Wie funktionieren Genehmigungsprozesse?

Die Einrichtung von Genehmigungsprozessen in Personio ist zur Einhaltung Ihrer firmeninternen Vorgaben von großer Bedeutung. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dabei vorgehen und was Sie beachten sollten.

Genehmigungsprozesse können definiert werden für:

  • Abwesenheiten (z.B. für die Genehmigung von bezahltem Urlaub)
  • Anwesenheit (z.B. für die Genehmigung von Anwesenheitszeiten eines Werkstudenten)
  • Mitarbeiterdaten (z.B. für die Genehmigung von Änderungen wichtiger Mitarbeiterinformationen durch den Mitarbeiter selbst)

 

Grundlegendes

Um einen Genehmigungsprozess auszulösen, muss das Recht Vorschläge unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte in der jeweiligen Sektion aktiviert sein. Sehen Sie hier einen Ausschnitt, welcher vergebene Vorschlagsrechte abbildet: 

Screenshot_zugriff.png

Vorsicht: Wenn kein Genehmigungsprozess bei Vergabe des Vorschlagsrechts eingerichtet wird, geht der Zugriff in ein Bearbeitungsrecht über  

Wie Sie einen Genehmigungsprozess unter Einstellungen > Genehmigungen konfigurieren, erfahren Sie hier.

 

Genehmigungsstufen

Navigieren Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen und hinterlegen Sie so einen mehrstufigen Genehmigungsprozess. Sehen Sie im nachfolgenden Ausschnitt einen zweistufigen Prozess, welchem Sie mühelos weitere Instanzen hinzufügen könnten. 

Screen_genehmigung_neu.png

Erst nach Bestätigung des ersten Genehmigers erhalten weitere, festgelegte Genehmiger die Anfrage:

Genehmigungsanfrage_neu.png

Des weiteren bietet Ihnen Personio die Möglichkeit, eine Vertreterregelung pro Abwesenheitsart (Einstellungen > Abwesenheit) zu definieren. 

Screen_Shot_2018-11-28_at_11.00.09.png

 Erst wenn der Vertreter die Vertretungsanfrage bestätigt hat, wird der Genehmigungsprozess ausgelöst. 

 

Benachrichtigungen 

Nachdem Sie Ihren Genehmigungsprozess aufgesetzt haben, werden je nach persönlicher Präferenz, Email-Benachrichtigungen an die zur Genehmigung angefragten Genehmiger versendet. 

Alle Informationen zur Konfiguration von Benachrichtigungen finden Sie hier.

In jedem Fall bekommt der angefragte Genehmiger ein ToDo auf seinem Dashboard. Unter Status der Genehmigungen sieht der Mitarbeiter alle noch offenen, von ihm zu bearbeitenden Genehmigungsanfragen. 

Screen_Shot_2018-11-28_at_11.08.54.png

Hinweis: Sollte der zur Genehmigung angefragte Mitarbeiter nicht anwesend sein, z.B. im Urlaub oder krank, kann der Administrator alle offenen Anträge auf seinem Dashboard sehen und bearbeiten


Genehmigungsanfragen bestätigen/ ablehnen

Der zur Genehmigung angefragte Mitarbeiter kann eine Genehmigungsanfrage direkt über sein Dashboard bearbeiten. Hier gibt es die Möglichkeit über den grün hinterlegten Haken zu bestätigen oder über das rot hinterlegte x abzulehnen. 

Screen_Aufgaben.png

Je nach Zugriffsrechten des Genehmigenden ist es auch möglich, eine Genehmigungsanfrage direkt im Profil des anfragenden Mitarbeiters, z.B. unter Abwesenheiten, zu bearbeiten. 

Lesen Sie hier alles Wissenswerte zu Genehmigungsprozessen für Atteste. 

 

War dieser Beitrag hilfreich?

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels