Einrichtung der Integration Ihres Unternehmenskalenders

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Integration von Personio in Ihren Unternehmenskalender einrichten.

Die Integration beinhaltet zwei Funktionalitäten: Im Bereich der Personalverwaltung werden alle in Personio eingetragenen Abwesenheiten automatisch in Ihren Unternehmenskalender übertragen. Im Recruiting-Bereich vereinfacht die Synchronisation von Meeting-Räumen und Mitarbeiterterminen die Interview-Planung. Diese Funktionalitäten hängen unmittelbar zusammen und können nicht getrennt voneinander integriert werden.

Verbinden Ihres Kalenders mit Personio

Die Einrichtung der Integration Ihres Unternehmenskalenders in Personio ist einmalig erforderlich und kann ausschließlich von Mitarbeitern mit Administratorrechten für Ihren Account durchgeführt werden. Zusätzlich ist die Zusammenarbeit mit dem Administrator des Firmenkalenders bzw. mit Ihrem IT-Admin notwendig.

Navigieren Sie zunächst auf Einstellungen > Kalender > Kalender-Integration. Aktivieren Sie die Verbindung zu Ihrem Unternehmenskalender via Checkbox. 

Bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise gelesen haben und mit den Nutzungsbedingungen einverstanden sind, um mit der Verbindung Ihres Unternehmenskalenders mit Personio fortfahren zu können. Zusätzlich müssen Sie erklären, dass Sie dazu berechtigt sind, die Kalenderintegration für Ihr Unternehmen durchzuführen.

Durch Klick auf Kalender verbinden, werden Sie zur Auswahl des Anbieters Ihres Unternehmenskalenders weitergeleitet.

Ereignisse in Ihrem Kalender, bei denen die Sichtbarkeit auf privat eingestellt ist, werden standardmäßig als nicht verfügbar für andere Nutzer in Personio angezeigt. Wenn Sie jedoch die Details von privaten Veranstaltungen in Personio dennoch anzeigen lassen wollen, setzen Sie den Haken bei Details privater Events im Kalender in Personio anzeigen. Die Details der Veranstaltung werden dadurch bei der Erstellung von Interviews für alle Recruiter ersichtlich.

Wenn Sie mehr zu den Compliance und Sicherheitsstandards dieser Integration erfahren möchten, besuchen Sie gern unsere Community. Dort haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst. 

Auswahl Ihres Unternehmenskalenders

Personio unterstützt derzeit Integrationen zu drei verschiedenen Kalendern:

• Google Apps
• Microsoft Office 365
• Microsoft Exchange

Wählen Sie im nächsten Schritt den in Ihrem Unternehmen genutzten Google oder Microsoft Kalender aus und fahren Sie mit der Einrichtung fort.

Verbinden Ihres Google Kalenders

Wenn Sie einen Google Kalender verbinden wollen, werden Sie nun auf die entsprechende Verbindungsseite von Cronofy weitergeleitet. Im nächsten Schritt ist die Installation der Cronofy-App auf Ihrer GSuite-Domäne erforderlich. Sie können diese hier downloaden.

Nach der Installation von Cronofy können Sie mit dem Einrichtungsvorgang fortfahren, indem Sie Ihre Google E-Mail-Adresse und das Passwort eingeben.

Bitte beachten Sie, dass hierfür ein Google Admin-Account notwendig ist. Durch die Eingabe Ihrer Anmeldedaten haben Sie die Integration des Google Kalenders abgeschlossen.

Verbinden Ihres Microsoft Kalenders

Sie haben die Möglichkeit Ihren Office 365 oder Microsoft Exchange Kalender mit Personio zu verbinden. Wählen Sie hierfür einen der beiden Microsoft Kalender aus.

Geben Sie anschließend Ihre Microsoft E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Fügen Sie zusätzlich die E-Mail-Adresse des Nutzers ein, dem die Application Impersonation role zugeordnet ist. Diese Rollenzuordnung ist notwendig, um die Integration mit einem Office-Produkt durchzuführen. Sie können dafür beispielsweise einen Service Account zuordnen.

Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie Ihren Account verbinden möchten, ist die Kalenderintegration vollendet.

Synchronisation der vorhandenen Daten

Während der erstmaligen Synchronisation mit dem Anbieter des Kalenders werden alle aktuellen Benutzer und Räume authentifiziert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern.

Anschließend sehen Sie unter Einstellungen > Kalender > Kalender-Integration Ihres Personio Accounts, wie viele der Mitarbeiter und Räume erfolgreich synchronisiert wurden. Zusätzlich haben Sie in der Übersicht die Möglichkeit den aktuell verbundenen Kalender wieder von Ihrem Personio Account zu trennen.

Neue Mitarbeiter hinzufügen

Fügen Sie Ihrer Firmendomain neue Mitarbeiter hinzu, werden diese automatisch bei Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der entsprechende Mitarbeiter kann daraufhin unter Einstellungen > Kalender > Kalender-Synchronisation nochmals mit Personio synchronisiert werden.

Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitern

Für eine erfolgreiche Synchronisation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmenskalender und Personio, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss sich bereits auf der authentifizierten Domäne befinden.
  Beispiel: Die Firma Personio hat ihren Kalender auf ihrer Domain personio.com authentifiziert. Folglich werden alle Benutzer in Personio mit @personio.com-Adressen automatisch authentifiziert. Sollte aber ein externer Personalvermittler mit der E-Mail-Adresse @hiringhelp.com existieren, würde dieser nicht validiert werden.
• Der Mitarbeiter muss bereits im Firmenkalender existieren bzw. über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen. Wird ein neuer Benutzer beispielsweise zu Personio hinzugefügt, bevor sein Konto in Ihrem Kalenderprogramm angelegt wurde, erscheint eine Fehlermeldung.

Nachdem der Mitarbeiter innerhalb der Firmendomain hinzugefügt wurde, muss er in Personio erneut synchronisiert werden.

Neue Räume hinzufügen

Nutzen Sie die Recruiting-Funktion von Personio, haben Sie auch die Möglichkeit, Meeting-Räume für die Interview-Planung hinzuzufügen. Die erfolgreiche Synchronisation der Räume wird Ihnen von einem Informationssymbol angezeigt.

Fügen Sie neue Räume unter der Firmendomain hinzu, müssen Sie diese unter Einstellungen > Kalender > Kalender-Integration durch Klick auf Räume synchronisieren mit Personio synchronisiert werden. Dieser Schritt muss manuell durchgeführt werden und findet nicht automatisiert statt.

Für das Hinzufügen von Räumen und Mitarbeitern benötigen Sie keinen Administrator des Firmenkalenders bzw. IT-Admin.