Erstellen eines Talentpools

Dieser Artikel informiert Sie über bewährte Workarounds zur Abbildung eines Talentpools in Personio. Nachfolgend finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, sowie zusätzliche Konfigurationsideen, welche in diesem Zusammenhang hilfreich sein könnten. 

 

Kategorie Talentpool

Navigieren Sie zunächst auf Einstellungen > Recruiting > Kategorien. Erstellen Sie dort eine Kategorie mit Namen Talent- oder Bewerberpool

Phasen

Alle Phasen, die Sie in Ihrem Talentpool verwenden möchten, müssen Sie vorher unter Einstellungen > Recruiting > Phasen erstellen und unter Einstellungen > Recruiting > Kategorien der Kategorie Talentpool zuweisen. 

Fügen Sie die Phasen hinzu, die Sie für die Pipeline Ihres Talentpools verwenden möchten. Wir empfehlen z.B. eine Phase Wartend. In welchem Zusammenhang diese hilfreich sein kann, erläutern wir in dem Abschnitt Bewerbungen aus einer anderen Stelle in den Talentpool aufnehmen.

Weiterhin ist es möglich, die Phasen Ihrer regulären Kategorien für Ihren Talentpool zu verwenden. Schieben sie einen Bewerber aus einer regulären Stelle in Ihren Talentpool, landet dieser automatisch in dem Pendant zur Ursprungsphase. Sollten Sie den Bewerber nach einiger Zeit in Ihrem Talentpool kontaktieren wollen, wissen Sie direkt ob Sie schon im Rahmen eines Interviews mit dem Bewerber Kontakt hatten, oder ob Sie lediglich dessen Unterlagen gesichtet haben. 

Wie Sie Ihre Bewerbungen anhand von Phasen nach Bewerbungseingang sortieren können, lesen Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Verwendung von Phasen.

 

Eingangsbestätigung

Pro Kategorie haben Sie die Möglichkeit, automatische Eingangsbestätigungen einzurichten. Die folgenden zwei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: 

  • Für Bewerbungen über das Online-Tool: Bewerber, die sich über die Personio Karriereseite bewerben, erhalten eine Eingangsbestätigung. Für Ihren internen, nicht veröffentlichten Talentpool ist diese Eingangsbestätigung nicht relevant.
  • Für E-Mail-Bewerbungen: Bewerber, die beispielsweise eine Initiativbewerbung an Ihre Personio-E-Mail Adresse (hostname-jobs@m.personio.de) senden, erhalten eine Eingangsbestätigung sobald Sie die Bewerbung Ihrer Stelle Talentpool zuweisen. Für Ihren Talentpool kann diese Einstellung sinnvoll sein, sofern Sie Initiativbewerbungen erhalten und diese im Talentpool verwalten möchten. 

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Weitere Informationen zu automatischen Eingangsbestätigungen finden Sie hier

 

Stelle Talentpool 

Erstellen Sie unter Recruiting > Stellenausschreibung > Stelle hinzufügen eine Stelle namens Talent- oder Bewerberpool. Füllen Sie alle obligatorischen Metadaten aus und ordnen Sie diese Stelle Ihrer Kategorie Talentpool zu. 

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Veröffentlichen Sie die Stelle nicht, sondern nutzen Sie diese als internen Container für interessante Bewerber. 

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, die Stelle mit Text zu befüllen und zu veröffentlichen. Ein Name für die Stelle könnte beispielsweise "Stay in Contact" oder "Interesse an uns?" sein. Bewerber können sich direkt auf Ihrer Personio Karriereseite auf Ihren Talentpool initiativ bewerben. Beachten Sie bei dieser Option, die Eingangsbestätigung für Bewerbungen über das Online-Tool zu aktivieren. Wie Sie Stellen veröffentlichen, erfahren Sie hier.

In bestimmten Fällen kann es Sinn ergeben, Ihre Bewerber auf mehrere Stellen/Talentpools aufzuteilen. Ggf. lassen sich Ihre Bewerber nach Themenfeldern oder Standorten aufteilen. Wie eine solche Erweiterung aussehen kann, liegt ganz individuell in der Komplexität Ihres Unternehmens begründet. 

 

Bewerber in den Talentpool aufnehmen

Bewerbungen aus der Inbox heraus in den Talentpool aufnehmen

Bewerbungen, die in Ihrer Inbox landen, jedoch nicht direkt auf eine der ausgeschriebenen Stellen passen, können Sie direkt über den Button Verarbeiten in Ihren Talentpool schieben. 

