Was genau sind SMTP-Einstellungen und wie funktionieren sie?

Dieser Artikel beinhaltet Wissenswertes über die von Personio zur Verfügung gestellte SMTP-Server-Schnittstelle und verwandte Einstellungen. Die nachfolgende Agenda vermittelt Ihnen einen ersten Überblick über die Inhalte dieses Artikels: 

 

Grundlegendes zu SMTP 

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, zu deutsch: Einfaches E-Mail-Transportprotokoll) ist ein Kommunikationsprotokoll, welches Regeln für die Übertragung von E-Mails definiert und zur Verfügung stellt. Kommunikation im Rahmen des Protokolls erfolgt zwischen einem E-Mail-Client und einem SMTP-Server (Postausgangsserver) oder zwischen zwei SMTP-Servern. 

Jede E-Mail-Kommunikation wird über SMTP-Server abgewickelt. In Personio haben Sie die Möglichkeit durch das Hinterlegen Ihrer SMTP-Einstellungen, E-Mails über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server zu versenden. Hinterlegen Sie Ihre SMTP-Einstellungen nicht, sendet Personio über den SMTP-Server unseres Mailproviders Mailjet. 

 

SMTP-Einstellungen in Personio

Mit der Nutzung von Personio, verlagern Sie Bewerberverwaltung und Bewerberkommunikation in den Personio-Recruiting-Bereich. Per default senden Sie E-Mails mit dem Absender meinaccount-jobs@m-personio.de an Ihre Bewerber. Falls Sie Ihre unternehmenseigene Recruiting E-Mail-Adresse als Absender Ihrer E-Mails verwenden möchten, wird die von Personio zur Verfügung gestellte SMTP-Server-Schnittstelle relevant. 

Eine genaue Anleitung welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit Sie E-Mails aus Personio über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server senden können, finden Sie hier.  

 

Automatische Weiterleitung Ihrer Recruiting E-Mails

Damit Nachrichten, welche Bewerber an Ihre unternehmenseigene Recruiting-E-Mail-Adresse senden, automatisch in Ihren Personio-Account gelangen, sollten Sie dafür eine automatische Weiterleitung in Ihrem unternehmenseigenen E-Mail-Postfach an meinaccount-jobs@m-personio.de einrichten. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Weiterleitung von mehreren E-Mail-Adressen an meinaccount-jobs@m-personio.de einzustellen.

Die E-Mails erscheinen automatisch in der Personio-Inbox oder im Profil des bereits bestehenden Bewerbers. 

Die weitergeleitete E-Mail muss die originalen Header, bzw. die originale Absenderadresse enthalten, um einen Bewerber eindeutig identifizieren zu können. 

Sehen Sie im nachfolgenden Bild eine Visualisierung, die den Zusammenhang zwischen den in Personio hinterlegten SMTP-Einstellungen und der E-Mail-Weiterleitung aus Ihrem unternehmenseigenen Postfach darstellt. 

 

Bildschirmfoto_2018-09-28_um_09.39.12.png

 

Bestandteile der SMTP-Einstellungen

Mit Eingabe Ihrer SMTP-Einstellungen unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail > SMTP Einstellungen, geben Sie Personio die Berechtigung, E-Mails über Ihren Server mit Absender Ihrer unternehmenseigenen Recruiting-E-Mail-Adresse zu senden. Finden Sie in nachfolgender Tabelle Erläuterungen zu den Eingabefeldern in Personio: 

Host

Ein Hostname ist eine eindeutige Adresse, für z.B. einen Server, über welche dieser zu adressieren bzw. zu identifizieren ist. 

Port

Das englische Wort "Port" lässt sich mit den Worten "Tor" oder "Durchlass" übersetzen. Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander, sowie mit dem Internet. Mit Ports können Datenpakete stets einer passenden Anwendung zugeordnet werden, wie z.B. E-Mails dem für E-Mails reservierten Port.

Zur Vereinfachung eine Metapher: Computer/Server verschicken Daten in kleinen Paketen. Der Port wird als Empfänger auf das Paket geschrieben. Das Paket wird dann durch die Tür mit der richtigen Nummer durchgelassen und versendet. 

Verschlüsselung Um Ihre Daten/E-Mails sicher zwischen Ihrem SMTP-Server und dem Browser zu übertragen, wird eine verschlüsselte Verbindung hergestellt. Personio unterstützt die Verschlüsselungsprotokolle SSL (Secure Sockets Layer) und TLS (Transport Layer Security, eine verbesserte Version von SSL). 
Benutzername

Über den eingetragenen Benutzernamen identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Meistens ist der Benutzername eine komplette E-Mail-Adresse.

Es ist wichtig, dass die hier eingetragene Adresse a) dieselbe Adresse wie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > E-Mail Adresse für Bewerber ist, oder b) die Berechtigung hat, über diese Adresse zu senden. 

Kennwort Hier ist das Kennwort gefragt, über welches Sie sich in den als Benutzername hinterlegten E-Mail-Account einloggen. 

Bitte beachten Sie: Sobald Sie die SMTP-Einstellungen erfolgreich in Personio vorgenommen haben und die Weiterleitung aus Ihrem Account aktiv ist, läuft die E-Mail-Kommunikation nicht mehr über unseren Mailprovider Mailjet. Dementsprechend haben wir im Falle von Zustellungsproblemen keine Möglichkeit, potentielle Ursachen zu prüfen. 

