In diesem Artikel erfahren Sie, warum es wichtig ist, die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freizugeben, damit die markierten Datenänderungen korrekt angezeigt werden und keine Informationen verloren gehen.
Was passiert, wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben
Durch Freigabe der vorbereitenden Lohnbuchhaltung können Sie:
- Die Personaldaten einfrieren: Zu diesem Zeitpunkt fixieren Sie den aktuellen Status aller Mitarbeiterdaten im Reiter Personaldaten. Anschließend wird ein Export auf Basis der Tabellendaten generiert.
- Markierungen ab diesem Datum aktualisieren: Für die nächste Abrechnungsperiode werden dann nur die relevanten Änderungen seit der letzten Freigabe hervorgehoben.
- Zusätzliche Änderungen in der Detailansicht anzeigen: Änderungen, die nach der Freigabe vorgenommen wurden, können Sie weiterhin in der Detailansicht der einzelnen Mitarbeiter sowie in jedem weiteren Export einsehen.
Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben
Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben, werden die Hervorhebungen von Änderungen im Personaldaten-Reiter aktualisiert. Selbst wenn sich also das Datum der Freigabe betriebsbedingt verschiebt und von Ihrem festgelegten Abrechnungszeitraum abweicht, werden die markierten Änderungen zuverlässig bei jeder Freigabe zurückgesetzt.
In der unten stehenden Grafik ist der festgelegte Stichtag für die Lohnbuchhaltung der 20. eines jeden Monats. Anhand der gelben Leiste sehen Sie, für welchen Zeitraum die Datenänderungen markiert werden. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung vor dem Stichtag freigeben, zum Beispiel am 18., markiert das System alle Änderungen, die zwischen diesem Zeitpunkt und dem nächsten Abschluss eintreten – unabhängig von der Abrechnungsperiode. Auch wenn Sie die Lohnbuchhaltung erst nach dem Stichtag, beispielsweise am 21. abschließen, gehen keine Änderungen verloren.
Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung nie freigeben
Erstellen Sie am Ende Ihres Abrechnungszeitraums einen Export, ohne die vorbereitende Lohnbuchhaltung jemals freizugeben, erfolgt die Aktualisierung der Markierungen im Reiter Personaldaten jeweils am ersten Tag des definierten Abrechnungszeitraums. Das bedeutet, wenn Sie zu einem anderen Datum als dem Ende des Abrechnungszeitraums einen Export erstellen, verlieren Sie alle markierten Änderungen, die zwischen dem Exportdatum und dem Beginn des neuen Abrechnungszeitraums eingetreten sind.
Die unten stehende Grafik veranschaulicht die Lohnbuchhaltung ohne Freigabeabschluss. In diesem Beispiel ist der Stichtag für die monatliche Lohnbuchhaltung wieder der 20. eines jeden Monats. Die Lohnbuchhaltung wurde jedoch nie freigegeben. Wenn sich nun der Abrechnungstag nun auf den 18. verschiebt und ein Export generiert wird ohne die Lohnbuchhaltung freizugeben, aktualisiert sich das System automatisch am 20. und Markierungen für Datenänderungen, die zwischen dem 18. und 20. eingetreten sind, gehen verloren.
Sobald Sie die Lohnbuchhaltung einmal freigeben, werden alle Änderungen, die danach eintreten, im Personaldaten-Reiter markiert und bis zur nächsten Freigabe nicht mehr aktualisiert. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung nun in den folgenden Monaten nicht mehr freigeben, ist es anhand der Markierungen nicht mehr möglich nachzuvollziehen, welche Datenänderungen aktuell sind.
Was passiert, wenn die Lohnbuchhaltung schon genehmigt wurde und eine weitere Änderung eintritt?
Sobald die Lohnbuchhaltung freigegeben ist,wird der Reiter Personaldaten fixiert und nachfolgende Datenänderungen werden nicht mehr angezeigt. So wissen Sie immer, welche Informationen bereits an interne oder externe Beteiligte weitergeleitet wurden, beispielsweise an Ihre Lohnbuchhaltung.
Sollten sich nachträgliche Änderungen ergeben, die für die laufende Abrechnungsperiode noch zu berücksichtigen sind, erstellen Sie einen weiteren Export. Auch wenn die Änderungen nicht im Reiter Personaldaten markiert werden, so weist der erneute Export sie gelb markiert aus. Durch das Generieren des Exports werden die betreffenden Änderungen im Folgemonat nicht mehr als neu hervorgehoben.