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Sollten Sie, wie unter Eingangsbestätigung beschrieben, eine Eingangsbestätigung für E-Mail Bewerbungen konfiguriert haben, erhält der Bewerber nach Verarbeitung über den blauen Button eine Eingangsbestätigung. 

 

Bewerbungen aus einer anderen Stelle in den Talentpool aufnehmen

Um den Bewerber über seine Aufnahme in den Talentpool zu informieren, erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail. In dieser wird er dazu aufgefordert, einer Aufnahme in den Talentpool zuzustimmen, oder diese abzulehnen. Weisen Sie den Bewerber auf alle relevanten Konsequenzen hin, so z.B.: 

- Aufbewahrung von Daten 

- Anonymisierung von personenbezogenen Daten auf Anfrage

- Regelmäßige Updates zu offenen Positionen per E-Mail 

Weitere Informationen zur Erstellung von E-Mail-Vorlagen finden Sie hier

Senden Sie mithilfe der erstellten E-Mail-Vorlage eine Nachricht an den Bewerber.

Es ist zu empfehlen, den Bewerber in eine Übergangsphase zu schieben. Diese Phase könnte, wie im oberen Abschnitt Phasen beschrieben, Wartend heißen. 

Navigieren Sie nach Zustimmung durch den Bewerber in dessen Profil auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie Diesen Bewerber einer anderen Stelle zuweisen. 

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Sollte es in Ihrem Talentpool die Phase aus welcher der Bewerber ursprünglich kommt nicht geben, landet er automatisch in der temporären Phase nicht zugewiesen. Diese verschwindet wieder, sobald Sie den Bewerber einer anderen Phase zuordnen. 

 

Zeitliche Einordnung der Bewerber Ihres Talentpools 

Um den Überblick über Ihre Bewerbungen im Talentpool zu behalten, sollten Sie diese strukturieren und filterbar machen. Sehen Sie nachfolgend zwei Möglichkeiten, wie Sie schnell herausfinden können, wie lange sich Bewerber schon in Ihrem Talentpool befinden. 

 

Verwendung von Bewerbertags

Unter Einstellungen > Recruiting > Bewerber > Bewerbertags haben Sie die Möglichkeit, sogenannte Bewerbertags zu erstellen. Diese dienen zur Markierung von Bewerbern. 

Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Bewerbertags finden Sie hier

Markieren Sie z.B. Ihre Bewerber mit einem "Eingangsstempel" zum Datum des Eingangs in den Talentpool. 

 

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Abschließend ist zur Einordnung über Bewerbertags zu sagen, dass Sie das Fälligkeitsdatum des Eingangsstempels lediglich auf Bewerberebene abrufen können. 

 

Verwendung von Phasen 

Eine weitere Möglichkeit ist, Ihre Bewerber durch die Einordnung in zeitlich benannte Phasen zu kategorisieren. Erstellen Sie dafür entsprechende Phasen unter Einstellungen > Recruiting > Phasen. 

Die Pipeline Ihrer Stelle "Talentpool" könnte wie folgt aussehen: 

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Bitte beachten Sie, dass Sie pro Jahr 4 Phasen benötigen um die einzelnen Quartale abzubilden. Es wäre auch denkbar, einen Talentpool pro Jahr anzulegen und mit vier "wiederverwendbar benannten" Phasen zu arbeiten (z.B. "Q1", "Q2" ...). Auch hier können viele Wege ans Ziel führen. 

 

Übersicht über Ihre Bewerbungen

Unter Recruiting > Bewerbungen finden Sie eine Liste all Ihrer Bewerbungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, nach Stellen oder Kategorien zu filtern um sich z.B. alle Bewerbungen Ihres Talentpools anzeigen zu lassen.  

Filtern Sie zusätzlich nach Status oder Markierung um sich einen genaueren Überblick über Ihre Bewerbungen im Talentpool zu verschaffen. 

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Über den Aktionen-Button können Sie mehrere Aktionen ausführen, wie z.B. allen verbleibenden Bewerbern mit Eingang in Q1 2018 eine E-Mail senden, oder die Bewerbungen im Bulk anonymisieren. 

Finden Sie hier eine detaillierte Beschreibung aller Möglichkeiten der Bewerberliste. 

 

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