Wir aktualisieren derzeit die Artikel im Helpcenter, um Änderungen in Personio abzubilden, die die Nutzererfahrung verbessern. Da diese Änderungen nach und nach veröffentlicht werden, können sich Inhalte der Artikel von der Personio-Anwendung etwas unterscheiden.

 

Dieser Artikel listet Fehlermeldungen auf, die Sie möglicherweise sehen, wenn ein Datenimport fehlschlägt. Er erklärt, warum die einzelnen Fehler auftreten, und zeigt Möglichkeiten auf, diese zu beheben.

Import von Mitarbeitendendaten

Fehler bei der Zuordnung von Attributen und Spalten

Fehler	Beim Upload kann ein in der Excel-Datei neu erstelltes Attribut/ein dort erstellter Spaltenname, beispielsweise Adressdetails, in Personio nicht ausgewählt werden.
Ursache	Die ausgewählte Excel-Datei enthält Attribute/Spaltennamen, die in Personio noch nicht erstellt wurden.
Lösung	Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Mitarbeitende > Mitarbeitendeninformationen und legen Sie alle Abschnitte und die dazugehörigen Attribute analog zu den Daten der Excel-Tabelle an. Weitere Informationen zur Verwaltung der verschiedenen Abschnitte und Attribute finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel Individuell definierte Abschnitte und Attribute erstellen. Im Uploadprozess können Sie daraufhin alle Attribute den vordefinierten Spalten problemlos zuordnen:

 

Fehler	Jedes Attribut kann nur einer Spalte der hochgeladenen Datei zugewiesen werden. Sie haben das Attribut Vorname mehrfach zugewiesen. Bitte beheben Sie das Problem und versuchen Sie es noch einmal.
Ursache	Bestimmte Attribute wurden während Schritt 2 des Importprozesses (Spalten konfigurieren) mehrfach zugeordnet.
Lösung	Achten Sie bei der Zuordnung von Attributen darauf, dass jedes Attribut nur einmal vergeben wird. Die Attribute der Excel-Datei (links) müssen den korrekten Attributen in Personio (rechts) zugeordnet werden.

 

Fehler in der Importdatei

Sollte die Importdatei Fehler beinhalten, wird der Import abgebrochen und Ihnen eine Revisionsdatei zum Download angeboten.

In der Revisionsdatei wird Ihnen in roter Schriftfarbe angezeigt, wo es Fehler gab und welcher Wert von Personio erwartet wird. Diese wird Ihnen stets in der Sprachversion ausgegeben, die Sie in Personio nutzen. 

Da die Revisionsdatei genauso strukturiert ist wie die ursprüngliche Importdatei, können Sie die Korrekturen direkt in der Revisionsdatei vornehmen und diese dann erneut importieren. 

Beginnen Sie dafür wieder bei Schritt 1 und importieren die Revisionsdatei. 

 

Fehlerbeispiel 1: Attribut vom Typ Auswahlliste oder Tags
Ursache	In Personio wurde das Attribut Notfallkontakt im obigen Beispiel als Attributtyp Auswahlliste mit den folgenden Einschränkungen/Auswahlmöglichkeiten erstellt: Vorhanden, Nicht vorhanden und Wird nachgereicht. In der Importdatei enthält die Spalte Notfallkontakt jedoch Werte, die von diesen Restriktionen abweichen. Somit können die Datensätze nicht importiert werden.
Lösung	Achten Sie darauf, dass die Daten der Excel-Datei und die Optionen in Personio übereinstimmen. Nur dann können die Daten problemlos importiert werden.

Hinweis
Auch für bestimmte Systemattribute, die in Personio als Auswahlliste vordefiniert sind, müssen Sie den Wert in der Excel-Datei angeben. Ein solches Systemattribut ist beispielsweise der Status. Eine Übersicht der möglichen Optionen für diese Attribute finden Sie in unseren Importvorlagen für Mitarbeitendendaten im Bereich Downloads.

