Überblick über die Funktionsweise von SMTP-Einstellungen

Dieser Artikel beinhaltet Wissenswertes über die von Personio zur Verfügung gestellte SMTP-Server-Schnittstelle und verwandte Einstellungen. 

 

Grundlegendes zu SMTP 

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, zu deutsch: Einfaches E-Mail-Transportprotokoll) ist ein Kommunikationsprotokoll, welches Regeln für die Übertragung von E-Mails definiert und zur Verfügung stellt. Kommunikation im Rahmen des Protokolls erfolgt zwischen einem E-Mail-Client und einem SMTP-Server (Postausgangsserver) oder zwischen zwei SMTP-Servern. 

Jede E-Mail-Kommunikation wird über SMTP-Server abgewickelt. In Personio haben Sie die Möglichkeit durch das Hinterlegen Ihrer SMTP-Einstellungen, E-Mails über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server zu versenden. Hinterlegen Sie Ihre SMTP-Einstellungen nicht, sendet Personio über den SMTP-Server unseres Mailproviders Mailjet. 

 

SMTP-Einstellungen in Personio

Mit der Nutzung von Personio, verlagern Sie Bewerberverwaltung und Bewerberkommunikation in den Personio-Recruiting-Bereich. Per default senden Sie E-Mails mit dem Absender meinaccount-jobs@m-personio.de an Ihre Bewerber. Falls Sie Ihre unternehmenseigene Recruiting E-Mail-Adresse als Absender Ihrer E-Mails verwenden möchten, wird die von Personio zur Verfügung gestellte SMTP-Server-Schnittstelle relevant. 

Eine genaue Anleitung welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit Sie E-Mails aus Personio über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server senden können, finden Sie hier.  

 

Automatische Umleitung Ihrer Recruiting E-Mails

Damit Nachrichten, welche Bewerber an Ihre unternehmenseigene Recruiting-E-Mail-Adresse senden, automatisch in Ihren Personio-Account gelangen, sollten Sie dafür eine automatische Umleitung in Ihrem unternehmenseigenen E-Mail-Postfach an meinaccount-jobs@m-personio.de einrichten. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Umleitung von mehreren E-Mail-Adressen an meinaccount-jobs@m-personio.de einzustellen.

Die E-Mails erscheinen automatisch in der Personio-Inbox oder im Profil des bereits bestehenden Bewerbers. 

Die umgeleitete E-Mail muss die originalen Header, bzw. die originale Absenderadresse enthalten, um einen Bewerber eindeutig identifizieren zu können. 

Sehen Sie im nachfolgenden Bild eine Visualisierung, die den Zusammenhang zwischen den in Personio hinterlegten SMTP-Einstellungen und der E-Mail-Umleitung aus Ihrem unternehmenseigenen Postfach darstellt. 

Prozess_E-Mail_Integration.png

 

Bestandteile der SMTP-Einstellungen

Mit Eingabe Ihrer SMTP-Einstellungen unter Einstellungen > Recruiting > E-Mail > SMTP Einstellungen, geben Sie Personio die Berechtigung, E-Mails über Ihren Server mit Absender Ihrer unternehmenseigenen Recruiting-E-Mail-Adresse zu senden. Finden Sie in nachfolgender Tabelle Erläuterungen zu den Eingabefeldern in Personio: 

Host

Geben Sie hier den Hostname Ihres E-Mail Anbieters ein. Der Hostname ist eine eindeutige Bezeichnung, für z.B. einen Server, über welche dieser zu adressieren bzw. zu identifizieren ist. 

Port

Das englische Wort "Port" lässt sich mit den Worten "Tor" oder "Durchlass" übersetzen. Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander, sowie mit dem Internet. Mit Ports können Datenpakete stets einer passenden Anwendung zugeordnet werden, wie z.B. E-Mails dem für E-Mails reservierten Port.

Zur Vereinfachung eine Metapher: Computer/Server verschicken Daten in kleinen Paketen. Der Port wird als Empfänger auf das Paket geschrieben. Das Paket wird dann durch die Tür mit der richtigen Nummer durchgelassen und versendet. 

Verschlüsselung Um Ihre Daten/E-Mails sicher zwischen Ihrem SMTP-Server und dem Browser zu übertragen, wird eine verschlüsselte Verbindung hergestellt. Personio unterstützt die Verschlüsselungsprotokolle SSL (Secure Sockets Layer) und TLS (Transport Layer Security, eine verbesserte Version von SSL). 
Benutzername

Über den eingetragenen Benutzernamen identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Meistens ist der Benutzername eine komplette E-Mail-Adresse.

Es ist wichtig, dass die hier eingetragene Adresse a) dieselbe Adresse wie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > E-Mail Adresse für Bewerber ist, oder b) die Berechtigung hat, über diese Adresse zu senden. 

Kennwort Hier ist das Kennwort gefragt, über welches Sie sich in den als Benutzername hinterlegten E-Mail-Account einloggen. 

Bitte beachten Sie: Sobald Sie die SMTP-Einstellungen erfolgreich in Personio vorgenommen haben und die Umleitung aus Ihrem Account aktiv ist, läuft die E-Mail-Kommunikation nicht mehr über unseren Mailprovider Mailjet. Dementsprechend haben wir im Falle von Zustellungsproblemen keine Möglichkeit, potentielle Ursachen zu prüfen. 

Finden Sie hier eine Übersicht über die gängigsten SMTP-Server sowie verwandte Eingabedaten.  

 

Verifizierung Ihrer Eingaben

Haben Sie Ihre SMTP-Einstellungen hinterlegt und die automatische Umleitung in Ihrem unternehmenseigenen Postfach konfiguriert, empfehlen wir Ihre Eingaben zu verifizieren. 

Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Recruiting > Allgemein. Dort finden Sie einen Test-Button, den Sie klicken: 

Screen_Shot_2018-10-01_at_17.20.53.png

Als Test Ihrer Einstellungen sendet Personio eine E-Mail von meinaccount-jobs@m-personio.de an die E-Mail-Adresse unter E-Mail Adresse für Bewerber. Wenn die Umleitung richtig eingerichtet ist, wird die E-Mail zurück gesendet an meinaccount-jobs@m-personio.de und erscheint in der Recruiting Inbox. Der Status wechselt von nicht verifiziert auf verifiziert.

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