In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Personio mithilfe von Personios Unterauftragnehmer Cronofy mit Ihrem Unternehmenskalender integrieren. Der Artikel erläutert die Vorteile einer Kalenderintegration und beschreibt den Setup-Prozess sowie die entsprechenden Anforderungen im Detail.
Wichtige Informationen für eine erfolgreiche Integration
Funktionen
Die Kalenderintegration mit Cronofy bietet je nach Bereich unterschiedliche Funktionalitäten.
| Bereich | Funktion |
| HR Management |
Alle in Personio eingetragenen Abwesenheiten werden automatisch in Ihren Unternehmenskalender übertragen. Erfahren Sie mehr über die Kalenderintegration für Abwesenheiten. |
| Recruiting |
|
Hinweis: Wenn Sie die Kalenderintegration aktivieren, werden alle beantragten Abwesenheitsperioden und Interviewtermine, die im Bereich Recruiting erstellt wurden, in Ihrem externen Unternehmenskalender angezeigt. Eine differenzierte Aktivierung ist nicht möglich.
Für die Integration verfügbare Kalender
Personio unterstützt derzeit Integrationen zu drei verschiedenen Kalendern:
- Google Apps
- Microsoft Office 365 (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
- Microsoft Exchange (dies umfasst alle Versionen von 2010, 2013 und 2016)
Anforderungen
Um Ihren Unternehmenskalender mit Personio zu integrieren, benötigen Sie die folgenden Rollen:
- Administrator des Personio-Kontos: Um Cronofy als Subunternehmer zu akzeptieren und dem Administrator des Unternehmenskalenders Zugriffsrechte auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zu erteilen.
- Administrator des Unternehmenskalenders: Um auf die Seite mit den Kalendereinstellungen zuzugreifen und die Einrichtung durchführen zu können.
Schritt 1: Überprüfen Sie, ob die Cronofy-Checkbox aktiviert ist
Die Kalenderintegration von Personio integriert Software des Unterauftragnehmers Cronofy B.V. Um die Integration von Personio mit Ihrem Unternehmenskalender zu aktivieren, muss die Cronofy-Checkbox in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) unter Einstellungen > Support > Paket & Rechnung aktiviert sein. Weitere Informationen zu den Compliance- und Sicherheitsstandards der Integration über Cronofy finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.
Schritt 2: Verbinden Sie Ihren Unternehmenskalender
Nachdem Sie Cronofy als Subunternehmer akzeptiert haben, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und wählen Sie aus, welchen der folgenden Kalender Sie in Personio integrieren möchten: Google Kalender, Office 365 (via Graph-API), Office 365 (EWS) oder Microsoft Exchange.
Hinweis
Sie sollten dem Administrator Ihres Unternehmenskalenders unter Zugriffsrechte > Kontokonfiguration > Kalender Zugriff auf die Integrationseinstellungen für Kalender gewähren.
Google Kalender
- Klicken Sie auf Google Kalender verbinden.
- Installieren Sie die Cronofy Google Workspace-App auf Ihrer GSuite-Domain. Sie können die App hier herunterladen.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um zu bestätigen, dass Sie die Cronofy-App auf Ihrer Google-Workspace-Domain installiert haben.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um Cronofys Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Google Workspace Domain verknüpfen.
- Authentifizieren Sie sich mit Ihren Google-Admin-Zugriffsdaten.
Weitere Informationen zur Verbindung Ihres Unternehmenskalenders mit GSuite finden Sie in der Cronofy-Dokumentation.
Office 365 (via Graph-API)
Für Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, die Integration einzurichten: via Graph API oder via EWS. Personio empfiehlt die Verwendung der Graph API. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Integrationen finden Sie unter Was sind die Unterschiede zwischen EWS und Graph API?
- Klicken Sie auf Office 365 verbinden.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Office-365-Konto verknüpfen.