 

Fehlerbeispiel 2: Hierarchieschleife
Ursache	Ein Mitarbeitender ist in der Excel-Datei als seine eigene Führungskraft hinterlegt oder zwei Mitarbeitende sind gegenseitig als Führungskräfte hinterlegt.
Lösung	Achten Sie darauf, dass in der Spalte Führungskraft für keine Mitarbeitenden die eigene E-Mail-Adresse eingetragen ist und keine zwei Mitarbeitenden gegenseitig als Führungskraft eingetragen sind. Wenn Mitarbeitende, z. B. in der Geschäftsführung, keine Führungskraft haben, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer.

 

Falsches Format der Attributsbezeichnung in Ihrer Datei

Fehler	Personio erkennt das Attribut aus Ihrer Excel-Datei beim Import nicht (siehe Jubiläum 20 Jahre).
Ursache	Der Attributname in Ihrer Datei entspricht nicht dem Format Standard.
Lösung	Ändern Sie das Format des Attributnamens in Ihrer Excel-Datei zu Standard. Danach erkennt Personio das Attribut automatisch.

 

Deaktivierung von Administratoren

Fehler	Der letzte aktive Admin wurde nicht aktualisiert.
Ursache	In der Importdatei ist der Status des letzten Admin auf Inaktiv gesetzt.
Lösung	Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Account immer ein aktiver Admin hinterlegt ist. Laden Sie die Revisionsdatei herunter, korrigieren Sie den Fehler und wiederholen Sie den Import.

 

2. Import von Gehaltsdaten

Inkonsistenzen zwischen Personio und der Datei für den Gehaltsimport

Fehler	Mitarbeitende konnten nicht gefunden werden.
Ursache	Bei Importen dient die E-Mail-Adresse in der Regel als eindeutiges Erkennungsmerkmal, über das Mitarbeitendenprofile identifiziert und Daten korrekt zugeordnet werden. Wenn Personio den oben beschriebenen Fehler anzeigt, dann enthält Ihre Excel-Datei E-Mail-Adressen, die in Personio nicht gefunden werden. Die Ursache dafür können Rechtschreibfehler oder aber tatsächlich fehlende Mitarbeitendenprofile sein.
Lösung	Prüfen Sie, dass die E-Mail-Adressen sowohl in Personio als auch in der Excel-Datei korrekt hinterlegt sind und dass alle Mitarbeitenden, für die Sie Vergütungen importieren möchten, zuvor im System angelegt wurden.

 

Fehler	Eine zusätzliche Vergütung wird bei der Zuordnung der Spalten nicht gefunden.
Ursache	Die Vergütungsliste wird importiert, aber nicht alle benötigten Vergütungsarten wurden vor dem Import in Personio erstellt.
Lösung	Bevor Sie den Import durchführen, gehen Sie zunächst zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Zusätzliche Vergütung und richten Sie alle wiederkehrenden Vergütungsarten / einmaligen Vergütungen ein, die an Ihre Mitarbeitenden gezahlt werden. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Wiederkehrende Vergütungsarten in Personio hinzufügen und Einmalige Vergütungen erstellen und verwalten.

 

Ursache	Wenn in der Spalte Monat die Werte außerhalb von 1-12 liegen oder wenn die Werte für die Spalte Jahr kleiner als 1 sind, ist der Import nicht möglich und es wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Lösung	Geben Sie Werte zwischen 1-12 für die Monate und größer als 1 für das Jahr in die Importdatei ein.

 

Fehler	Zeilen ohne Vergütung oder Bonus.
Ursache	Die Vergütungsliste Upload flexibler Boni wird importiert, aber der flexible Bonus wurde nicht erst im Mitarbeitendenprofil aktiviert.
Lösung	Bevor die Vorlage Upload flexibler Boni importiert wird, muss der flexible Bonus erst im Mitarbeitendenprofil aktiviert werden. Um hierüber mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Helpcenter-Artikel zum Import von Vergütungen.

