Warum funktioniert das Setup der SMTP-Einstellungen nicht?

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Ihre SMTP-Einstellungen hinterlegen, um die E-Mail-Adresse Ihres unternehmenseigenen Recruiting-Postfaches als Absenderadresse für ausgehende E-Mails zu verwenden.

Es kann Fälle geben in welchen ein erfolgreicher Setup der SMTP-Einstellungen nicht gelingt. Finden Sie nachfolgend drei Beispiele, die ggf. zutreffen können:  

 

Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse wird als "shared Mailbox" genutzt

Eine sogenannte shared (oder freigegebene) Mailbox erlaubt es vielen Nutzern auf diese zuzugreifen und von dieser E-Mails zu senden. Die Nutzer können sich allerdings nicht direkt in die shared Mailbox einloggen, da weder Benutzername noch Kennwort dafür vorgesehen sind. Ein Login passiert über das jeweils eigene Postfach der Nutzer. 

In Bezug auf Personio sind also zwei wesentliche Bestandteile der SMTP-Einstellungen nicht vorhanden: Benutzername und Kennwort. 

Eine potentielle Lösung wäre die zukünftige Nutzung einer voll lizensierten Recruiting-E-Mail-Adresse anstelle einer shared Mailbox. Diese können Sie, wie oben beschrieben, mit Personio verknüpfen.

 

Eine Firewall erlaubt es nur bestimmten IPs über den eigenen SMTP-Server zu senden 

Es kann sein, dass Ihr SMTP-Server nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis erteilt. Whitelisten Sie in diesem Fall unsere Recruiting IP-Adresse 3.121.59.239/32, um einen reibungslosen Ablauf zu gewähren.

 

Alles scheint zu passen, aber trotzdem funktioniert es nicht? 

Wenn Sie Fall eins ausschließen können, aber immer noch keinen Erfolg verzeichnen, könnte es an folgender Einstellung liegen: Prüfen Sie, ob für Ihren E-Mail-Account die Anbindung von externen Apps erlaubt ist. In Googlemail ist dies z.B. standardmäßig nicht erlaubt.

Erlauben Sie die Nutzung von externen Apps in den Einstellungen Ihres E-Mail-Providers. In Googlemail muss z.B. unter Account > Sign in & Security > Apps with account access der Zugriff durch less secure apps erlaubt werden. 

 

Alternativen zum Hinterlegen Ihrer SMTP-Einstellungen 

Sollten Sie sich entscheiden, dass Sie Ihre SMTP-Einstellungen nicht in Personio hinterlegen und die automatische Umleitung einrichten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:  

 

Vollumfängliche Nutzung der Personio-E-Mail-Adresse

Verweisen Sie auf Ihrer Karriereseite auf meinaccount-jobs@m-personio.de, sodass Bewerber direkt an diese E-Mail-Adresse schreiben. Die Nachrichten Ihrer Bewerber landen in Ihrer Personio Inbox, aus welcher heraus Sie sie verarbeiten können. Antworten Sie dem Bewerber aus dem Nachrichten-Tab seines Bewerberprofils, erhält der Bewerber Ihre Nachricht von meinaccount-jobs@m-personio.de

 

Einseitige Nutzung der Personio-Recruiting E-Mail-Adresse

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, alle Nachrichten welche auf Ihrer unternehmenseigenen Recruiting E-Mail-Adresse eingehen, manuell an meinaccount-jobs@m-personio.de umzuleiten. Die Nachrichten Ihrer Bewerber landen in Ihrer Recruiting-Inbox in Personio. 

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Bitte beachten Sie, dass beim Verarbeiten der Nachrichten in der Inbox (gelbe Umrandung) die tatsächliche E-Mail-Adresse Ihres Bewerbers für das obligatorische Feld E-Mail auszuwählen ist. Wie Sie hier im Bild blau umrandet sehen, wird sowohl die E-Mail-Adresse Ihres Recruiting-E-Mail-Accounts als auch die des Bewerbers übermittelt.

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