Dieser Artikel verschafft einen Überblick über die in unseren Standardberichten verwendeten Berechnungsformeln. Konkret finden Sie Formeln und Beispiele zu den nachfolgend aufgelisteten vier Standardberichten:
FTE
Der FTE-Standardbericht zeigt das Full-Time Equivalent Ihrer Mitarbeiter basierend auf deren wöchentlichen Arbeitsstunden.
Folgende Faktoren werden in die FTE-Berechnung eines Mitarbeiters mit einbezogen:
- Wochenstunden: Dies errechnet sich aus den Wochenstunden eines Mitarbeitenden geteilt durch die Vollzeit-Wochenstunden der Abteilung (z. B. 40 Stunden/Woche). Wenn sich die Wochenstunden eines Mitarbeitenden während eines laufenden Kalendermonats ändern, kann eine anteilige Berechnung angewendet werden (siehe Beispiel 2 unten).
- Die Zahl der Arbeitstage pro Monat unter Berücksichtigung der folgenden Ereignisse:
▶︎ Anstell-/ Austrittsdatum: Bei Ein- oder Austritt während eines laufenden Kalendermonats wird der FTE-Wert anteilig berechnet.
▶︎ Auszeiten wie z. B. Elternzeit, Sabbatical, unbezahlter Urlaub usw. Bei Beginn oder Ende der Auszeit während eines laufenden Kalendermonats wird der FTE-Wert anteilig berechnet. Hat ein Mitarbeitender für den ganzen Monat eine Auszeit, beträgt dessen FTE 0.
▶︎ Wechsel der Abteilung: Bei einem Wechsel während eines laufenden Kalendermonats wird der Mitarbeitende ab dem Datum des tatsächlichen Wechsels mit seinen vollen FTE unter der neuen Abteilung aufgeführt.
Hinweis
Die anteilige Berechnung des FTE basiert auf Ihrer Einstellung für die anteilige Gehaltsberechnung unter Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein > Anteilige Gehaltsberechnung. Bei einer Änderung dieser Einstellung wird die Berechnung des FTE automatisch neu ausgelöst.
Die Formel zur Berechnung des FTE lautet wie folgt:
| Formel | Beispiele |
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Wochenstunden des Mitarbeiters ÷ Wochenstunden der Abteilung* = FTE des Mitarbeiters**
(Anzahl der Tage bis zum Stichtag ÷ Anzahl der Tage für den vollen Monat) x (Wochenstunden des Mitarbeiters ÷ Wochenstunden der Abteilung*) = FTE des Mitarbeiters**
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Beispiel 1: Berechnung des FTE einer Abteilung
Berechnung: (40 h + 40 h + 20 h) ÷ 40 h = 2,5 FTE
Beispiel 2: Ein Mitarbeitender ändert seine Arbeitszeiten
Berechnung:
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* Die unter Einstellungen > Abteilungen für die Abteilung eingetragene Anzahl an Wochenstunden definiert das Vollzeitäquivalent eines in dieser Abteilung arbeitenden Mitarbeiters.
** Das FTE eines Mitarbeiters wird mit zwei Nachkommastellen angezeigt.
Abwesenheitsquote
Dieser Standardbericht berechnet die Quote von Abwesenheitstagen des Mitarbeiters zu den Werktagen eines Monats.
Finden Sie anschließend die Formel hinter der Berechnung:
| Formel |
Beispiele |
| Anzahl der Abwesenheitstage ÷ Anzahl der Werktage im jeweiligen Zeitraum* x 100 = Prozentangabe der Abwesenheitsquote** |
Beispiel 1:
Berechnung: 12 ÷ 19 x 100 = 63,16% Beispiel 2:
Berechnung: 3 ÷ 20 x 100 = 15% |
* Für die Berechnung der Werktage im betrachteten Zeitraum wird das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters nicht berücksichtigt. Personio richtet sich hier nach den Tagen, an denen die Abwesenheitsart gilt (Einstellungen > Abwesenheit > gilt an).
