Warum funktioniert der Import nicht?

 

Dieser Artikel erläutert die verschiedenen Fehlermeldungen, welche von Personio angezeigt werden, falls ein Datenimport nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Dabei stellen wir Ihnen auch die möglichen Fehlerursachen sowie entsprechende Korrekturvorschläge vor.

In diesem Artikel werden die Importtypen Upload von Mitarbeitern, Upload von Gehältern und Abwesenheits-Upload besprochen.

 

1. Import von Mitarbeiterdaten

Fehler bei der Zuordnung von Attributen und Spalten

Fehler: Das in der Excel-Datei neu angelegte Attribut, beispielsweise Adressdaten, kann während des Uploads in Personio nicht ausgewählt werden.

imports-employee-bulk-import-attribute-mapping_de.png

Ursache: Die ausgewählte Excel-Datei enthält Attribute/Spaltennamen, die in Personio noch nicht angelegt wurden.

Lösung: Navigieren Sie zunächst in die Einstellungen > Mitarbeiterinformationen und legen Sie alle Sektionen und die dazugehörigen Attribute analog zu den Daten der Excel-Tabelle an. Weitere Informationen zur Erstellung von Sektionen und Attribute erhalten Sie hier.

Im Uploadprozess können Sie daraufhin alle Attribute den vordefinierten Spalten problemlos zuordnen:

imports-employee-bulk-import-attributes-matching_de.png

 

Fehlermeldung: "Jedes Attribut kann nur einer Spalte der hochgeladenen Datei zugewiesen werden. Sie haben das Attribut "Vorname" mehrfach zugewiesen. Bitte beheben Sie das Problem und versuchen Sie es noch einmal."

imports-employee-bulk-import-attribute-mapped-twice_de.png

Ursache: Bestimmte Attribute wurden während Schritt zwei des Importprozesses (Spalten konfigurieren) mehrfach zugeordnet:

Lösung: Achten Sie bei der Zuordnung von Attributen darauf, dass jedes Attribut nur einmal vergeben wird. Die Attribute der Excel-Datei (links) müssen den korrekten Attributen in Personio (rechts) zugeordnet werden.

 

Fehler in der Importdatei

Sollte die Importdatei Fehler beinhalten, wird der Import abgebrochen und Ihnen eine Revisionsdatei zum Download angeboten.

imports-employee-bulk-import-error-downoad-revision_de.png

In der Revisionsdatei wird Ihnen in roter Schriftfarbe angezeigt, wo es Fehler gab und welcher Wert von Personio erwartet wird. Diese wird Ihnen stets in der Sprachversion ausgegeben, die Sie in Personio nutzen. 

Import-Error-Validated-detail_de.png

Da der Aufbau der Revisionsdatei exakt der ursprünglichen Importdatei entspricht, können Sie die Korrekturen direkt hier vornehmen und die Revisionsdatei für den erneuten Import verwenden. 

Beginnen Sie dafür wieder bei Schritt 1 und importieren die Revisionsdatei. 

 

Beispiel 1: Attribute vom Typ Auswahlliste bzw. Mehrfachauswahl

settings-employee-information-attribute-list-of-options_de.png
Ursache: Das Attribut "NotfallkontaktdatenUI', wurde in Personio im Typ Auswahlliste angelegt - im Beispiel mit den Restriktionen/Auswahloptionen "Vorhanden", "Nicht vorhanden" und "Werden nachgereicht".

In der Importdatei enthält die Spalte "Notfallkontaktdaten" jedoch Werte, welche von diesen Restriktionen abweichen. Somit können die Datensätze nicht importiert werden.

Import-Attributs-Listofoption_de.png
Lösung:
Achten Sie darauf, dass die Daten der Excel-Datei und die Restriktionen in Personio übereinstimmen. Erst dann kann der Datenimport problemlos durchgeführt werden.

Import-Attributs-Listofoption2_de.png

Beachten Sie: Auch für bestimmte Systemattribute, welche in Personio als Auswahlliste vordefiniert sind, müssen die in der Excel-Datei vorgegebenen Werte genutzt werden. Ein solches Systemattribut ist beispielsweise das Attribut Status. Eine Übersicht der Restriktionen dieser Attribute finden Sie in unseren Importvorlagen für Mitarbeiterdaten im Bereich Downloads.

 

Beispiel 2: Erzeugen einer Hierarchieschleife

Import-Attribut-Supervisor_de.png
Ursache: Ein Mitarbeiter ist in der Excel-Datei als sein eigener Vorgesetzter hinterlegt oder zwei Mitarbeiter sind gegenseitig als Vorgesetzte hinterlegt.