- Authentifizieren Sie sich mit Office 365-Administrator-Zugriffsdaten
Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office 365 (Graph API).
Office 365 (EWS)
Für Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, die Integration einzurichten: via Graph API oder via EWS. Personio empfiehlt die Verwendung der Graph API. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Integrationen finden Sie unter Was sind die Unterschiede zwischen EWS und Graph API?
1. Erstellen Sie ein Servicekonto (Administrator des Unternehmenskalenders)
Um eine Verbindung mit Office 365 über EWS (Exchange Web Services) herzustellen, müssen Sie zunächst ein Servicekonto in Office 365 anlegen, mit dem Sie bei der Verwaltung von Events die Identität von Räumen oder Benutzern übernehmen können. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten.
Hinweise
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine Mailbox zugewiesen sein, die keine gemeinsam genutzte Mailbox sein kann.
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine (vollständig bezahlte) Lizenz zugewiesen sein.
2. Weisen Sie dem Servicekonto die Rolle für den Identitätswechsel zu (Administrator des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde, müssen Sie ihm die Rolle für den Identitätswechsel zuweisen. Auf diese Weise können Events direkt im Kalender des Benutzers erstellt werden. Erfahren Sie, wie Sie für eine Anwendung den Identitätswechsel einrichten.
Hinweise
▶ ︎Die Rolle für den Identitätswechsel erfordert vollen Zugriff auf die Kalender der Domain.
▶ ︎Diese Rolle muss dem Servicekonto zugewiesen sein.
3. Testen Sie die Konfiguration (Administrator des Unternehmenskalenders)
Um zu bestätigen, dass die für die Integration erforderlichen Anmeldeinformationen und Konnektivität korrekt und verfügbar sind, testen Sie die Konfiguration, bevor Sie eine Verbindung zu Office 365 herstellen. Erfahren Sie, wie Sie die Konfiguration testen.
4. Verbinden Sie Office 365 (Administrator des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde und ihm die Rolle für den Identitätswechsel korrekt zugewiesen wurde, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kalender zu verbinden:
- Klicken Sie auf Office 365 verbinden.
- Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.
- Authentifizieren Sie sich mithilfe der E-Mail-Adresse des Servicekontos und des Passworts für das Servicekonto.
Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office 365.
Microsoft Exchange
1. Erstellen Sie ein Servicekonto (Administrator des Unternehmenskalenders)
Um eine Verbindung mit Microsoft Exchange herzustellen, müssen Sie zunächst ein Servicekonto in Exchange erstellen, mit dem Sie beim Verwalten von Events die Identität von Räumen oder Benutzern übernehmen können. Erfahren Sie, wie Sie ein Servicekonto einrichten.
Hinweise
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine Mailbox zugewiesen sein, die keine gemeinsam genutzte Mailbox sein kann.
▶ ︎Dem Servicekonto muss eine (vollständig bezahlte) Lizenz zugewiesen sein.
2. Weisen Sie dem Servicekonto die Rolle für den Identitätswechsel zu (Administrator des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde, müssen Sie ihm die Rolle für den Identitätswechsel zuweisen. Auf diese Weise können Events direkt im Kalender des Benutzers erstellt werden. Erfahren Sie, wie Sie für eine Anwendung den Identitätswechsel einrichten.
Hinweise
▶ ︎Die Rolle für den Identitätswechsel erfordert vollen Zugriff auf die Kalender der Domain.
▶ ︎Diese Rolle muss dem Servicekonto zugewiesen sein.
3. Testen Sie die Konfiguration (Administrator des Unternehmenskalenders)
Um zu bestätigen, dass die für die Integration erforderlichen Anmeldeinformationen und Konnektivität korrekt und verfügbar sind, testen Sie die Konfiguration, bevor Sie eine Verbindung zu Microsoft Exchange herstellen. Erfahren Sie, wie Sie die Konfiguration testen.