** Die Abwesenheitsquote wird ohne Nachkommastellen angezeigt. Dabei rundet der Bericht generell ab.
*** Im Beispiel berücksichtigter Feiertagskalender: DE (Bayern) Feiertage.
Abwesenheitsverteilung
Dieser Standardbericht zeigt die Verteilung von Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter über die Wochentage Mo–So der letzten 6 Monate.
Tipp
Wählen Sie entweder eine spezielle Abwesenheitsart (z. B. bezahlter Urlaub) oder lassen Sie sich die prozentuale Verteilung für alle Abwesenheitsarten aggregiert ausgeben.
Finden Sie anschließend die Formel hinter der Berechnung:
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Formel |
Beispiel |
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Anzahl der Abwesenheitstage an einem speziellen Wochentag im betrachteten Zeitraum* ÷ Anzahl aller Abwesenheitstage im betrachteten Zeitraum** x 100 = Prozentangabe der Abwesenheitsverteilung*** |
Berechnung für z.B. Montag: 3 ÷ 17 x 100 = 17,64% |
* Zur Berechnung der Abwesenheitstage wird der für den Mitarbeiter geltende Feiertagskalender sowie dessen Arbeitszeitmodell berücksichtigt - was bedeutet, dass eingetragene Abwesenheitstage an Feiertagen sowie an laut Arbeitszeitmodell freien Tagen, nicht gezählt werden.
** Der Bericht blickt ausgehend vom aktuellen Tag genau 6 Monate zurück.
*** Der Bericht rundet generell ab. In diesem Beispiel erhalten Sie für Montag ein Ergebnis von 17,64%, was bedeutet, dass die Mitarbeiterin laut Bericht 17% ihrer Abwesenheiten auf Montage gelegt hat.
Hinweis
Aufgrund der Abrundung ergibt die Addition aller prozentualen Werte der Arbeitswoche nicht in jedem Fall 100 %.
Mitarbeiterfluktuation
Der Standardbericht Mitarbeiterfluktuation zeigt die monatliche Fluktuation Ihrer Mitarbeitenden in Prozent. Personio errechnet dafür die Quote zwischen der Anzahl aller ausgetretenen Mitarbeitenden pro Monat und der Gesamtzahl aller internen Mitarbeitenden, die entweder aktiv oder in Auszeit sind.
Finden Sie anschließend die Formel hinter der Berechnung:
| Formel | Beispiele |
| (gekündigte Mitarbeitende im aktuellen Monat, die im Vormonat aktiv waren) ÷ (Gesamtzahl der Mitarbeitenden, die bereits aktiv waren oder im Vormonat aktiv wurden) x 100 = prozentuale Mitarbeiterfluktuation** |
Beispiel 1: Gruppierung des Berichts nach Abteilung
Berechnung: 1 ÷ 4*** x 100 = 25% Beispiel 2: Gruppierung des Berichts nach Mitarbeiter
Berechnung: 1 ÷ 1*** x 100 = 100% |
* Ein Mitarbeiter zählt dann als ausgetreten im betrachteten Monat, wenn sein Austrittsdatum in diesem liegt. Arbeitszeitmodelle werden für diesen Bericht nicht berücksichtigt.
** Der Bericht rundet generell ab und gibt die Prozentangabe ohne Nachkommastellen aus.
*** Der ausscheidende Mitarbeiter wird für die Anzahl aller aktiven Mitarbeiter und Mitarbeiter in Auszeit noch berücksichtigt; auch wird er bei einer Gruppierung nach Mitarbeitern in der Gesamtzahl aller internen Mitarbeiter, die aktiv oder in Auszeit sind, berücksichtigt.
Die Berechnung der prozentualen Quote bezieht sich immer auf die für den Bericht ausgewählte Gruppierung, ziemlich anschaulich verdeutlicht dies Beispiel 2 (siehe weiter oben).