Warum funktioniert der Import nicht?

Dieser Artikel erläutert die verschiedenen Fehlermeldungen, welche von Personio angezeigt werden, falls ein Datenimport nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Dabei stellen wir Ihnen auch die möglichen Fehlerursachen sowie entsprechende Korrekturvorschläge vor.

In diesem Artikel werden die Importtypen Upload von Mitarbeitern, Upload von Gehältern und Abwesenheits-Upload besprochen.

 

1. Import von Mitarbeiterdaten

Fehler bei der Zuordnung von Attributen und Spalten

  • Fehler: Das in der Excel-Liste neu angelegte Attribut, beispielsweise Adressdaten, kann während des Uploads in Personio nicht ausgewählt werden. 

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Ursache: Die ausgewählte Excel-Liste enthält Attribute/Spaltennamen, die in Personio noch nicht angelegt wurden.

Richtig: Navigieren Sie zunächst in die Einstellungen > Mitarbeiterinformationen und legen Sie alle Sektionen und die dazugehörigen Attribute analog zu den Daten der Excel-Tabelle an. Weitere Informationen zur Erstellung von Sektionen und Attribute erhalten Sie hier.

Im Uploadprozess können Sie daraufhin alle Attribute den vordefinierten Spalten problemlos zuordnen:

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  • Fehlermeldung: "Jedes Attribut kann nur einer Spalte der hochgeladenen Datei zugewiesen werden. Sie haben das Attribut first_name mehrfach zugewiesen. Bitte beheben Sie das Problem und versuchen Sie es nochmal."

Ursache: Bestimmte Attribute wurden während Schritt zwei des Importprozesses (Spalten konfigurieren) mehrfach zugeordnet:

Richtig: Achten Sie bei der Zuordnung von Attributen darauf, dass jedes Attribut nur einmal vergeben wird. Die Attribute der Excel-Liste (links) müssen den korrekten Attributen in Personio (rechts) zugeordnet werden:

 

Fehler in der Importdatei

  • Fehlermeldung: "Bitte beachten Sie, dass die folgenden Mitarbeiter nicht erfolgreich importiert werden konnten, da die Importdatei falsch formatierte Werte enthält: max@mustermann.de, 13.03.1980 (Row#2): Das Attribut Notfallkontaktdaten muss in ("Vorhanden","Nicht vorhanden", "Werden nachgereicht") definiert sein. erika@musterfrau.de, 01.11.2015 (Row#3): Das Attribut Notfallkontaktdaten muss in ("Vorhanden", "Nicht vorhanden", "Werden nachgereicht") definiert sein."

Ursache: Das Attribut "Notfallkontaktdaten" wurde in Personio im Typ Auwahlliste oder Mehrfachauswahl angelegt - im oben genannten Beispiel mit den Restriktionen/Auswahloptionen "Vorhanden", "Nicht vorhanden" und "Werden nachgereicht". In der Importdatei enthält die Spalte "Notfallkontaktdaten" jedoch Werte, welche von diesen Restriktionen abweichen. Somit können die Datensätze nicht importiert werden und der Upload bricht ab:

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Richtig: Achten Sie darauf, dass die Daten der Excel-Liste und die Restriktionen in Personio übereinstimmen. Erst dann kann der Datenimport problemlos durchgeführt werden:

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Auch für bestimmte Systemattribute, welche in Personio als Auswahlliste vordefiniert sind, müssen die in der Excel-Liste vorgegebenen Werte genutzt werden. Ein solches Systemattribut ist beispielsweise das Attribut Status. 

 

  • Fehlermeldung: "Für Max Mustermann mit Vorgesetztem Max Mustermann wurde eine Hierarchieschleife erkannt. Bitte weisen Sie einen anderen Vorgesetzten zu." 

Ursache: Ein Mitarbeiter ist in der Excel-Liste als sein eigener Vorgesetzter hinterlegt. 

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Richtig: Achten Sie darauf, dass in der Spalte "Vorgesetzter" für keinen Mitarbeiter die eigene E-Mail-Adresse eingetragen wurde. Falls ein Mitarbeiter keinen Vorgesetzten hat, weil es sich z.B. um den Geschäftsführer handelt, dann lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

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2. Import von Gehaltsdaten

Inkonsistenzen zwischen Personio und der Datei für den Gehaltsimport

  • Fehlermeldung: "Mitarbeiter wurden nicht gefunden."

Ursache: Bei Importen dient die E-Mail-Adresse in der Regel als eindeutiges Erkennungsmerkmal, über welches Mitarbeiterprofile identifiziert und Daten korrekt zugeordent werden. Wenn Personio den oben beschriebene Fehler anzeigt, dann enthält die Excel-Datei E-Mail-Adressen, welche in Personio nicht gefunden werden. Die Ursache dafür können Rechtschreibfehler oder aber tatsächlich fehlende Mitarbeiterprofile sein.

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Richtig: Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adressen sowohl in Personio als auch in der Excel-Liste korrekt hinterlegt sind und dass alle Mitarbeiter, für welche Sie Gehälter importieren möchten, zuvor im System angelegt wurden.

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  • Fehler: Eine weitere Kompensation wird bei der Spaltenzuordnung nicht gefunden.

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Ursache: Die Gehaltsliste Upload weiterer Kompensationen wird importiert, ohne das alle benötigten weiteren Kompensationen zuvor in Personio angelegt wurden.