4. Verbinden Sie Microsoft Exchange (Administrator des Unternehmenskalenders)
Sobald das Servicekonto erstellt wurde und ihm die Rolle für den Identitätswechsel korrekt zugewiesen wurde, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kalender zu verbinden:
- Klicken Sie auf Exchange verbinden.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des Servicekontos und das Passwort für das Servicekonto ein.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie für den Identitätswechsel verwenden möchten (eine weitere E-Mail von derselben Domain, auf die das Servicekonto über die Rolle für den Identitätswechsel zugreifen kann).
- Aktivieren Sie die Checkbox, um den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von Cronofy zuzustimmen.
- Klicken Sie auf Exchange-Konto verknüpfen.
Weitere Informationen finden Sie in Cronofys Helpcenter-Artikel Enterprise Connect for Exchange und Office365.
Schritt 3: Einstellungen abschließen
Im Bereich Interviewplanung können Sie die Checkbox für Titel privater Events der Mitarbeiter unter der Funktion „Zeitblock im Kalender suchen“ anzeigen (optional) aktivieren. Dies ermöglicht es dem Organisator eines Interviews, die Details von Events zu sehen, die in den Kalendern der Mitarbeiter, die er zum Interview einladen möchte, als privat gekennzeichnet sind.
Weitere Informationen zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen.
Mitarbeiter und Räume synchronisieren
Bei der ersten Synchronisation mit dem Kalenderanbieter werden alle aktuellen Benutzer und Meetingräume authentifiziert. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Um zu überprüfen, ob alle Mitarbeiter und Räume erfolgreich synchronisiert wurden, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration.
Hinweis
Wenn Sie Fehlermeldungen über eine fehlgeschlagene Synchronisierung von Mitarbeitern sehen, werfen Sie einen Blick auf die Voraussetzungen für zu synchronisierende Mitarbeiter. Sehen Sie sich alternativ die verschiedenen Fehler und Lösungen in unserem Artikel zur Problembehandlung bei der Integration des Unternehmenskalenders an.
Voraussetzungen für die Synchronisation von Mitarbeitern
Für eine erfolgreiche Synchronisation Ihrer Mitarbeiter mit dem Unternehmenskalender und Personio sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
| Voraussetzung | Beispiel |
| Die E-Mail-Adresse des Benutzers muss sich bereits auf der authentifizierten Domäne befinden. |
Die Firma XY hat ihre Kalender auf ihrer Domain XY.com authentifiziert. Folglich werden alle Benutzer in XY mit @xy.com-E-Mail-Adressen automatisch authentifiziert. Ein externer Personalvermittler mit der E-Mail-Adresse @hiringhelp.com würde allerdings nicht validiert werden. |
| Der Mitarbeiter muss bereits im Firmenkalender existieren bzw. über eine Firmen-E-Mail-Adresse verfügen. | Wird ein neuer Benutzer zu Personio hinzugefügt, bevor sein Konto im Kalenderprogramm angelegt wurde, erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall muss der Mitarbeiter erneut synchronisiert werden, nachdem er der Unternehmensdomäne hinzugefügt wurde. Siehe Mitarbeiter hinzufügen. |
| Nur E-Mails, die für einen Mitarbeiter einzigartig sind, können verbunden werden. | Wenn ein Mitarbeiter eine gemeinsam genutzte Inbox verwendet, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der Mitarbeiter muss eine für ihn einzigartige E-Mail-Adresse haben, damit er synchronisiert werden kann. |
Mitarbeiter hinzufügen
Wenn Sie Ihrer Firmendomain neue Mitarbeiter hinzufügen, werden diese automatisch bei Personio authentifiziert. Bei einer fehlerhaften Synchronisation erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Es gibt fünf verschiedene Synchronisationsstatus für Mitarbeiter:
| Status | Details | Angezeigter Tooltip |
| Authentifizierung läuft | Der Authentifizierungsprozess wurde gestartet. | Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf den Button „Alle Mitarbeiter synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut auszuführen. |
| Ausstehend |
Die Authentifizierung wird überprüft.
