der Mitarbeiter zu erlauben, da diese häufig in Genehmigungsprozessen eingebunden sind. Sollten Ihre HR Kollegen in den Recruiting Prozess eingebunden sein, empfiehlt es sich ein Zugriffsrecht auf den Recruiting Kalender zu vergeben, damit Ihre HR Kollegen anstehende Recruiting-Interview Termine einsehen können. 

Rolle Recruiting

Die Rolle Recruiting benötigt Zugriff auf den Recruiting Kalender, um die Recruiting Termine im Blick haben zu können. Zusätzlich zum Recruiting Kalender kann dieser Rolle ein Zugriff auf den Kalender Start-/Enddatum vergeben werden. Dies ermöglicht dem Recruiter einen Überblick über anstehende Eintritte sowie die Begleitung des Bewerber bis zum Start im Unternehmen.

Rolle Finance

Für die Rolle Finance sind alle Kalenderzugriffe relevant, die im Zusammenhang mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung stehen. Je nachdem, welche Abwesenheitsarten in der Lohnabrechnung stehen. Vergeben Sie Zugriffsrechte auf alle Abwesenheitskalender, die Sie in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung inkludiert haben.

Rolle Teamlead 

Richten Sie die Zugriffsrechte für diese Rolle so ein, dass ein Vorgesetzter die Kalender seiner Mitarbeiter im Unternehmenskalender einsehen kann. Wählen Sie dazu die Einstellung Meine Mitarbeiter aus. Alternativ lässt sich dies auch direkt über die Rolle Alle Mitarbeiter abbilden.

Im folgenden finden Sie eine übersichtliche Zusammenstellung verschiedener Kalendereinstellungen:

  Rolle Alle Mitarbeiter Rolle Adminis-trator Rolle HR Rolle
Recruiting
Rolle Finance Rolle Teamlead
Mein Kalender Eigener Eigener Eigener Eigener Eigener Eigener
Geburtstage Eigener Standort / Global Global Global Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global
Start-/Enddatum Kein Zugriff Global Global Global Global Meine Mitarbeiter
Feiertage Eigener Standort Eigener Standort Eigener Standort Eigener Standort Eigener Standort Eigener Standort
Recruiting Kein Zugriff Global Kein Zugriff Global Kein Zugriff Kein Zugriff
Abwesenheiten Eigener Standort / Global Global Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global
Bezahlter Urlaub Kein Zugriff Global Eigener Standort / Global Kein Zugriff Global Meine Mitarbeiter
Unbezahlter Urlaub Kein Zugriff Global  Eigener Standort / Global Kein Zugriff  Global Meine Mitarbeiter
Krankheit Kein Zugriff Global  Eigener Standort / Global Kein Zugriff  Global  Meine Mitarbeiter
Sabbatical Kein Zugriff Global  Eigener Standort / Global Kein Zugriff  Global  Meine Mitarbeiter
Mutterschutz Kein Zugriff Global  Eigener Standort / Global Kein Zugriff  Global  Meine Mitarbeiter
Elternzeit Kein Zugriff Global  Eigener Standort / Global Kein Zugriff  Global  v
Home Office Eigener Standort / Global Global  Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global Global  Eigener Standort / Global
Dienstreise Eigener Standort / Global Global  Eigener Standort / Global Eigener Standort / Global Global  Eigener Standort / Global
Sonderurlaub Kein Zugriff Global  Eigener Standort / Global Kein Zugriff  Global  Meine Mitarbeiter
  

Hinter der Kalenderart Abwesenheiten steckt der Aggregierte Abwesenheitskalender, welchen Sie im ersten Schritt konfiguriert haben. Falls Sie diesen nicht nutzen möchten, vergeben Sie keinen Zugriff darauf.

 

Weiterführende Informationen und Links

Erfahren Sie hier, wie Sie weitere Abwesenheitsarten hinzufügen können. 

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Personio Kalender in Ihren Unternehmenskalender exportieren können.

 

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