Finden Sie hier eine Übersicht über die gängigsten SMTP-Server sowie verwandte Eingabedaten.  

 

Verifizierung Ihrer Eingaben

Haben Sie Ihre SMTP-Einstellungen hinterlegt und die automatische Weiterleitung in Ihrem unternehmenseigenen Postfach konfiguriert, empfehlen wir Ihre Eingaben zu verifizieren. 

Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein. Dort finden Sie einen Test-Button, den Sie klicken: 

Screen_Shot_2018-10-01_at_17.20.53.png

Als Test Ihrer Einstellungen sendet Personio eine E-Mail von meinaccount-jobs@m-personio.de an die E-Mail-Adresse unter E-Mail Adresse für Bewerber. Wenn die Weiterleitung richtig eingerichtet ist, wird die E-Mail zurück gesendet an meinaccount-jobs@m-personio.de und erscheint in der Recruiting Inbox. Der Status wechselt von nicht verifiziert auf verifiziert

 

Warum funktioniert das Setup nicht? 

Es kann Fälle geben, in welchen ein erfolgreicher Setup nicht gelingt. Finden Sie nachfolgend drei Beispiele, die ggf. zutreffen können:  

Ihre unternehmenseigene E-Mail-Adresse wird als "shared Mailbox" genutzt

Eine sogenannte shared (oder freigegebene) Mailbox erlaubt es vielen Nutzern auf diese zuzugreifen und von dieser E-Mails zu senden. Die Nutzer können sich allerdings nicht direkt in die shared Mailbox einloggen, da weder Benutzername noch Kennwort dafür vorgesehen sind. Ein Login passiert über das jeweils eigene Postfach der Nutzer. 

In Bezug auf Personio sind also zwei wesentliche Bestandteile der SMTP-Einstellungen nicht vorhanden: Benutzername und Kennwort. 

Eine potentielle Lösung wäre die zukünftige Nutzung einer voll lizensierten Recruiting-E-Mail-Adresse anstelle einer shared Mailbox. Diese können Sie, wie oben beschrieben, mit Personio verknüpfen. 

Eine Firewall erlaubt es nur bestimmten IPs über den eigenen SMTP-Server zu senden 

Recruiting-E-Mails aus Personio werden von stetig wechselnden IP-Adressen über unseren Mailprovider Mailjet versendet. Es kann sein, dass Ihr SMTP-Server nur bestimmten, im System dokumentierten IP-Adressen eine Sendeerlaubnis erteilt. Versuche von allen weiteren IP-Adressen währt dessen Firewall ab.

Derzeit können wir keine feststehenden IP-Adressen für den Versand von E-Mails aus dem Recruiting-Bereich bieten. Folglich können Kunden mit den oben beschriebenen Server-Einstellungen keine Nachrichten aus Personio über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server senden. 

Alles scheint zu passen, aber trotzdem funktioniert es nicht? 

Wenn Sie Fall eins und zwei ausschließen können, aber immer noch keinen Erfolg verzeichnen, könnte es an folgender Einstellung liegen: 

Prüfen Sie, ob für Ihren E-Mail-Account die Anbindung von externen Apps erlaubt ist. In Googlemail ist dies z.B. per default nicht erlaubt.

Lösung: Erlauben Sie die Nutzung von externen Apps in den Einstellungen Ihres E-Mail-Providers. In Googlemail muss z.B. unter Account > Sign in & Security > Apps with account access der Zugriff durch less secure apps erlaubt werden. 

 

Alternativen zum Hinterlegen Ihrer SMTP Einstellungen 

Sollten Sie sich entscheiden, dass Sie Ihre SMTP-Einstellungen nicht in Personio hinterlegen und die automatische Weiterleitung einrichten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:  

Vollumfängliche Nutzung der Personio-E-Mail-Adresse

Verweisen Sie auf Ihrer Karriereseite auf meinaccount-jobs@m-personio.de, sodass Bewerber direkt an diese E-Mail-Adresse schreiben. Die Nachrichten Ihrer Bewerber landen in Ihrer Personio Inbox, aus welcher heraus Sie sie verarbeiten können. Antworten Sie dem Bewerber aus dem Nachrichten-Tab seines Bewerberprofils, erhält der Bewerber Ihre Nachricht von meinaccount-jobs@m-personio.de

Einseitige Nutzung der Personio-Recruiting E-Mail-Adresse

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, alle Nachrichten welche auf Ihrer unternehmenseigenen Recruiting E-Mail-Adresse eingehen, manuell an meinaccount-jobs@m-personio.de weiterzuleiten. Die Nachrichten Ihrer Bewerber landen in Ihrer Recruiting-Inbox in Personio. 

 Screen_Shot_2018-10-01_at_20.37.38.png

Bitte beachten Sie, dass beim Verarbeiten der Nachrichten in der Inbox (gelbe Umrandung) die tatsächliche E-Mail-Adresse Ihres Bewerbers für das obligatorische Feld E-Mail auszuwählen ist. Wie Sie hier im Bild blau umrandet sehen, wird sowohl die E-Mail-Adresse Ihres Recruiting-E-Mail-Accounts als auch die des Bewerbers übermittelt. 

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.