In diesem Artikel erfahren Sie, warum es wichtig ist, die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freizugeben, damit Datenänderungen, die farblich hervorgehoben sind, korrekt dargestellt werden und keine Informationen verloren gehen.

Was bedeuten die farblichen Markierungen in der Vorschautabelle?

Es gibt verschiedene Kennzeichnungen, die auf bestimmte Änderungen in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung hinweisen:  

• Grün: Tritt ein Mitarbeiter in Ihr Unternehmen ein, so erscheint im ersten Abrechnungsmonat am Zeilenanfang die grüne Markierung Neu. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Mitarbeiter komplett neu gemeldet und abgerechnet werden müssen.
• Schwarz: Scheidet ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen aus, so wird dies im Monat des Austritts mit der schwarzen Markierung Ende hervorgehoben.
• Orange: Mitarbeiter mit neuen oder geänderten, für die Lohnbuchhaltung relevanten Mitarbeiterdaten sind orange gekennzeichnet. So können sowohl Sie als auch externe Beteiligte wie Ihr Steuerberater alle Mitarbeiter identifizieren, deren Daten sich geändert haben.

Notiz
In der Lohnbuchhaltung erscheint der vertraglich vereinbarte letzte Arbeitstag als Austrittsdatum, nicht der tatsächlich zuletzt gearbeitete Tag.

So funktionieren die farblichen Markierungen 

Damit Änderungen immer richtig hervorgehoben werden können, empfehlen wir Folgendes:

1. Bestätigen Sie monatlich / für jede Abrechnungsperiode, dass keine weiteren Datenänderungen zum aktuellen Stand vorliegen.
2. Geben Sie die Lohnbuchhaltung nach dieser Bestätigung frei. So werden die farblich gekennzeichneten Markierungen ab diesem Datum aktualisiert, und für die nächste Lohnbuchhaltung werden nur die relevanten Änderungen gekennzeichnet.

Änderungen an Attributen in den Profilen Ihrer Mitarbeiter, die in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zu Beginn jeder Abrechnungsperiode oder nach Freigabe der Tabelle eintreten, werden automatisch orange markiert.

Notiz
Wenn Sie den Export vor dem letzten Tag der Abrechnungsperiode erstellen, ohne die Lohnbuchhaltung freizugeben, besteht die Gefahr, dass Sie zu Beginn der neuen Abrechnungsperiode die farblichen Markierungen von Attributen verlieren, die sich zwischen dem Exportdatum und dem Start der neuen Abrechnungsperiode geändert haben.

Was passiert, wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung freigeben, und warum ist dies hilfreich?

Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung monatlich freigeben, können Sie den aktuellen Stand der Mitarbeiterdaten in der Vorschautabelle zu diesem Zeitpunkt fixieren. Änderungen, die nach der Freigabe erfolgen, sind weiterhin in der Detailanzeige der einzelnen Mitarbeiter sichtbar. Dieser Ansatz bietet die folgenden Vorteile:

• Änderungen werden im Folgemonat in der Vorschautabelle hervorgehoben.
• Es wird automatisch ein Export generiert. Exporte können jederzeit heruntergeladen und an interne oder externe Beteiligte wie Ihren Steuerberater weitergeleitet werden.
• Im Export sind Informationen markiert, wenn sich Mitarbeiterdaten bis zum gegebenen Zeitpunkt geändert haben.
• Die monatliche vorbereitende Lohnbuchhaltung stellt sicher, dass Markierungen einheitlich angewendet werden und keine Mitarbeiterinformationen verloren gehen.

Anwendungsfälle 

Anwendungsfall 1: Sie geben die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig frei 

Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig freigeben, aktualisieren sich die Markierungen jedes Mal im Anschluss, so dass alle neuen Datenänderungen im Folgemonat markiert werden. Selbst wenn sich also das Abrechnungsdatum betriebsbedingt verschiebt und von Ihrer festgelegten Abrechnungsperiode abweicht, werden die Markierungen nach dem Abschluss der Lohnbuchhaltung zuverlässig zurückgesetzt. So haben Sie stets die aktuellen lohnabrechnungsrelevanten Änderungen im Überblick.

In der unten stehenden Grafik ist der festgelegte Stichtag für die Lohnbuchhaltung der 20. eines jeden Monats. Anhand der gelben Leiste sehen Sie, für welchen Zeitraum die Datenänderungen markiert werden. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung vor dem Stichtag freigeben, zum Beispiel am 18., markiert das System alle Änderungen, die zwischen diesem Zeitpunkt und dem nächsten Abschluss eintreten – unabhängig von der Abrechnungsperiode. Auch wenn Sie die Lohnbuchhaltung erst nach dem Stichtag, beispielsweise am 21. abschließen, gehen keine Kennzeichnungen verloren.

Anwendungsfall 2: Sie genehmigen die vorbereitende Lohnbuchhaltung nie

Erstellen Sie am Ende Ihrer Abrechnungsperiode lediglich einen Export ohne die vorbereitende Lohnbuchhaltung jemals freizugeben, erfolgt die Aktualisierung der Markierungen jeweils am ersten Tag Ihrer festgelegten Abrechnungsperiode. Sollte sich das Abrechnungsdatum in diesem Fall verschieben, verlieren Sie alle Markierungen, die zwischen dem Export und dem Beginn der neuen Abrechnungsperiode eingetreten sind. Die unten stehende Grafik veranschaulicht die Lohnbuchhaltung ohne Abschluss.

In diesem Beispiel ist der Stichtag für die monatliche Lohnbuchhaltung wieder der 20. eines jeden Monats und die Lohnbuchhaltung wurde noch nie freigeben. Wenn sich nun der Abrechnungstag auf den 18. verschiebt und ein Export generiert wird ohne die Lohnbuchhaltung abzuschließen, aktualisiert sich das System automatisch am 20. und Markierungen für Datenänderungen, die zwischen dem 18. und 20. eingetreten sind, gehen verloren.

Sobald Sie die Lohnbuchhaltung einmal freigeben, werden alle Änderungen, die danach eintreten, markiert und bis zum nächsten Abschluss nicht mehr aktualisiert. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung nun in den folgenden Monaten nicht mehr freigeben, können Sie anhand der Markierungen nicht mehr nachvollziehen, welche Datenänderungen tatsächlich aktuell sind.

Was passiert, wenn die Lohnbuchhaltung schon genehmigt wurde und eine weitere Änderung eintritt?

Durch die Freigabe der Lohnbuchhaltung wird die Vorschautabelle fixiert und nachträgliche Datenänderungen werden nicht mehr angezeigt. Dadurch wissen Sie immer, welche Informationen bereits an interne oder externe Beteiligte weitergeleitet wurden, beispielsweise an Ihren Steuerberater. Sollten sich nachträgliche Änderungen ergeben, die für die laufende Abrechnungsperiode noch zu berücksichtigen sind, erstellen Sie einen weiteren Export. Auch wenn die Änderungen nicht in der Vorschautabelle markiert werden, weist der erneute Export diese gelb markiert aus. Durch das Generieren des Exports werden die betreffenden Änderungen im Folgemonat nicht mehr als neu hervorgehoben.