In diesem Artikel stellen wir Ihnen bewährte Kalendereinstellungen in Personio vor.
Grundeinstellungen
Grundsätzlich gehen Sie für die Bearbeitung von Kalendereinstellungen immer in folgender Schrittfolge vor:
Schritt 1: Legen Sie unter Einstellungen > Kalender > Abwesenheiten fest, welche Abwesenheitsarten imUnternehmenskalender integriert werden sollen. Nähere Informationen zumUnternehmenskalender finden Sie hier.
Schritt 2: Definieren Sie anschließend unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Kalender pro Rolle welche Zugriffsrechte auf die einzelnen Kalender zutreffen. Nähere Informationen zu den Mitarbeiterrollen finden Sie hier. Eine ausführliche Anleitung zur Konfiguration der Kalender finden Sie hier.
Best Practice Kalendereinstellungen
Wir stellen Ihnen im Folgenden bewährte Kalendereinstellungen im Rahmen von verschiedenen Mitarbeiterrollen vor.
Rolle Alle Mitarbeiter
Der Rolle Alle Mitarbeiter werden automatisch alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens zugeordnet. Alle weiteren Rollen bauen auf dieser Rolle auf, daher empfehlen wir die Kalenderrechte aus Gründen des Datenschutzes möglichst restriktiv zu halten und als erstes zu definieren.
Das Recht, den eigenen Kalender (Eigene) einzusehen, wird von Personio standardmäßig erteilt und kann nicht entzogen werden.
Bitte beachten Sie, dass die Zugriffsrechte der Kalender in der Rolle Alle Mitarbeiter automatisch für alle weiteren Rollen zutreffen. Es ist nicht möglich, Mitarbeitern über eine andere Rolle Zugriffe wegzunehmen, welche sie über die Alle Mitarbeiter Rolle bereits haben.
Rolle Administrator
Die Rolle Administrator, als Gegenpol zur Rolle Alle Mitarbeiter, kann standardmäßig alle Kalender global einsehen. Für diese Rolle können jedoch Abwesenheitsarten im Kalender verborgen werden.
Rolle HR
Mitarbeitern der Rolle HR kann zum Beispiel ein globaler Zugriff auf Geburtstage eingeräumt werden. Zudem empfiehlt es sich, der Personalabteilung globalen Zugriff auf alle Abwesenheitsarten der Mitarbeiter zu erlauben, da diese häufig in Genehmigungsprozessen eingebunden sind. Sollten Ihre HR Kollegen in den Recruiting Prozess eingebunden sein, empfiehlt es sich ein Zugriffsrecht auf den Recruiting Kalender zu vergeben, damit Ihre HR Kollegen anstehende Recruiting-Interview Termine einsehen können.
Rolle Recruiting
Die Rolle Recruiting benötigt Zugriff auf den Recruiting Kalender, um die Recruiting Termine im Blick haben zu können. Zusätzlich zum Recruiting Kalender kann dieser Rolle ein Zugriff auf den Kalender Start-/Enddatum vergeben werden. Dies ermöglicht dem Recruiter einen Überblick über anstehende Eintritte sowie die Begleitung des Bewerber bis zum Start im Unternehmen.
Rolle Finance
Für die Rolle Finance sind alle Kalenderzugriffe relevant, die im Zusammenhang mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung stehen. Je nachdem, welche Abwesenheitsarten in der Lohnabrechnung stehen. Vergeben Sie Zugriffsrechte auf alle Abwesenheitskalender, die Sie in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung inkludiert haben.
Rolle Teamlead
Richten Sie die Zugriffsrechte für diese Rolle so ein, dass Vorgesetzte die Kalender ihrer Mitarbeiter im Unternehmenskalender einsehen können. Wählen Sie dazu die Einstellung Meine Mitarbeiter aus. Alternativ lässt sich dies auch direkt über die Rolle Alle Mitarbeiter abbilden.
Im folgenden finden Sie eine übersichtliche Zusammenstellung verschiedener Kalendereinstellungen:
| Rolle Alle Mitarbeiter | Rolle Administrator | Rolle HR | Rolle Recruiting | Rolle Finance | Rolle Teamlead | |
| Mein Kalender | Eigener | Eigener | Eigener | Eigener | Eigener | Eigener |
| Geburtstage | Eigener Standort / Global | Global | Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global |
| Start-/Enddatum | Kein Zugriff | Global | Global | Global | Global | Meine Mitarbeiter |
| Feiertage | Eigener Standort | Eigener Standort | Eigener Standort | Eigener Standort | Eigener Standort | Eigener Standort |
| Recruiting | Kein Zugriff | Global | Kein Zugriff | Global | Kein Zugriff | Kein Zugriff |
| Abwesenheiten | Eigener Standort / Global | Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global |
| Bezahlter Urlaub | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | Meine Mitarbeiter |
| Unbezahlter Urlaub | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | Meine Mitarbeiter |
| Krankheit | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | Meine Mitarbeiter |
| Sabbatical | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | Meine Mitarbeiter |
| Mutterschutz | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | Meine Mitarbeiter |
| Elternzeit | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | v |
| Home Office | Eigener Standort / Global | Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global | Global | Eigener Standort / Global |
| Dienstreise | Eigener Standort / Global | Global | Eigener Standort / Global | Eigener Standort / Global | Global | Eigener Standort / Global |
| Sonderurlaub | Kein Zugriff | Global | Eigener Standort / Global | Kein Zugriff | Global | Meine Mitarbeiter |
Hinter der Kalenderart Abwesenheiten steckt der Unternehmenskalender (für Abwesenheiten), den Sie im ersten Schritt konfiguriert haben. Falls Sie diesen nicht nutzen möchten, vergeben Sie einfach keinen Zugriff darauf.
Weiterführende Informationen und Links
Erfahren Sie hier, wie Sie weitere Abwesenheitsarten hinzufügen können.
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Personio Kalender in Ihren Unternehmenskalender exportieren können.