In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie im Rahmen des On- und Offboardings Dokumente von Mitarbeitern elektronisch unterzeichnen lassen können – entweder mit oder ohne Nutzung elektronischer Signaturen. Dabei gehen wir exemplarisch nur auf die Onboarding-Funktion ein. Sämtliche Schritte gelten gleichermaßen für die Offboarding-Funktion.
Rechtliche Grundlagen
Seit dem 1. Juli 2016 gilt die EU-Verordnung Nr. 910/2014, welche eine elektronische Unterschrift ermöglicht. Die Daten müssen hierbei logisch miteinander verknüpft und unwiderruflich gespeichert sein (vgl. Artikel 3 Nummer 10 der eiDAS-Verordnung).
Bevor Sie sich für diese Methode entscheiden, klären Sie bitte dennoch die interne Rechtswirksamkeit. Weitere Informationen zur rechtlichen Verbindlichkeit der elektronischen Signatur erhalten Sie in diesem Artikel.
Dokumente mit E-Signaturen unterzeichnen
Nutzen Sie die elektronischen Signaturen, um Mitarbeiterdokumente im On- oder Offboarding schnell und sicher digital unterzeichnen zu lassen. Mehr zum generellen Unterzeichnungsprozess erfahren Sie in diesem Artikel. Wenn Ihr Personio-Paket aktuell noch keine E-Signaturen umfasst, erfahren Sie hier mehr über die Aktivierung der Funktion.
Um die E-Signatur-Anfrage in Ihren On-/Offboarding-Prozess einzubinden, müssen Sie Ihre On-/Offboarding-Vorlagen um die gewünschten Schritte erweitern.
In diesem Beispiel soll der HR Mitarbeiter im Laufe des Onboardings die Aufgabe erhalten, für den neuen Mitarbeiter eine Datenschutzerklärung hochzuladen und dessen Unterschrift dafür anzufragen.
- Legen Sie unter Einstellungen > On-/Offboarding > Onboardingschritte einen neuen Schritt an. In diesem Beispiel
Dokumente ohne E-Signaturen unterzeichnen
Damit Sie die nötigen Informationen in einem Onboarding-Schritt einbauen können, empfehlen wir Ihnen die relevanten Attribute in einem passenden bzw. neuen Abschnitt anzulegen. Im Anschluss können Sie diese Attribute in einen Onboarding-Schritt integrieren. Die Attribute werden vom Mitarbeiter in der zugewiesenen Onboarding-Vorlage bearbeitet und sind damit irreversibel in der Mitarbeiterhistorie hinterlegt.
Nachfolgend beschreiben wir im Detail, wie Sie bei der Konfiguration der einzelnen Schritten vorgehen müssen.
1. Anlegen eines Abschnitts, ohne Bearbeitungsrecht für den Mitarbeiter
Legen Sie zunächst unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Abschnitte einen neuen Abschnitt an, z.B. Mitarbeiterverpflichtungen. Weitere Informationen zu dem Anlegen von Abschnitten und Attributen erfahren Sie hier.
Sobald Sie den Abschnitt angelegt haben, können Sie die Zugriffsrechte unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte konfigurieren. Damit die Mitarbeiter die elektronische Unterschrift nachträglich nicht bearbeiten können, empfehlen wir für die Rolle 'Alle Mitarbeiter' lediglich das eigene Ansichtsrecht für diesen Abschnitt.
2. Anlegen der relevanten Attribute
Legen Sie nun für jedes Dokument, welches Sie vom Mitarbeiter unterzeichnen lassen möchten, zwei neue Attribute an.
- Ein Attribut (z.B. "Einwilligung Datenschutzerklärung (Zustimmung)") als Auswahlliste formatiert mit den Restriktionen 'Ja' und 'Nein'. Somit erfragen Sie die generelle Zustimmung für das jeweilige Dokument.
- Das zweite Attribut (z.B. "Einwilligung Datenschutzerklärung (Datum)") soll das Datum der Einwilligung erfragen. Als Attributstyp eignet sich daher hier das Format 'Datum'.
3. Einbindung der Attribute als Onboarding-Schritt
Sie können die beiden Attribute jetzt in einem Onboarding-Schritt einbinden und anschließend der relevanten Onboarding-Vorlage zuweisen. Achten Sie darauf, dass Sie beim Anlegen des Onboarding-Schritts die Art des Abschnitts Mitarbeiterattribut wählen. Integrieren Sie zusätzlich das entsprechende Dokument zum Download als Abschnitt direkt in dem entsprechenden Onboarding-Schritt.
Wie genau Sie On-/Offboarding-Prozesse konfigurieren, erfahren Sie hier.
Der Onboarding-Schritt zum Unterzeichnen der Datenschutzerklärung könnte dann wie folgt aussehen:
Der neue Mitarbeiter kann die Attribute dann in der zugewiesenen Onboarding-Vorlage so lange bearbeiten, bis der Onboarding-Schritt als erledigt markiert ist.
4. Anzeige im Mitarbeiterprofil und in der Historie
Nachdem der neue Mitarbeiter den Onboarding-Schritt als erledigt markiert hat, werden die Datenänderungen zum einen im Mitarbeiterprofil und zum anderen in der Historie unwiderruflich gespeichert. In der Historie des Mitarbeiters können Sie darüber hinaus in der Detailansicht einsehen, wer die letzte Änderungen vorgenommen hat.
In diesem Fall ist in der Detailansicht der Historie ersichtlich, dass der Mitarbeiter selbst die Änderung vorgenommen hat und somit dem Inhalt des Dokuments zugestimmt hat.