Best Practice: Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten

 

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten in Personio verwalten können und worauf Sie dabei achten müssen. 

Bei Teilzeitmitarbeitern und Werkstudenten unterscheidet man grundsätzlich zwischen Mitarbeitern, die an festen Tagen in einer Woche arbeiten und Mitarbeitern, deren Arbeitstage von Woche zu Woche variieren. Folgende Einstellungen spielen dabei eine Rolle und müssen jeweils passend konfiguriert werden: Eintragen der Wochenstunden, Hinterlegen des Gehalts, Definition des Arbeitszeitmodells und Zuweisung des Urlaubsanspruches. Da Werkstudenten und Teilzeitmitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten eine Besonderheit bezüglich der Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten darstellen, wird dieser Punkt gesondert erläutert.

 

Wochenstunden

Bevor Sie ein Arbeitszeitmodell für einen Teilzeitmitarbeiter oder Werkstudenten hinterlegen, navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Informationen > Personalinformationen > Wochenstunden und tragen Sie dort die Wochenstunden für den Mitarbeiter ein. Die Wochenstunden werden dann in Relation zu den Wochenstunden der zugewiesenen Abteilung gesetzt. Weitere Informationen zur Anpassung von Wochenstunden finden Sie hier

Die eingetragenen Wochenstunden sind ausschlaggebend für den Teilzeitwert des Mitarbeiters. Bezieht der Mitarbeiter ein Fixgehalt sind sie außerdem relevant für die anteilige Gehaltsberechnung.

 

Gehalt

Um das Gehalt für Ihren Mitarbeiter zu hinterlegen, navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Gehalt. Beachten Sie dabei den Unterschied zwischen Fixgehalt und Stundenlohn. Fixgehälter werden jeden Monat in gleicher Höhe ausgezahlt. Der Monatslohn, berechnet auf Basis des eingetragenen Stundenlohns, richtet sich nach den eingetragenen und bestätigten Anwesenheitsstunden im Anwesenheitsreiter des jeweiligen Mitarbeiterprofils.

Fixgehalt

Navigieren Sie im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Gehalt auf Editieren > Gehalt hinzufügen und wählen Sie die Gehaltsart Fixgehalt aus. Tragen Sie nun das Gehalt, welches der Mitarbeiter bei einer Vollzeitstelle beziehen würde, in der Spalte Gehalt (100%) ein und hinterlegen Sie anschließend die Wochenstunden des Mitarbeiters. Personio berechnet dann automatisch das tatsächlich ausgezahlte Bruttogehalt des Teilzeitmitarbeiters. Alternativ geben Sie erst die Wochenstunden an und tragen anschließend das tatsächlich ausgezahlte Bruttogehalt ein. Geben Sie zusätzlich das Datum ein, ab dem das Gehalt gültig sein soll. Schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab. 

Stundenlohn

Navigieren Sie im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Gehalt auf Editieren > Gehalt hinzufügen und wählen Sie die Gehaltsart Stundenlohn aus. Hinterlegen Sie nun den Stundenlohn und geben Sie das Datum ein, ab dem dieser gültig sein soll. Schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab.

Bezieht Ihr Mitarbeiter einen Stundenlohn, beachten Sie außerdem Folgendes: 

  • Alle Arbeitsstunden müssen im Reiter Anwesenheit im Mitarbeiterprofil eingetragen werden.  Weitere Informationen zur Erfassung von Anwesenheiten finden Sie hier.
  • Hinterlegen Sie dafür entsprechende Zugriffsrechte für Stundenlöhner und setzen Sie ggf. einen entsprechenden Genehmigungsprozess auf. 
  • Der Auszahlungsbetrag wird anhand der eingetragenen Stunden innerhalb der Abrechnungsperiode berechnet. 
  • Abwesenheitszeiträume werden den Mitarbeiter nur automatisch ausgezahlt, sofern in der entsprechenden Abwesenheitsart die Einstellung Anwesenheit während Abwesenheit als Überstunden werten aktiviert wurde. Diese Funktion wird zum Ende dieses Artikels näher erläutert.
  • Sofern Sie Feiertage für Ihre Mitarbeiter mit Stundenlohn auszahlen möchten, fügen Sie den entsprechenden Tageslohn im Mitarbeiterprofil im Reiter Gehalt hinzu.

