Dokumente im Rahmen des On-/Offboardings elektronisch unterzeichnen lassen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie im Rahmen des On- und Offboardings Dokumente von Mitarbeitern elektronisch unterzeichnen lassen können. Dabei gehen wir exemplarisch nur auf die Onboarding-Funktion ein. Sämtliche Schritte gelten gleichermaßen für die Offboarding-Funktion.

 

Rechtliche Grundlagen

Seit dem 1. Juli 2016 gilt die EU-Verordnung Nr. 910/2014, welche eine elektronische Unterschrift ermöglicht. Die Daten müssen hierbei logisch miteinander verknüpft und unwiderruflich gespeichert sein (vgl. Artikel 3 Nummer 10 der eiDAS-Verordnung).

Bevor Sie sich für diese Methode entscheiden, klären Sie bitte dennoch die interne Rechtswirksamkeit.

 

Abbildung in Personio 

Damit Sie die nötigen Informationen in einem Onboarding-Schritt einbauen können, empfehlen wir Ihnen die relevanten Attribute in einer passenden bzw. neuen Sektion anzulegen. Im Anschluss können Sie diese Attribute in einen Onboarding-Schritt integrieren. Die Attribute werden vom Mitarbeiter in der zugewiesenen Onboarding-Vorlage bearbeitet und sind damit irreversibel in der Mitarbeiterhistorie hinterlegt.

Nachfolgend beschreiben wir im Detail, wie Sie bei der Konfiguration der einzelnen Schritten vorgehen müssen.

 

1. Anlegen einer Sektion, ohne Bearbeitungsrecht für den Mitarbeiter

Legen Sie zunächst unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Sektionen eine neue Sektion an, z.B. Mitarbeiterverpflichtungen. Weitere Informationen zu dem Anlegen von Sektionen und Attributen erfahren Sie hier

Sobald Sie die Sektion angelegt haben, können Sie die Zugriffsrechte unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte konfigurieren. Damit die Mitarbeiter die elektronische Unterschrift nachträglich nicht bearbeiten können, empfehlen wir für die Rolle 'Alle Mitarbeiter' lediglich das eigene Ansichtsrecht für diese Sektion.

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2. Anlegen der relevanten Attribute

Legen Sie nun für jedes Dokument, welches Sie vom Mitarbeiter unterzeichnen lassen möchten, zwei neue Attribute an.

  1. Ein Attribut (z.B. "Einwilligung Datenschutzerklärung (Zustimmung)") als Auswahlliste formatiert mit den Restriktionen 'Ja' und 'Nein'. Somit erfragen Sie die generelle Zustimmung für das jeweilige Dokument.

    Screen_Shot_2018-12-07_at_10.13.51.png
  2. Das zweite Attribut (z.B. "Einwilligung Datenschutzerklärung (Datum)") soll das Datum der Einwilligung erfragen. Als Attributstyp eignet sich daher hier das Format 'Datum'.

    Screen_Shot_2018-12-07_at_10.16.24.png 


3. Einbindung der Attribute als Onboarding-Schritt

Sie können die beiden Attribute jetzt in einem Onboarding-Schritt einbinden und anschließend der relevanten Onboarding-Vorlage zuweisen. Achten Sie darauf, dass Sie beim Anlegen des Onboarding-Schritts die Art des Abschnitts Mitarbeiterattribut wählen. Integrieren Sie zusätzlich das entsprechende Dokument zum Download als Abschnitt direkt in dem entsprechenden Onboarding-Schritt. 

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Wie genau Sie On-/Offboarding-Prozesse konfigurieren, erfahren Sie hier.

Der Onboarding-Schritt zum Unterzeichnen der Datenschutzerklärung könnte dann wie folgt aussehen:

Screen_Shot_2018-12-07_at_10.18.38.png

 

Der neue Mitarbeiter kann die Attribute dann in der zugewiesenen Onboarding-Vorlage so lange bearbeiten, bis der Onboarding-Schritt als erledigt markiert ist.

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4. Anzeige im Mitarbeiterprofil und in der Historie

Nachdem der neue Mitarbeiter den Onboarding-Schritt als erledigt markiert hat, werden die Datenänderungen zum einen im Mitarbeiterprofil und zum anderen in der Historie unwiderruflich gespeichert. In der Historie des Mitarbeiters können Sie darüber hinaus in der Detailansicht einsehen, wer die letzte Änderungen vorgenommen hat. 

Historie_Datenschutzerkla_rung.png

In diesem Fall ist in der Detailansicht der Historie ersichtlich, dass der Mitarbeiter selbst die Änderung vorgenommen hat und somit dem Inhalt des Dokuments zugestimmt hat.

 

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