Lösung: Achten Sie darauf, dass in der Spalte "Vorgesetzter" für keinen Mitarbeiter die eigene E-Mail-Adresse eingetragen wurde oder zwei Mitarbeiter gegenseitig als Vorgesetzte eingetragen sind. Falls ein Mitarbeiter keinen Vorgesetzten hat, weil es sich z. B. um den Geschäftsführer handelt, dann lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

Import-Attribut-Supervisor1_de.png

 

Falsches Format der Attributsbezeichnung in Ihrer Datei

Fehler: Personio erkennt das Attribut aus Ihrer Excel-Datei beim Import nicht (s. Jubiläum 20 Jahre).

import-date-error_de.png

Ursache: Die Attributsbezeichnung in Ihrer Datei entspricht nicht dem Format "Standard".

Lösung: Ändern Sie das Format Ihrer Bezeichnung des Attributs in Ihrer Excel-Datei zu "Standard". Danach erkennt Personio das Attribut automatisch.

 

Inaktiv-Setzung von Administratoren und Weisungsberechtigten

Fehler: Ein Update für den letzten aktive Administrator oder weisungsberechtigten Mitarbeiter wird nicht durchgeführt.

imports-employee-bulk-import-admin-error_de.png

Ursache: In der Import-Datei wird der Status des letzten Administratoren oder des letzten weisungsberechtigten Mitarbeiters auf Inaktiv gesetzt.

Lösung: Sorgen Sie dafür, dass immer ein aktiver Administrator sowie ein weisungsberechtigter Mitarbeiter für den Account hinterlegt sind. Laden Sie die Revisionsdatei herunter, passen Sie den Fehler an und wiederholen Sie den Import.

 

2. Import von Gehaltsdaten

Inkonsistenzen zwischen Personio und der Datei für den Gehaltsimport

Fehlermeldung: "Mitarbeiter wurden nicht gefunden."

Import-Salary-Email_de.png

Ursache: Bei Importen dient die E-Mail-Adresse in der Regel als eindeutiges Erkennungsmerkmal, über welches Mitarbeiterprofile identifiziert und Daten korrekt zugeordnet werden. Wenn Personio den oben beschriebenen Fehler anzeigt, dann enthält die Excel-Datei E-Mail-Adressen, welche in Personio nicht gefunden werden. Die Ursache dafür können Rechtschreibfehler oder aber tatsächlich fehlende Mitarbeiterprofile sein.

Lösung: Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adressen sowohl in Personio als auch in der Excel-Datei korrekt hinterlegt sind und dass alle Mitarbeiter, für welche Sie Gehälter importieren möchten, zuvor im System angelegt wurden.

 

Fehler: Eine weitere Kompensation wird bei der Spaltenzuordnung nicht gefunden.

Import-Salary-Additionalcompensation_de.png

Ursache: Die Gehaltsliste Upload weiterer Kompensationen wird importiert, ohne das alle benötigten weiteren Kompensationen zuvor in Personio angelegt wurden.

Lösung: Hinterlegen Sie vor dem Import alle weiteren Kompensationen, welche Ihren Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen ausgezahlt werden unter Einstellungen > Gehalt und Lohnbuchhaltung > Weitere Kompensationen. Wie Sie Weitere Kompensationen in Personio hinzufügen, erfahren Sie hier.

 

Fehlermeldung: "Zeilen ohne gültiges Gehalt oder Bonus."

Import-Salary-Bonus_de.png

Ursache: Die Gehaltsliste Upload flexibler Boni wird importiert, ohne dass der Flexible Bonus zuvor im Mitarbeiterprofil aktiviert wurde.

Lösung: Bevor die Excel-Datei Upload flexibler Boni importiert wird, muss der Flexible Bonus im Mitarbeiterprofil aktiviert werden. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.

 

Fehlerhafte Wochenstunden

Fehler: Die in Personio hinterlegten Wochenstunden werden automatisch mit der Wochenstundenanzahl des Vollzeitmodells überschrieben.

Ursprünglich hinterlegte Wochenstunden:

Import-Salary-Weeklyhours_de.png

Excel-Datei des Imports:

Import-Salary-Weeklyhours1_de.png

Darstellung im Mitarbeiterprofil nach Import:

employee-profile-weekly-hours_de.png

Ursache: Sie haben im Rahmen des Anlegens neuer Mitarbeiter auch die wöchentlichen Arbeitsstunden (Wochenstunden) im Mitarbeiterprofil hinterlegt. In einem zweiten Schritt haben Sie die Excel-Datei Upload der Gehaltshistorie importiert und dabei die Spalte Wöchentliche Arbeitsstunden der Excel-Datei nicht befüllt. Passen Sie auf! Genau das ist der Fehler!

