Überblick über die Funktionsweise von SMTP-Einstellungen

 

 

Dieser Artikel beinhaltet Wissenswertes über die von Personio zur Verfügung gestellte SMTP-Server-Schnittstelle und verwandte Einstellungen.

 

Grundlegendes zu SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, zu deutsch: Einfaches E-Mail-Transportprotokoll) ist ein Kommunikationsprotokoll, welches Regeln für die Übertragung von E-Mails definiert und zur Verfügung stellt. Kommunikation im Rahmen des Protokolls erfolgt zwischen einem E-Mail-Client und einem SMTP-Server (Postausgangsserver) oder zwischen zwei SMTP-Servern.

Jede E-Mail-Kommunikation wird über SMTP-Server abgewickelt. In Personio haben Sie die Möglichkeit durch das Hinterlegen Ihrer SMTP-Einstellungen, E-Mails über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server zu versenden. Hinterlegen Sie Ihre SMTP-Einstellungen nicht, sendet Personio über den SMTP-Server unseres Mailproviders Mailjet.

 

SMTP-Einstellungen in Personio

Mit der Nutzung von Personio verlagern Sie Bewerberverwaltung und Bewerberkommunikation in den Personio Recruiting-Bereich. Per default senden Sie E-Mails mit dem Absender meinaccount-jobs@m-personio.de an Ihre Bewerber. Falls Sie Ihre unternehmenseigene Recruiting E-Mail-Adresse als Absender Ihrer E-Mails verwenden möchten, wird die von Personio zur Verfügung gestellte SMTP-Server-Schnittstelle relevant.

Eine genaue Anleitung welche Einstellungen vorgenommen werden müssen, damit Sie E-Mails aus Personio über Ihren unternehmenseigenen SMTP-Server senden können, finden Sie hier. Es ist möglich, für jede in Personio eingerichtete Gesellschaft, eine eigene E-Mail-Adresse zu hinterlegen und die Bewerberkommunikation so zu individualisieren.

Wir empfehlen die Einbindung Ihrer hausinternen IT Abteilung, zur Einrichtung der SMTP-Einstellungen. 

 

Automatische Umleitung Ihrer Recruiting-E-Mails

Damit Nachrichten, die Bewerber an Ihre unternehmenseigene Recruiting E-Mail-Adresse senden, automatisch in Ihren Personio-Account gelangen, müssen Sie dafür eine automatische Umleitung in Ihrem unternehmenseigenen E-Mail-Postfach an meinaccount-jobs@m-personio.de einrichten. Wie Sie diese einrichten, können Sie hier genauer nachlesen. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Umleitung von mehreren E-Mail-Adressen an meinaccount-jobs@m-personio.de einzustellen.

Die E-Mails erscheinen automatisch in der Personio Inbox oder im Profil des bereits bestehenden Bewerbers. Die umgeleitete E-Mail muss den originalen Header, bzw. die originale Absenderadresse enthalten, um einen Bewerber eindeutig identifizieren zu können.

Sehen Sie im nachfolgenden Bild eine Visualisierung, die den Zusammenhang zwischen den in Personio hinterlegten SMTP-Einstellungen und der E-Mail-Umleitung aus Ihrem unternehmenseigenen Postfach darstellt.

recruiting-smtp-setup-process_de.png

 

Bestandteile der SMTP-Einstellungen

Mit Eingabe Ihrer SMTP-Einstellungen geben Sie Personio die Berechtigung, E-Mails über Ihren Server mit Absender Ihrer unternehmenseigenen Recruiting E-Mail-Adresse zu senden. Diese hinterlegen Sie unter Einstellungen > Recruiting > Allgemein > Recruiting E-Mail-Einstellungen > Andere E-Mail-Adresse verwenden? Ja > Ihre Domains > Zum Senden von E-Mails verwenden? Ja > SMTP-Einstellungen. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie Erläuterungen zu den Eingabefeldern in Personio:

Host

Geben Sie hier den Hostname Ihres E-Mail-Anbieters ein. Der Hostname ist eine eindeutige Bezeichnung, für z. B. einen Server, über welche dieser zu adressieren bzw. zu identifizieren ist.

Port

Das englische Wort "Port" lässt sich mit den Worten "Tor" oder "Durchlass" übersetzen. Ein Port erlaubt die Kommunikation zwischen Computern und Servern untereinander, sowie mit dem Internet. Mit Ports können Datenpakete stets einer passenden Anwendung zugeordnet werden, wie z. B. E-Mails dem für E-Mails reservierten Port.

Zur Vereinfachung eine Metapher: Computer/Server verschicken Daten in kleinen Paketen. Der Port wird als Empfänger auf das Paket geschrieben. Das Paket wird dann durch die Tür mit der richtigen Nummer durchgelassen und versendet.

Verschlüsselung Um Ihre Daten/E-Mails sicher zwischen Ihrem SMTP-Server und dem Browser zu übertragen, wird eine verschlüsselte Verbindung hergestellt. Personio unterstützt die Verschlüsselungsprotokolle SSL (Secure Sockets Layer) und TLS (Transport Layer Security, eine verbesserte Version von SSL).
Konto

Über das eingetragene Konto identifiziert sich Personio auf dem SMTP-Server Ihres E-Mail-Providers. Meistens ist das Konto eine komplette E-Mail-Adresse.

Es ist wichtig, dass die hier eingetragene Adresse a) dieselbe Adresse wie die Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse ist, oder b) die Berechtigung hat, über diese Adresse zu senden.

Kennwort Hier ist das Kennwort gefragt, über welches Sie sich in den bei Konto hinterlegten E-Mail-Account einloggen.

Bitte beachten Sie: Sobald Sie die SMTP-Einstellungen erfolgreich in Personio vorgenommen haben und die Umleitung aus Ihrem Account aktiv ist, läuft die E-Mail-Kommunikation nicht mehr über unseren Mailprovider Mailjet. Dementsprechend haben wir im Falle von Zustellungsproblemen keine Möglichkeit, potentielle Ursachen zu prüfen.

Finden Sie hier eine Übersicht über die gängigsten SMTP-Server sowie verwandte Eingabedaten.

 

Verifizierung Ihrer Eingaben

Haben Sie Ihre SMTP-Einstellungen hinterlegt und die automatische Umleitung in Ihrem unternehmenseigenen Postfach konfiguriert, empfehlen wir Ihre Eingaben zu verifizieren.

Um die Umleitung zu testen, navigieren Sie zu Einstellungen > Recruiting > Recruiting E-Mail-Einstellungen > Andere E-Mail-Adresse verwenden? Ja > Ihre Domains > E-Mails erhalten. Dort finden Sie den Button Test-E-Mail versenden

recruiting-custom-e-mail-test_de.png

Als Test Ihrer Einstellungen sendet Personio eine E-Mail von meinaccount-jobs@m-personio.de an die E-Mail-Adresse unter Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse. Wenn die Umleitung richtig eingerichtet ist, finden Sie die Test-E-Mail anschließend in Ihrer Personio Inbox.

Sollte die Verbindung nicht hergestellt werden können, so wird Ihnen eine Fehlermeldung mit einem entsprechenden Hinweis angezeigt. Diesen können Sie zur Fehlerbehebung an Ihre interne IT-Abteilung weiterleiten. 

Die SMTP-Einstellungen testen Sie mithilfe des zugehörigen Buttons. Sie erhalten anschließend eine Anzeige, ob die Einstellungen bestätigt wurden oder eine Fehlermeldung. 

recruiting-smtp-settings-test_de.png

 

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