|
Der Kalender des Mitarbeiters wird noch synchronisiert. Wenn sich der Status nicht ändert, klicken Sie auf den Button „Alle Mitarbeiter synchronisieren“, um die Synchronisierung erneut auszuführen. |
| Authentifiziert | Der Mitarbeiter wurde erfolgreich authentifiziert und der Kalender des Mitarbeiters wurde synchronisiert. |
- |
| Nicht verfügbar |
Die Authentifizierung war nicht erfolgreich und der Kalender des Mitarbeiters konnte nicht synchronisiert werden. Wenn dieser Fehler auftritt, lesen Sie unseren Artikel Fehlerbehebung: Einrichtung der Integration des Unternehmenskalenders. |
Es wird eine Nachricht von Cronofy angezeigt. ODER Der Kalender des Mitarbeiters konnte nicht synchronisiert werden. Bitte lesen Sie den Artikel zur Fehlerbehebung. |
| Fehler |
Nach einer erfolgreichen Autorisierung ist ein Problem aufgetreten. Bitte wenden Sie sich über Hilfe > Support und Updates > Antworten finden an unser Support-Team. |
Etwas ist schief gelaufen. Bitte wenden Sie sich an den Customer Support. |
Um einen einzelnen Mitarbeiter oder alle Mitarbeiter erneut in Personio zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration. Das erste Akkordeon enthält eine Liste von Mitarbeitern, die nicht synchronisiert wurden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um das Akkordeon zu öffnen.
- Um einen einzelnen Mitarbeiter zu synchronisieren, klicken Sie auf das Loop-Symbol
rechts neben dem Namen des Mitarbeiters.
- Um alle Mitarbeiter zu synchronisieren, klicken Sie oben rechts im Akkordeon auf Alle Mitarbeiter synchronisieren.
Neue Räume hinzufügen
Wenn Sie die Recruiting-Funktion von Personio nutzen, haben Sie auch die Möglichkeit, ganz einfach Meeting-Räume für die Interview-Planung hinzuzufügen. Die erfolgreiche Synchronisation der Räume wird Ihnen von einem Informationssymbol angezeigt. Wenn Sie unter der Domain Ihres Unternehmens neue Räume hinzufügen, müssen Sie diese manuell mit Personio synchronisieren.
Um neue Räume zu synchronisieren, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Kalenderintegration und klicken Sie auf Alle Räume synchronisieren.
Tipp
Weitere Informationen und häufig gestellte Fragen finden Sie in Cronofys Leitfaden zum Verbinden von Unternehmenskalendern.
Häufig gestellte Fragen
Nachfolgend finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Kalenderintegration, insbesondere zur Handhabung des Datenschutzes und zur DSGVO-Compliance.
Tipp
▶︎ Wenn es möglich ist, dass Ihre Mitarbeiter vertrauliche oder private Informationen in ihren persönlichen Kalendern speichern (oder falls dies ausdrücklich autorisiert ist), empfehlen wir, sie darüber zu informieren, dass nach Aktivierung der Kalenderintegration Dritte und – je nach den Einstellungen – auch ausgewählte Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff auf alle Inhalte der Kalender haben.
▶︎ Alternativ empfehlen wir Ihnen, keine vertraulichen oder privaten Informationen/Termine in Ihren Kalendern zu speichern. Dies ist lediglich eine Empfehlung und stellt keine Rechtsberatung dar.
Hinweis
Wenn Sie die Funktionen von Cronofy nutzen möchten, werden die für die Erbringung dieser Dienste erforderlichen Daten vom Unterauftragnehmer Cronofy B.V. verarbeitet. Sie können die Verarbeitung dieser Daten verhindern, indem Sie die Nutzung dieser Funktionen ablehnen.