Urlaubsberechnung während der Wartezeit

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die automatische Urlaubsberechnung während der Wartezeit für Ihre Mitarbeiter in Personio einrichten. Darüber hinaus erläutern wir, wie sich deren Urlaubsanspruch für die ersten sechs Anstellungsmonate zusammensetzt. 

Wie Sie Abwesenheitsarten und Kontingentregeln konfigurieren, erfahren Sie hier.


Gesetzlicher Hintergrund

Die Zeitspanne bis zum Erwerb des vollen Urlaubsanspruches des Arbeitnehmers wird als Wartezeit bezeichnet (§ 4 BUrlG). Die Wartezeit erstreckt sich dabei über sechs Monate nach dem Anstelldatum bis der Arbeitnehmer den gesamten Anspruch auf den Jahresurlaub erhält. Während der Wartezeit wird der jährliche Anspruch anteilig auf den Monat errechnet (x Urlaubstage/12) und dem Mitarbeiter zum Monatsende gutgeschrieben.

Anders als die vertraglich individuell festlegbare Probezeit (z.B. drei Monate), ist die Urlaubsberechnung während der Wartezeit vom Gesetzgeber vorgegeben (immer sechs Monate).


Konfiguration in Personio

Die Wartezeit kann für jedes angelegte Kontingent mit jährlichem Anspruch aktiviert werden. Navigieren Sie zu Einstellungen > Abwesenheiten und legen Sie ein neues Kontingent an bzw. editieren ein bereits bestehendes Kontingent.

Bei der Aktivierung direkt unter Kontingent erscheint ein neuer Eingabebereich in welchem Ihnen der monatliche Anspruch während der Wartezeit vorgeschlagen wird. Diese Zahl können Sie bei Bedarf editieren oder wie vorgeschlagen übernehmen. 

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Die Wartezeit kann nur bei jährlichen Urlaubskontingenten aktiviert werden. Bei Ansprüchen, die z.B. pro Monat vergeben werden, ist die Wartezeit-Checkbox ausgeblendet.


Berechnung und Vergabe des Wartezeitanspruchs

Bezugnehmend auf das Anstelldatum eines neuen Mitarbeiters wird das jährliche Urlaubskontingent anteilig berechnet. Der erste Monatsanspruch wird dem neuen Mitarbeiter genau einen Tag vor Ablauf seines ersten Monats im Unternehmen gutgeschrieben. Am letzten Tag des sechsten Monats nach Anstelldatum (= Ende der Wartezeit) bucht Personio den verbleibenden Anspruch auf das Urlaubskonto des Mitarbeiters.  

Beispiel:
Das Anstelldatum eines Mitarbeiters ist der 15.03.2018. Der Mitarbeiter hat Anspruch auf 30 Urlaubstage pro voll beschäftigtem Anstellungsjahr.

Die komplette Berechnung des Urlaubsanspruchs im ersten Jahr setzt sich wie folgt zusammen: 

Anspruch 2018: 30/12*9 = 22,5 -> 23 Tage*

Datum an welchem der Anspruch gutgeschrieben wird Berechnung Anspruch
14.04.2018 30/12 2,5**
14.05.2018 30/12 2,5
14.06.2018 30/12 2,5
14.07.2018 30/12 2,5
14.08.2018 30/12 2,5
14.09.2018 23 (anteiliger Anspruch gesamtes Jahr) - 12,5 (in der Wartezeit ausgeschüttetes Kontingent) 10,5 (verbleibender Anspruch für das Jahr 2018)

* Jahresurlaubsanprüche werden in Personio generell aufgerundet

** Monatsansprüche bleiben in Personio ungerundet

 

Sehen Sie hier einen Ausschnitt aus der Urlaubshistorie des Mitarbeiters: 

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Übertrag ins Folgejahr

Bitte beachten Sie, dass der in der Wartezeit gebildete Urlaubsanspruch nicht im nächsten Jahr oder zur nächsten definierten Übertragsgrenze verfällt, sondern erst zum Ende der darauf folgenden Periode.

Beispiel:

Wird ein Mitarbeiter z.B. zum 01.10.2018 angestellt, dann verfallen die Urlaubstage (bei 30 Urlaubstagen pro Jahr = 7,5 Tage anteiliger Anspruch für 2018) nicht zum 31.12.2018, sondern erst zum 31.12.2019.
Das gleiche gilt für individuell konfigurierte Übertragsgrenzen, wie z.B. den 31.03.2018. In diesem Fall würde der in der Wartezeit gebildete Urlaubsanspruch erst am 31.03.2019 verfallen. 

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