Die vorbereitende Lohnbuchhaltung abschließen

In diesem Artikel erfahren Sie, warum es für eine korrekte Darstellung der markierten Datenänderungen wichtig ist, die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig abzuschließen.

 

Die Bedeutung der farblichen Markierungen in der Vorschautabelle

Die farblichen Markierungen neuer oder geänderter Mitarbeiterdaten sind ein zentrales Element der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Anhand der orangen Markierungen erkennen sowohl Sie als auch Ihr Lohnabrechner schnell und übersichtlich, für welche Mitarbeiter Datenänderungen eingetreten sind, die in der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.

Die Funktionsweise der farblichen Markierungen

Damit die neuen Änderungen von Monat zu Monat bzw. von Abrechnungsperiode zu Abrechnungsperiode immer korrekt markiert werden, ist es wichtig die Lohnbuchhaltung nach dem Export der Daten abzuschließen. Der Grund dafür ist, dass dieser Vorgang gleichzeitig den Beginn einer neuen Abrechnungsperiode einleitet und die Markierungen mit dem Zeitpunkt des Abschlusses somit neu gestartet werden. Auf diese Weise werden stets ausschließlich die aktuellen Änderungen zum Vormonat hervorgehoben.

Sobald sich in den Profilen Ihrer Mitarbeiter Änderungen für Attribute ergeben, welche in der Vorschautabelle enthalten sind, werden diese automatisch orange markiert. Zu Beginn einer jeden Abrechnungsperiode aktualisiert sich die Vorschautabelle und weist dann alle Änderungen aus, die seit dem ersten Tag der neuen Abrechnungsperiode eingetreten sind.

Vorbereitende_Lohnbuchhaltung_abschlie_en.png

Wenn Sie Exporte generieren, ohne die Lohnbuchhaltung abzuschließen, orientiert sich Personio für den Neustart der Attributsmarkierungen an der Abrechnungsperiode, die Sie in den Einstellungen hinterlegt haben. Veränderungen bzw. neue Daten bezüglich Sonderzahlungen, weiteren Kompensationen, Boni sowie Ein- und Austritten von Mitarbeitern werden unabhängig von der festgelegten Abrechnungsperiode markiert.  

Vorsicht: Sollten Sie den Export vor dem letzten Tag der Abrechnungsperiode erstellen ohne die Lohnbuchhaltung abzuschließen, besteht die Gefahr, dass Sie die Markierungen der Attribute verlieren, die zwischen dem Exportdatum und dem Start der neuen Abrechnungsperiode aufgetreten sind.

 

Fallbeispiel 1: Regelmäßiger Abschluss der vorbereitenden Lohnbuchhaltung

Wenn Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung regelmäßig abschließen, aktualisieren sich die Markierungen jedes mal im Anschluss, so dass alle neuen Datenänderungen für den Folgemonat markiert werden. Selbst wenn sich also das Abrechnungsdatum betriebsbedingt verschiebt und von Ihrer festgelegten Abrechnungsperiode abweicht, werden die Markierungen zuverlässig nach dem Abschließen zurück gesetzt. Auf diese Weise haben Sie stets die aktuellen lohnabrechnungsrelevanten Änderungen im Überblick.

In der unten stehenden Grafik ist der festgelegte Stichtag für die Abrechnung der 20. eines jeden Monats. Anhand der gelben Leiste sehen Sie, für welchen Zeitraum die Datenänderungen markiert werden. Schließen Sie die Abrechnung vor dem Stichtag ab, zum Beispiel am 18., markiert das System alle Änderungen, die zwischen diesem Zeitpunkt und dem nächsten Abschluss eintreten - unabhängig von der Abrechnungsperiode. Auch wenn Sie die Lohnbuchhaltung nach dem Stichtag, beispielsweise am 21. abschließen, gehen keine Markierungen verloren.

Grafik_zum_Abschluss_der_vorbereitenden_Lohnbuchhaltung.png 

Fallbeispiel 2: Die vorbereitende Lohnbuchhaltung wird nie abgeschlossen

Erstellen Sie am Ende Ihrer Abrechnungsperiode lediglich einen Export ohne die vorbereitende Lohnbuchhaltung jemals abzuschließen, erfolgt die Aktualisierung der Markierungen jeweils am ersten Tag Ihrer festgelegten Abrechnungsperiode. Sollte sich das Abrechnungsdatum in diesem Fall verschieben, verlieren Sie alle Markierungen, die zwischen dem Export und dem Beginn der neuen Abrechnungsperiode eingetreten sind. Die unten stehende Grafik veranschaulicht die Lohnbuchhaltung ohne Abschluss.

In diesem Beispiel ist der Stichtag für die monatliche Lohnbuchhaltung wieder der 20. eines jeden Monats und die Lohnbuchhaltung wurde noch nie abgeschlossen. Wenn sich nun der Abrechnungstag auf den 18. verschiebt und ein Export generiert wird ohne die Lohnbuchhaltung abzuschließen, aktualisiert sich das System automatisch am 20. und Markierungen für Datenänderungen, die zwischen dem 18. und 20. eingetreten sind, gehen verloren. 

Grafik_zur_vorbereitenden_Lohnbuchhaltung_ohne_Abschluss.png

Sobald Sie die Lohnbuchhaltung einmal abschließen, werden alle Änderungen, die danach eintreten, markiert und bis zum nächsten Abschluss nicht mehr aktualisiert. Wenn Sie die Lohnbuchhaltung nun in den folgenden Monaten nicht mehr abschließen, ist es anhand der Markierungen nicht mehr möglich nachzuvollziehen, welche Datenänderungen aktuell sind. 

 

Können nachträgliche Änderungen berücksichtigt werden?

Durch den Abschluss der Lohnbuchhaltung wird die Vorschautabelle fixiert und nachträgliche Datenänderungen werden nicht mehr angezeigt. Dadurch wissen Sie immer, welche Informationen Sie bereits an das Lohnbüro weitergeleitet haben. Sollten sich nachträgliche Änderungen ergeben, die für die laufende Abrechnungsperiode noch zu berücksichtigen sind, erstellen Sie einen weiteren Export für das Lohnbüro. Auch wenn die Änderungen nicht in der Vorschautabelle markiert werden, weist der erneute Export diese inklusive gelber Markierung aus. Durch das Generieren des Exports werden die betreffenden Änderungen im Folgemonat nicht mehr als neu hervorgehoben.

 

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