In diesem Artikel erfahren Sie, welche Einstellungen Personio zum Schutz der Daten von Mitarbeitenden und Bewerbenden bietet. Diese Einstellungen erfüllen die Anforderungen der DSGVO, und Sie können sie an die Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Wir empfehlen Ihnen, die in diesem Artikel beschriebenen Einstellungen zu prüfen und zu verwenden.

Tipp:
Um mehr über den Datenschutz bei Personio zu erfahren, besuchen Sie das Personio Trust Center.

Kontoinhabende, Vertragsverantwortliche und Admins verwalten

Personio sieht wesentliche Rollen vor, wie Kontoinhabende, Vertragsverantwortliche und Admins. Jede Rolle ist mit unterschiedlichen Zugriffsrechten verbunden. Vergleichen Sie die Unterschiede zwischen diesen Rollen, da für einige Funktionen in diesem Artikel spezifische Zugriffsrechte erforderlich sind. 

Kontoinhabende und Vertragsverantwortliche

• Kontoinhabende können sich bei Fragen zu ihrem Konto an unser Support-Team wenden.
• Vertragsverantwortliche können sich mit Fragen zum Abonnement an unser Growth & Success-Team wenden.
• Sowohl Kontoinhabende als auch Vertragsverantwortliche sind für Angelegenheiten der DSGVO weisungsberechtigt.
• Erfahren Sie, wie sie Kontoinhabende oder Vertragsverantwortliche hinzufügen oder entfernen.

Administratoren

• Admins können alles anzeigen und bearbeiten, mit Ausnahme von Funktionen, die ausschließlich Kontoinhabenden oder Vertragsverantwortlichen vorbehalten sind.
• Erfahren Sie mehr über Admin-Zugriffsrechte und wie SieMitarbeitendenrollen verwalten.

Zugriff auf den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Seit dem 25. Mai 2018 ist Personio verpflichtet, Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereitzustellen und mit Ihnen abzuschließen. Sie können den AVV in Personio abschließen und einsehen. Erfahren Sie mehr darüber,wie Sie auf den AVV zugreifen.

Zugriff auf Kundenkonten beschränken

Entsprechend der DSGVO-Vorschrift können Personio-Mitarbeitende standardmäßig nicht auf Ihren Account zugreifen. Wenn Sie von unserem Growth & Success Team bei der Einrichtung Ihres Accounts oder bei Serviceanfragen Hilfe erhalten möchten, müssen Sie unserem Support-Team Zugriff gewähren. Nur Kontoinhabende oder Admins können Zugriff gewähren, und Sie können diesen jederzeit widerrufen.

Erfahren Sie mehr darüber,wie Sie Personio-Mitarbeitenden Zugriff gewähren.

E-Mail Benachrichtigungen aktivieren

So aktivieren Sie System-E-Mail-Benachrichtigungen für Sie und alle Ihre Mitarbeitenden:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie unter Unternehmen auf Unternehmen.
3. Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen.

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, können Nutzende auswählen, welche Benachrichtigungen sie erhalten möchten. Wenn Sie diese Option deaktivieren, sendet Personio keinen Nutzenden System-E-Mail-Benachrichtigungen.

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Benachrichtigungen aus Personio.

Unternehmensdaten exportieren

Ihre Unternehmensdaten können Sie jederzeit in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format herunterladen. Kontoinhabende und Vertragsverantwortliche exportieren alle Unternehmensdaten, die in Personio gespeichert sind. Nachdem Sie einen Export erstellt haben, können Sie diesen als Zip-Datei herunterladen.

Passwortsicherheit

Personio-Passwörter müssen bestimmte Passwortanforderungen erfüllen, damit sie sicher sind. Nach drei fehlgeschlagenen Login-Versuchen einer mitarbeitenden Person senden wir ein Sicherheitstoken an die jeweilige E-Mail-Adresse. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Personio-Passwörter erstellen und verwalten. Sie können auch einrichten, dass Mitarbeitende ihr Passwort regelmäßig ändern müssen.

Datenschutzerklärung auf der Personio-Karriereseite hinzufügen

Als Verantwortlicher für das Online-Bewerbungsverfahren über Ihre Karriereseite sind Sie dazu verpflichtet, personenbezogene Daten rechtmäßig zu verarbeiten. Im Bewerbungsprozess bedeutet dies i.d.R. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder die Einwilligung des Bewerbers. Sie müssen außerdem die Rechte von Bewerbenden beachten, wie bspw. das auf Transparenz oder das Auskunftsrecht. Um diese Aspekte zu verwalten, hinterlegen Sie eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Personio-Karriereseite. Bewerbende müssen dieser Erklärung zustimmen, bevor sie ihre Bewerbung abschicken.

Anonymisierung von personenbezogenen Bewerbendendaten

Personio bietet Ihnen die Möglichkeit, Bewerbendendaten zu anonymisieren. Nach dem von Ihnen festgelegten Zeitraum löscht Personio alle personenbezogenen Daten von Bewerbenden, die Ihr Angebot abgelehnt oder denen Sie abgesagt haben. Nicht personenbezogene anonymisierte Metadaten werden zu Berichtszwecken gespeichert. Erfahren Sie,wie Sie Bewerbendendaten anonymisieren und löschen.