Richtig: Hinterlegen Sie vor dem Import alle weiteren Kompensationen, welche Ihren Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen ausgezahlt werden unter Einstellungen > Gehalt und Lohnbuchhaltung > Weitere Kompensationen. Wie Sie Weitere Kompensationen in Personio hinzufügen, erfahren Sie hier.

 

  • Fehlermeldung: "Zeilen ohne gültiges Gehalt oder Bonus."

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Ursache: Die Gehaltsliste Upload flexibler Boni wird importiert, ohne das der Flexible Bonus zuvor im Mitarbeiterprofil aktiviert wurde.

Richtig: Bevor die Excel-Liste Upload flexibler Boni importiert wird, muss der Flexible Bonus im Mitarbeiterprofil aktiviert werden. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier

 

Fehlerhafte Wochenstunden

  • Fehler: Die in Personio hinterlegten Wochenstunden werden automatisch mit der Wochenstundenanzahl des Vollzeitmodells überschrieben.

Ursache: Sie haben im Rahmen des Anlegens neuer Mitarbeiter auch die wöchentlichen Arbeitsstunden (Wochenstunden) im Mitarbeiterprofil hinterlegt. In einem zweiten Schritt haben Sie die Excel-Liste Upload der Gehaltshistorie importiert und dabei die Spalte Wöchentliche Arbeitsstunden der Excel-Liste nicht befüllt. Passen Sie auf! Genau das ist der Fehler!

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Excel-Liste:

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Durch die fehlende Angabe der Wochenstunden in der Excel-Liste für den Gehaltsimport, überschreibt Personio die Wochenstunden aller vom Import betroffenen Mitarbeiter automatisch mit den unter Einstellungen > Abteilungen hinterlegten Vollzeit-Wochenstunden:

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Falls Sie daraufhin die Wochenstunden manuell im Mitarbeiterprofil korrigieren, wird auch das Gehalt des Mitarbeiters automatisch anteilig runter gerechnet!

Richtig: Tragen Sie die Wochenstunden der Mitarbeiter in die Excel-Tabelle für den Gehaltsimport ein. Diese müssen mit den Wochenstunden, welche im Mitarbeiterprofil hinterlegt sind, übereinstimmen. Stimmen die Wochenstunden in der Excel-Tabelle mit den Wochenstunden in Personio überein, werden sowohl die Wochenstunden als auch das Fixgehalt in Personio richtig abgebildet. 

 

3. Import von Abwesenheiten

Fehler in der Importdatei

  • Fehler: Es werden nicht alle in der Excel-Liste eingetragenen Abwesenheiten importiert. 

Ursache: Die Excel-Liste enthält nicht für jede eingetragene Abwesenheitsperiode eine E-Mail-Adresse für die Zuordnung der Daten in das passende Mitarbeiterprofil. Personio importiert daher nur die Abwesenheiten, welchen in der Excel-Liste eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist:

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Richtig: Hinterlegen Sie in der Excel-Liste für Abwesenheit die E-Mail-Adresse des entsprechenden Mitarbeiters. Daraufhin werden alle Abwesenheitsarten und -zeiträume in Personio abgebildet:

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Inkonsistenz zwischen Personio und der Datei für den Abwesenheitsimport 

  • Fehlermeldung: "Abwesenheitsarten nicht gefunden."

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Ursache: Der Fehlermeldung können zwei Ursachen zugrunde liegen.

  1. Die erste Ursache ergibt sich daraus, dass der Name der Abwesenheitsart (bspw. Sonderurlaub) in der Excel-Liste nicht identisch mit der Benennung der Abwesenheitsart in Personio ist.
  2. Die zweite mögliche Ursache ist, dass die benötigten Abwesenheitsarten vor dem Import noch nicht in Personio angelegt wurden.

Richtig:

  1. Benennen Sie die Abwesenheitsarten in der Excel-Liste und in Personio exakt gleich. Achten Sie darauf auch die Leerzeichen richtig zu setzen, da auch ein fehlendes oder doppeltes Leerzeichen zu einer Fehlermeldung führen kann.
  2. Achten Sie darauf, dass alle in Ihrem Unternehmen existierenden Abwesenheitsarten in Personio angelegt sind, bevor Sie die Excel-Liste importieren. Wie Sie Abwesenheitsarten in Personio hinzufügen, erfahren Sie hier.

 

Abwesenheitsvertretung erforderlich

  • Fehlermeldung: "Vertretung nicht unterstützt."

Ursache: Abwesenheitsperioden werden für eine Abwesenheitsart importiert, für die Vertretungen erforderlich sind. Bildschirmfoto_2018-11-13_um_15.00.32.png

Richtig: Bitte beachten Sie, dass Abwesenheitsimporte nicht durchgeführt werden können, wenn unter Einstellungen > Abwesenheiten > Abwesenheitsart (bspw. Bezahlter Urlaub) die Option Vertretungsanfrage erlaubt als Erforderlich hinterlegt ist. Personio geht in diesem Falle davon aus, dass für jeden Abwesenheitseintrag obligatorisch eine Vertretung angegeben werden muss. Um diese Fehlermeldung zu umgehen und die Daten erfolgreich zu importieren, ändern Sie zuvor in den Einstellungen den Status von Erforderlich zu Optional oder Keine. Nach dem Import können Sie die Vertretungsoption wieder als erforderlich hinterlegen.  

 

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