Fehlerhafte Wochenstunden

Fehler	Die in Personio hinterlegten Wochenstunden werden automatisch mit der Anzahl der Wochenstunden gemäß dem Vollzeit-Arbeitszeitmodell überschrieben. Ursprünglich hinterlegte Wochenstunden: Excel-Datei des Imports: Darstellung im Mitarbeitendenprofil nach Import:
Ursache	Sie haben beim Anlegen neuer Mitarbeitender auch die wöchentlichen Arbeitszeiten (Wochenstunden) im Mitarbeitendenprofil hinterlegt. In einem zweiten Schritt haben Sie die Excel-Datei Upload der Gehaltshistorie importiert, aber dabei die Spalte Wochenstunden der Excel-Datei nicht befüllt. Durch die fehlende Angabe der Wochenstunden in der Excel-Datei überschreibt Personio die Wochenstunden aller vom Import betroffenen Mitarbeitenden automatisch mit den Vollzeit-Wochenstunden (40 Stunden): Hinweis: Wenn Sie daraufhin die Wochenstunden manuell im Mitarbeitendenprofil korrigieren, werden auch die Vergütung von Mitarbeitenden automatisch anteilig reduziert!
Lösung	Tragen Sie die Wochenstunden der Mitarbeitenden in die Excel-Datei für den Vergütungsimport ein. Diese müssen mit den Wochenstunden im Mitarbeitendenprofil übereinstimmen. Wenn dies der Fall ist, werden sowohl die Wochenstunden als auch die Fixgehälter in Personio richtig abgebildet.

 

Import von Abwesenheitsperioden

Fehler in der Importdatei

Fehler	Es werden nicht alle in der Excel-Datei eingetragenen Abwesenheiten importiert. Excel-Datei des Imports: Vorschau des Imports:
Ursache	Für manche Abwesenheitszeiträume in der Excel-Datei fehlt die E-Mail-Adresse, die benötigt wird, um die Daten dem richtigen Mitarbeitendenprofil zuordnen zu können. Personio importiert nur Abwesenheiten, denen eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist.
Lösung	Ergänzen Sie in Ihrer Excel-Datei fehlende E-Mail-Adressen der jeweiligen Mitarbeitenden für die Abwesenheiten. Anschließend werden alle Abwesenheitsarten und -zeiträume entsprechend abgebildet: Import-Vorschau:

Inkonsistenz zwischen Personio und der Datei für den Abwesenheitsimport 

Fehler	Nicht gefundene Abwesenheitsarten.
Ursache	Diese Fehlermeldung kann zwei Ursachen haben: Die erste Ursache könnte sein, dass der Name der Abwesenheitsart (bspw. Sonderurlaub) in der Excel-Datei nicht mit dem Namen der Abwesenheitsart in Personio identisch ist. Die zweite mögliche Ursache ist, dass die benötigten Abwesenheitsarten vor dem Import noch nicht in Personio angelegt wurden.
Lösung	Benennen Sie die Abwesenheitsarten in der Excel-Liste und in Personio exakt gleich. Achten Sie darauf auch die Leerzeichen richtig zu setzen, da auch ein fehlendes oder doppeltes Leerzeichen zu einer Fehlermeldung führen kann. Achten Sie darauf, dass alle in Ihrem Unternehmen existierenden Abwesenheitsarten in Personio angelegt sind, bevor Sie die Excel-Datei importieren. Wie Sie Abwesenheitsarten in Personio hinzufügen, erfahren Sie hier.

Abwesenheitsvertretung erforderlich

Fehler	Vertretung nicht unterstützt.
Ursache	Abwesenheitszeiträume werden für eine Abwesenheitsart importiert, für die Vertretungen erforderlich sind.
Lösung	Abwesenheiten können nicht importiert werden, wenn unter Einstellungen > Arbeitszeiten & Abwesenheiten > Abwesenheiten > Abwesenheitsart (z. B. bezahlter Urlaub) die Option Vertretung erforderlich? auf Ja gesetzt ist. Personio geht in diesem Fall davon aus, dass für jeden Abwesenheitseintrag obligatorisch eine Vertretung angegeben werden muss. Um diese Fehlermeldung zu umgehen und die Daten erfolgreich zu importieren, ändern Sie erst in den Einstellungen den Status zu Optional oder Keine. Nach dem Import können Sie ggf. die Vertretungsoption wieder als erforderlich hinterlegen.

