Interview-Termine über den integrierten Kalender planen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie über die Kalenderintegration Interview-Termine erstellen können. Stellen Sie sicher, dass die Synchronisierung Ihres Unternehmenskalenders durch Ihren Admin aktiviert wurde, um den integrierten Kalender nutzen zu können. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Interview-Termin erstellen

Navigieren Sie zu Recruiting > Bewerberprofil > Interviews um einen Interview-Termin zu erstellen. Klicken Sie auf Interview hinzufügen und wählen Sie einen Interviewtyp aus. Fügen Sie anschließend alle Teilnehmer hinzu. Bitte beachten Sie, dass Sie sich auch selbst als Teilnehmer hinzufügen, um hinterher Ihren Kalender zu sehen. Tragen Sie optional auch einen Raum ein, der bevorzugt gebucht werden soll. Um den Termin über den integrierten Kalender zu planen, klicken Sie anschließend auf die blaue Schaltfläche Zeitpunkt finden.

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Bitte beachten Sie, dass mindestens ein Teilnehmer ausgewählt sein muss, damit die Schaltfläche anklickbar ist. Die Teilnehmer können innerhalb der Kalenderansicht nicht mehr geändert werden.

 

Übertragung der Daten in den Kalender

Im nächsten Schritt erfolgt die Übertragung Ihrer Daten in den Kalender. Sie können die Felder Datum, Uhrzeit und Dauer vorerst leer lassen, dadurch wird automatisch die aktuelle Woche geöffnet. Haben Sie ein bestimmtes Datum ausgewählt, wird der Kalender in der entsprechenden Woche geöffnet. Wenn Sie bereits einen Raum ausgewählt haben, erscheint dieser ebenso in der integrierten Kalenderansicht. Der Raum wird in diesem Schritt nicht zwingend benötigt und kann später auch innerhalb der Kalenderansicht noch hinzugefügt und geändert werden.

Kalenderansicht

Innerhalb der Kalenderansicht werden Ihnen die eingetragenen Veranstaltungen der ausgewählten Mitarbeiter und Räume angezeigt. Farbige Markierungen kennzeichnen, welchem Mitarbeiter oder Raum die Veranstaltungen zugeordnet sind.

Folgende Markierungen helfen Ihnen bei der Navigation: 

  • Abwesenheiten von Mitarbeitern werden als Personio Abwesenheit angezeigt. Die Art der Abwesenheit wird dabei nicht genannt.
  • Zudem werden Feiertage oberhalb des Kalenders angezeigt. 
  • Ereignisse, welche länger als 24 Stunden dauern, erscheinen ganz oben innerhalb des Tages.
  • Der heutige Tag ist im Kalender blau hinterlegt, die aktuelle Uhrzeit zeigt einen grünen Balken auf.
  • Die Spracheinstellung Ihres Accounts bestimmt dabei, welcher Tag als erster Tag der Woche gilt. Für die Sprache Deutsch beginnt die Woche montags, für die Sprache Englisch sonntags.

Die Kalenderansicht ermöglicht Ihnen folgende Funktionalitäten:

  • Navigieren Sie über die Pfeile zwischen den Wochen.
  • Per Klick auf das Kalender-Symbol zwischen den Pfeilen können Sie schnell in eine andere Woche oder einen anderen Monat wechseln.
  • Klicken Sie auf ein Kalender-Event, um die Detailansicht dieses Termins einzusehen.
  • Um einen Termin einzutragen, klicken Sie auf die gewünschte verfügbare Uhrzeit und wählen Sie die passende Zeitspanne im Kalender aus, indem Sie die Maus auf die Endzeit des Termins ziehen.
  • Die nun ausgewählte Zeit- und Raumauswahl wird anschließend zum geplanten Interview hinzugefügt. 

kalenderansicht.png

 

Terminbuchung und Terminanpassungen

Wenn Sie die ausgewählte Zeit buchen möchten und auf die Schaltfläche Zeit bestätigen klicken, gelangen Sie zurück zur Interview-Übersicht. Vervollständigen Sie die restlichen Felder und navigieren Sie auf Abschicken.  Damit werden automatisch Einladungen verschickt und die angelegte Veranstaltung im Kalender der betreffenden Mitarbeiter und Räume hinterlegt.

Bitte beachten Sie, dass die Einladungen folglich nicht mehr über iCal E-Mail-Einladungen, sondern direkt über die Kalender-API von Personio erstellt werden. Dies ermöglicht, dass der ausgewählte Raum ebenfalls gebucht wird. Notizen, die dem Interview in Personio hinzugefügt wurden, sind in der Kalenderveranstaltung enthalten.

 

Terminbestätigung/Terminabsage

Wurde ein Termin gebucht, sind für die Räume und Mitarbeiter folgende Status-Rückmeldungen möglich:

  • Akzeptiert
  • Abgelehnt
  • Vielleicht

Der Status ist auch direkt im Unternehmenskalender ersichtlich, da die Ereignisse tatsächlich miteinander verbunden sind.

interviewplanung-rueckmeldung-teilnehmer.png

 

Konfiguration der versendeten E-Mail-Einladungen

Innerhalb der allgemeinen Einstellungen Ihres Personio Accounts unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein haben Sie bereits eine Entscheidung getroffen, ob Kalendereinladungen für Interviews verschickt werden sollen. 

Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Kalenderintegration aktiviert haben. Andernfalls werden Einladungen an die Teilnehmer doppelt verschickt.

integrierter-kalender-ical.png

Diese Einstellung kann allerdings weiterhin von Nutzen sein, wenn Sie beispielsweise mit externen Personalvermittlern zusammen arbeiten, die nicht über eine Firmen-E-Mail-Adresse Ihrer Domain verfügen, zum Beispiel john@headhunter.com. In diesem Fall sollte die Einstellung weiterhin aktiviert bleiben, sodass die Einladungen über iCal an diese Benutzer versendet werden können.

 

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