Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Paychex

Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung in Personio in Verbindung mit Paychex nutzen. Paychex ist ein Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Kooperationspartner von Personio.

Eine Paychex-Schnittstelle ermöglicht, die vorbereitende Lohnbuchhaltung in Personio durchzuführen und alle Daten anschließend automatisiert an Paychex zu senden.

Vorausgesetzt werden zwei voneinander getrennte Vertragsverhältnisse, sowohl mit Personio für die Nutzung der Software (inkl. der vorbereitenden Lohnabrechnung) als auch mit Paychex für den Abrechnungsservice und etwaige Zusatzleistungen (wie z.B. Berichte oder Meldungen). Insbesondere trägt der Kunde die Verantwortung dafür, mit jedem der Partner eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zu schließen.

 

Voraussetzungen für die Integration

Um die Paychex-Schnittstelle in Personio nutzen zu können, müssen Sie einerseits ein Paychex-Kunde sein und andererseits die Integration von Paychex in Personio veranlassen.

Bestandskunde bei Paychex Neukunde bei Paychex
Sind Sie Bestandskunde bei Paychex, so liegen alle Personal- und Gehaltsdaten bereits bei Paychex vor und Sie müssen nichts weiter vorbereiten. Sind Sie Neukunde bei Paychex, so ist eine einmalige Probeabrechnung notwendig, um Paychex frühzeitig mit allen Personal- und Gehaltsdaten zur versorgen.
Sowohl für Bestands- als auch Neukunden gilt: Sie müssen Ihr Einverständnis zur Weitergabe Ihrer Personal- und Gehaltsdaten von Paychex an Personio erteilen, sodass alle abrechnungsrelevanten Daten in Ihren Personio-Account integriert werden können.

Für die anschließende Durchführung der Integration wenden Sie sich bitte an support@personio.de.

 

Implikationen der Paychex-Schnittstelle in Personio 

Die aktivierte Paychex-Schnittstelle spiegelt sich in drei verschiedenen Punkten im Personio-Account wieder: Im Mitarbeiterprofil, dem Lohnbuchhaltungsbereich und dem Dokumentbereich.

Mitarbeiterprofil

Paychex erfordert bestimmte Pflichtdaten und eine entsprechende Struktur der Mitarbeiterinformationen in Personio. Die Aktivierung der Schnittstelle führt demnach zur automatischen Erstellung der erforderlichen Attribute und Sektionen im Mitarbeiterprofil. Paychex-Attribute werden mit einem blauen Punkt markiert und sind in ihrer Bezeichnung unveränderlich. Einige dieser Attribute sehen Sie hier exemplarisch:

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Ein besonderes Attribut ist das Feld "Bemerkung für Paychex". Dieses können Sie bei Bedarf für jeden Mitarbeiter monatlich mit Informationen befüllen, die relevant für Paychex sind. 

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Lohnbuchhaltungsbereich

  1. Im Bereich Lohnbuchhaltung überprüfen Sie monatlich alle Gehalts- und Personaldaten und generieren anschließend den Excel-Export über die Schaltfläche Export generieren.
  2. Mit einem Klick auf Abschließen schließen Sie den Monat ab und der Excel-Export wird über die Schnittstelle verschlüsselt an Paychex gesendet.
  3. Nachdem Paychex Ihre Daten verarbeitet und die Lohnabrechnung abgeschlossen hat, werden die finalen Dokumente der Lohnabrechnung von Paychex in Ihren Personio-Account zurückgespielt.
  4. Sie können sich alle Dokumente in Form einer zip-Datei über die Schaltfläche Payslips herunterladen.

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Potenzielle Änderungen von Personal- oder Gehaltsdaten, die nach Abschluss des Monats auftreten, können nicht erneut über die Schnittstelle versendet werden. In diesen Fällen übermitteln Sie die Änderungen bitte direkt an ihren Paychex-Sachbearbeiter. 

 

Dokumentbereich

Im Dokumentbereich jedes Mitarbeiterprofils steht Ihnen nach der Integration die Schaltfläche  Screenshot_2019-01-09_at_10.55.35.png  zur Verfügung. Damit können Sie jederzeit und direkt aus dem Mitarbeiterprofil heraus wichtige Dokumente (wie z.B. Arbeitsverträge oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) an Paychex weiterleiten, die direkt bei Ihrem Sachbearbeiter landen.

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Nach der erfolgten Abrechnung erhalten alle Mitarbeiter Ihre Payslips automatisch in ihrem Mitarbeiterprofil. Diese werden im Dokumentbereich des Mitarbeiters in der Dokumentkategorie Lohnbuchhaltung abgespeichert. Ebenso wird einmal jährlich zusätzlich die Lohnsteuerbescheinigung hochgeladen. 

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