Dieser Artikel verschafft einen Überblick über die in unseren Standardberichten verwendeten Berechnungsformeln. Konkret finden Sie Formeln und Beispiele zu den nachfolgend aufgelisteten vier Standardberichten:
FTE
FTE-Berichte vergleichen die Wochenstunden der Mitarbeitenden mit einem Vollzeit-Arbeitsmodell.
Wenn beispielsweise eine Vollzeitwoche 40 Stunden umfasst und vier Mitarbeitende jeweils 10 Stunden pro Woche arbeiten, dann entsprechen ihre kombinierten Stunden einem Vollzeitmitarbeitenden.
Bei Mitarbeitenden in Vollzeit (Beispiel hier: 40/40 Stunden pro Woche) ergibt sich ein Wert von 1, während der Wert für Teilzeitmitarbeitende (Beispiel: 32/40 Stunden pro Woche) anteilig berechnet wird (32/40 = 0,8 FTE).
Die Formel für diese Berechnung berücksichtigt Folgendes:
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- Verhältnis der wöchentlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitenden (wie im Profil festgelegt) zu den Vollzeitstunden
- Anzahl der Beschäftigungstage in einem Zeitraum
- Änderungen von Wochenstunden oder Vollzeitstunden
- Auszeiten, wenn nach Status = Aktiv gefiltert Mitarbeitende, die für einige Tage der Zeitspanne in Auszeit sind, werden anteilig berechnet. Sie können dies anpassen, indem Sie den Filter entfernen oder ihn auf Aktiv und Auszeit-Status setzen.
Hinweis
Die anteilige Berechnung des FTE basiert auf Ihrer Einstellung für die anteilige Gehaltsberechnung unter Gehalt & Lohnbuchhaltung > Allgemein > Anteilige Gehaltsberechnung. Bei einer Änderung der Einstellung wird die Berechnung des FTE automatisch neu ausgelöst. Die Formel zur Berechnung des FTE lautet wie folgt:
| Formel | Beispiele |
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Vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeiten der Mitarbeitenden ÷ Vollzeit-Arbeitszeiten der Mitarbeitenden = FTE der Mitarbeitenden
(Anzahl der Tage bis zum Stichtag ÷ Anzahl der Tage im vollen Monat) x (vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeiten der Mitarbeitenden ÷ Vollzeit- Arbeitszeiten der Mitarbeitenden) = FTE dder Mitarbeitenden
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Beispiel 1: Berechnung des FTE von Mitarbeitenden
Berechnung: 20 h ÷ 40 h = 0,5 FTE
Beispiel 2: Ein Mitarbeitender ändert seine Arbeitszeiten
Berechnung:
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** Das FTE von Mitarbeitenden wird mit zwei Nachkommastellen angezeigt.
Abwesenheitsquote
Dieser Standardbericht berechnet die Quote von Abwesenheitstagen des Mitarbeiters zu den Werktagen eines Monats. Finden Sie anschließend die Formel hinter der Berechnung:
| Formel |
Beispiele |
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Anzahl der Abwesenheitstage ÷ Anzahl der Werktage im jeweiligen Zeitraum* x 100 = Prozentangabe der Abwesenheitsquote** Hinweis
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Beispiel 1:
Berechnung: 12 ÷ 19 x 100 = 63,16% Beispiel 2:
Berechnung: 3 ÷ 20 x 100 = 15% |
Tipp
Um die Gesamtabwesenheitsquote zu berechnen, rechnen Sie die Gesamtzahl der Abwesenheitstage ÷ Gesamtzahl der Arbeitstage im relevanten Zeitraum x 100 = Gesamtabwesenheitsquote in Prozent.
* Weder das Arbeitszeitmodell von Mitarbeitenden noch die Gültigkeitseinstellungen werden bei der Berechnung der Abwesenheitsquote berücksichtigt.
** Die Abwesenheitsquote wird ohne Nachkommastellen angezeigt. Dabei rundet der Bericht generell ab.
*** Im Beispiel berücksichtigter Feiertagskalender: DE (Bayern) Feiertage.
Hinweis
Der Bericht Abwesenheitsquote zeigt standardmäßig nur interne Mitarbeitende an. Wenn Sie die Abwesenheitsquote externer Mitarbeitender anzeigen möchten, verwenden Sie die Filteroption und wählen Sie Beschäftigungsart ist extern.