Durch die fehlende Angabe der Wochenstunden in der Excel-Datei für den Gehaltsimport, überschreibt Personio die Wochenstunden aller vom Import betroffenen Mitarbeiter automatisch mit den unter Einstellungen > Abteilungen hinterlegten Vollzeit-Wochenstunden:

Wichtig: Falls Sie daraufhin die Wochenstunden manuell im Mitarbeiterprofil korrigieren, wird auch das Gehalt des Mitarbeiters automatisch anteilig runter gerechnet!

Lösung: Tragen Sie die Wochenstunden der Mitarbeiter in die Excel-Datei für den Gehaltsimport ein. Diese müssen mit den Wochenstunden, welche im Mitarbeiterprofil hinterlegt sind, übereinstimmen. Stimmen die Wochenstunden in der Excel-Datei mit den Wochenstunden in Personio überein, werden sowohl die Wochenstunden als auch das Fixgehalt in Personio richtig abgebildet.

 

3. Import von Abwesenheiten

Fehler in der Importdatei

Fehler: Es werden nicht alle in der Excel-Datei eingetragenen Abwesenheiten importiert.

Excel-Datei des Imports:

Import-Absenceperiod-Email_de.png

Vorschau des Imports:

Import-Absenceperiod-Email1_de.png

Ursache: Die Excel-Datei enthält nicht für jede eingetragene Abwesenheitsperiode eine E-Mail-Adresse für die Zuordnung der Daten in das passende Mitarbeiterprofil. Personio importiert daher nur die Abwesenheiten, welchen in der Excel-Datei eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

Lösung: Hinterlegen Sie in der Excel-Datei für Abwesenheit die E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Daraufhin werden alle Abwesenheitsarten und -zeiträume in Personio abgebildet:

Import-Absenceperiod-Email2_de.png

Vorschau des Imports:
Import-Absenceperiod-Email3_de.png

 

Inkonsistenz zwischen Personio und der Datei für den Abwesenheitsimport 

Fehlermeldung: "Abwesenheitsarten nicht gefunden."

Import-Absenceperiod-Name_de.png

Ursache: Der Fehlermeldung können zwei Ursachen zugrunde liegen.

  1. Die erste Ursache ergibt sich daraus, dass der Name der Abwesenheitsart (bspw. Sonderurlaub) in der Excel-Datei nicht identisch mit der Benennung der Abwesenheitsart in Personio ist.
  2. Die zweite mögliche Ursache ist, dass die benötigten Abwesenheitsarten vor dem Import noch nicht in Personio angelegt wurden.

Lösung:

  1. Benennen Sie die Abwesenheitsarten in der Excel-Liste und in Personio exakt gleich. Achten Sie darauf auch die Leerzeichen richtig zu setzen, da auch ein fehlendes oder doppeltes Leerzeichen zu einer Fehlermeldung führen kann.
  2. Achten Sie darauf, dass alle in Ihrem Unternehmen existierenden Abwesenheitsarten in Personio angelegt sind, bevor Sie die Excel-Datei importieren. Wie Sie Abwesenheitsarten in Personio hinzufügen, erfahren Sie hier.

 

Abwesenheitsvertretung erforderlich

Fehlermeldung: "Vertretung nicht unterstützt."

Import-Absenceperiod-Substitute_de.png

Ursache: Abwesenheitsperioden werden für eine Abwesenheitsart importiert, für die Vertretungen erforderlich sind.

Lösung: Bitte beachten Sie, dass Abwesenheitsimporte nicht durchgeführt werden können, wenn unter Einstellungen > Abwesenheiten > Abwesenheitsart (bspw. Bezahlter Urlaub) die Option Vertretungsanfrage erlaubt als Erforderlich hinterlegt ist. Personio geht in diesem Falle davon aus, dass für jeden Abwesenheitseintrag obligatorisch eine Vertretung angegeben werden muss. Um diese Fehlermeldung zu umgehen und die Daten erfolgreich zu importieren, ändern Sie zuvor in den Einstellungen den Status von Erforderlich zu Optional oder Keine. Nach dem Import können Sie die Vertretungsoption wieder als erforderlich hinterlegen.

 

Sie haben nicht gefunden wonach Sie suchen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter! Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht mit Ihren Fragen und wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen zurück.

Anfrage einreichen

Kommentare

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

    Themen dieses Artikels