 

Abteilungen und Teams importieren

Der Importprozess prüft Ihre Daten in der Importdatei, um sicherzustellen, dass die Daten beim Import der Abteilungen und Teams in Personio korrekt sind. In diesem Bereich finden Sie Lösungen für diese Probleme.

Sicherstellen, dass jeder Eintrag in Ihrer Importdatei einen eindeutigen Namen hat

Fall:

Ihre Importdatei enthält doppelte Namen in der Liste „Abteilung“ oder „Team“.

Lösung:

Prüfen Sie Ihre Importdatei auf sich wiederholende Namen und aktualisieren Sie die einzelnen Einträge, um sie eindeutig zu machen.

Stellen Sie sicher, dass neue Namen nicht mit bestehenden Namen in Konflikt stehen

Fall:

Wenn neue Namen in Personio mit bereits vorhandenen Namen übereinstimmen, verursacht dies Konflikte.

Lösung:

Überprüfen Sie die Namen in Ihrer Importdatei und in Personio. Wählen Sie andere Namen, um Doppelungen zu vermeiden.

Stellen Sie sicher, dass Abteilungs- und Teamcodes eindeutig sind

Fall:

Die von Ihnen eingegebenen Abteilungs- und Teamcodes sind mit bereits verwendeten Codes identisch.

Lösung:

Durchsuchen Sie Ihre Importdatei und vorhandene Personio-Einträge nach doppelten Abkürzungen. Ändern Sie Duplikate in eindeutige Einträge.

Stellen Sie sicher, dass alle übergeordneten Referenzen vorhanden sind

Fall:

Ihre Importdatei bezieht sich auf ein übergeordnetes Element, das in Personio nicht vorhanden ist.

Lösung:

Achten Sie darauf, dass jedes übergeordnete Element in der Importdatei einen eigenen Eintrag hat. Sie können diese Einträge beim Import erstellen, wenn sie nicht bereits in Personio vorhanden sind.

Stellen Sie sicher, dass Einträge die maximale Zeichenlänge nicht überschreiten

Fall:

Einträge wie Abkürzungen überschreiten die zulässige Zeichenbeschränkung.

Lösung:

Stellen Sie sicher, dass Abteilungs- und Teamcodes maximal 10 Zeichen lang sind. Stellen Sie sicher, dass andere Felder innerhalb von 255 Zeichen bleiben.

Stellen Sie sicher, dass Namen keine ungültigen Zeichen enthalten

Fall:

Ungültige Zeichen wie <, > oder Emojis verstoßen gegen die Namensregeln.

Lösung:

Entfernen Sie ungültige Zeichen aus den Namen in Ihrer Importdatei.

Stellen Sie sicher, dass Ressourceneinträge gültige URIs sind

Fall:

Ungültige Ressourceneinträge führen zu Fehlern.

Lösung:

Prüfen Sie Ihre Importdatei auf Ressourceneinträge und passen Sie diese gemäß den URI-Formatierungsstandards an.

Stellen Sie sicher, dass die Hierarchie keine Zirkelbezüge enthält

Fall:

Ihre Importdatei erstellt in der Hierarchie einen Zirkelbezug.

Lösung:

Überarbeiten Sie die Hierarchieeinrichtung in Ihrer Importdatei so, dass sie keine Schleifen enthält.

Stellen Sie sicher, dass die Hierarchie nicht mehr als 10 Ebenen umfasst

Fall:

Die Hierarchie in Ihrer Importdatei umfasst mehr als 10 Ebenen.

Lösung:

Vereinfachen Sie Ihre Hierarchie, um sie auf 10 Ebenen zu beschränken.

Stellen Sie sicher, dass alle Namensfelder befüllt sind

Fall:

Leere Namensfelder verursachen Importfehler.

Lösung:

Befüllen Sie jedes Namensfeld vor dem Import mit den entsprechenden Daten.

Stellen Sie sicher, dass Textfelder keine Emojis enthalten

Fall:

Emojis in Textfeldern verstoßen gegen Formatanforderungen.

Lösung:

Entfernen Sie Emojis aus den Textfeldern Ihrer Importdatei.