Abwesenheitsverteilung
Dieser Standardbericht zeigt die Verteilung von Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden über die Wochentage Mo–So der letzten 6 Monate.
Tipp
Wählen Sie entweder eine spezielle Abwesenheitsart (z. B. bezahlter Urlaub) oder lassen Sie sich die prozentuale Verteilung für alle Abwesenheitsarten aggregiert ausgeben.
Finden Sie anschließend die Formel hinter der Berechnung:
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Formel |
Beispiel |
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Anzahl der Abwesenheitstage an einem speziellen Wochentag im betrachteten Zeitraum* ÷ Anzahl aller Abwesenheitstage im betrachteten Zeitraum** x 100 = Prozentangabe der Abwesenheitsverteilung*** |
Berechnung für z.B. Montag: 3 ÷ 17 x 100 = 17,64% |
* Zur Berechnung der Abwesenheitstage wird der für den Mitarbeiter geltende Feiertagskalender sowie dessen Arbeitszeitmodell berücksichtigt - was bedeutet, dass eingetragene Abwesenheitstage an Feiertagen sowie an laut Arbeitszeitmodell freien Tagen, nicht gezählt werden.
** Der Bericht blickt ausgehend vom aktuellen Tag genau 6 Monate zurück.
*** Der Bericht rundet generell ab. In diesem Beispiel erhalten Sie für Montag ein Ergebnis von 17,64%, was bedeutet, dass die Mitarbeiterin laut Bericht 17% ihrer Abwesenheiten auf Montage gelegt hat.
Hinweis
Aufgrund der Abrundung ergibt die Addition aller prozentualen Werte der Arbeitswoche nicht in jedem Fall 100 %.
Mitarbeiterfluktuation
Der Standardbericht Mitarbeiterfluktuation zeigt die monatliche Fluktuation Ihrer Mitarbeitenden in Prozent. Personio errechnet dafür die Quote zwischen der Anzahl aller ausgetretenen Mitarbeitenden pro Monat und der Gesamtzahl aller internen Mitarbeitenden, die entweder aktiv oder in Auszeit sind.
Finden Sie anschließend die Formel hinter der Berechnung:
| Formel | Beispiele |
| (gekündigte Mitarbeitende im aktuellen Monat, die im Vormonat aktiv waren) ÷ (Gesamtzahl der Mitarbeitenden, die bereits aktiv waren oder im Vormonat aktiv wurden) x 100 = prozentuale Mitarbeiterfluktuation** |
Beispiel 1: Gruppierung des Berichts nach Abteilung
Berechnung: 1 ÷ 4*** x 100 = 25% Beispiel 2: Gruppierung des Berichts nach Mitarbeitende
Berechnung: 1 ÷ 1*** x 100 = 100% |
Tipp
Um die Gesamtquote der ausscheidenden Mitarbeitenden zu berechnen, rechnen Sie (Gesamtzahl der im aktuellen Monat ausgeschiedenen Mitarbeitenden, die im Vormonat aktiv waren) ÷ (Gesamtzahl der Mitarbeitenden, die im Vormonat bereits aktiv waren oder wurden) x 100 = Gesamtfluktuationsrate der Mitarbeitenden als Prozentsatz.
* Ein Mitarbeiter zählt dann als ausgetreten im betrachteten Monat, wenn sein Austrittsdatum in diesem liegt. Arbeitszeitmodelle werden für diesen Bericht nicht berücksichtigt.
** Der Bericht rundet generell ab und gibt die Prozentangabe ohne Nachkommastellen aus.
*** Der ausscheidende Mitarbeitenden wird für die Anzahl aller aktiven Mitarbeitenden und Mitarbeitenden in Auszeit noch berücksichtigt; auch wird er bei einer Gruppierung nach Mitarbeitendenn in der Gesamtzahl aller internen Mitarbeitenden, die aktiv oder in Auszeit sind, berücksichtigt.
Die Berechnung der prozentualen Quote bezieht sich immer auf die für den Bericht ausgewählte Gruppierung, ziemlich anschaulich verdeutlicht dies Beispiel 2 (siehe weiter oben).