 

Arbeitszeitmodell

Ein Arbeitszeitmodell gibt die Arbeitstage sowie die monatlichen Sollstunden Ihrer Mitarbeiter wieder und kann als Grundlage für die Urlaubsberechnung dienen. Grundsätzlich lassen sich Modelle mit festen und flexiblen Arbeitstagen unterscheiden.

Feste Arbeitstage 

Bei Mitarbeitern mit festen Arbeitstagen können die Arbeitsstunden auf die entsprechenden Wochentage verteilt werden. Sollte noch kein passendes Arbeitszeitmodell vorhanden sein, legen Sie dieses unter Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell hinzufügen an.

Hinterlegen Sie nun das passende Arbeitszeitmodell im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit. Navigieren Sie zu Arbeitszeitmodell ändern und wählen Sie anschließend das vereinbarte Arbeitszeitmodell inklusive des passenden Änderungsdatums aus. Sollte das Arbeitszeitmodell seit Eintrittsdatum des Mitarbeiters gültig sein, wählen Sie bei gültig ab bitte den 01.01. des Eintrittsjahres aus.

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Falls bei der Zuweisung eines Arbeitszeitmodells kein Datum ausgewählt wird, wird immer der aktuelle Tag als Gültigkeitsdatum verwendet. Dies kann sich fehlerhaft auf die Urlaubsberechnung auswirken. 

Flexible Arbeitstage

Bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitstagen können die Arbeitsstunden gleichmäßig über die möglichen Arbeitstage (i. d. R. Montag bis Freitag) verteilt werden. Sollte noch kein passendes Arbeitszeitmodell zur Verfügung stehen, legen Sie dieses unter Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell hinzufügen an. Hinterlegen Sie nun das passende Arbeitszeitmodell im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit. Navigieren Sie zu Arbeitszeitmodell ändern und wählen Sie anschließend das vereinbarte Arbeitszeitmodell inklusive des Gültigkeitsdatums der Änderung. Sollte das Arbeitszeitmodell seit Eintrittsdatum des Mitarbeiters gültig sein, wählen Sie bei gültig ab bitte den 01.01. des Eintrittsjahres aus.

attendance-work-schedule-2_de.png

Bitte beachten Sie, dass für Mitarbeiter mit einem Stundenlohn alle tatsächlich gearbeiteten und bestätigten Stunden unmittelbar in die Lohnberechnung einfließen. Stundenlöhner können somit keine echten Überstunden aufbauen. Das Überstundenkonto bei einem Mitarbeiter mit Stundenlohn dient folglich nur dem Zweck, Mehrarbeit abzubilden. Das Überstundenkonto eines Stundenlöhners sollte jedoch nicht erneut, also doppelt, ausgezahlt werden.

Weitere Informationen zum Anlegen eines Arbeitszeitmodells finden Sie hier.

 

Urlaubsanspruch

Um Ihren Mitarbeitern Urlaubsanspruch zu gewähren, können in Personio entsprechende Urlaubskontingente angelegt und den Mitarbeitern zugewiesen werden. Bei der Berechnung und Zuweisung eines Urlaubskontingentes ist es erneut notwenig, zwischen Mitarbeitern mit festen Arbeitstagen und Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitstagen zu unterscheiden.  

Feste Arbeitstage

Weisen Sie Ihren Mitarbeitern im Mitarbeiterprofil unter Abwesenheit > Urlaub > Regelung jetzt zuweisen eine zuvor definierte Urlaubsregelung zu. Diese legt unter anderem fest, wie viele Urlaubstage Sie Ihren Mitarbeitern für eine festgelegte Periode zur Verfügung stellen. Urlaubsregelungen können Sie unter Einstellungen > Abwesenheit > Urlaub > Neues Kontingent anlegen hinzufügen.

Wenn Ihre Teilzeitmitarbeiter grundsätzlich den gleichen Urlaubsanspruch wie Ihre Vollzeitmitarbeiter bekommen, dieser jedoch anteilig anhand der Arbeitstage berechnet werden soll, können Sie ihren Teilzeitmitarbeitern das gleiche Urlaubskontingent wie Ihren Vollzeitmitarbeitern zuweisen. Personio errechnet den anteiligen Urlaubsanspruch automatisch anhand des Anstelldatums sowie der im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitstage.

Um die anteilige Urlaubsberechnung zu aktivieren, setzen Sie unter Einstellungen > Anwesenheit in den entsprechenden Arbeitszeitmodellen ein Häkchen bei Anteiliger Urlaub. Geben Sie außerdem den Referenzwert zur anteiligen Urlaubsberechnung an. Dieser legt fest, wie viele Arbeitstage Ihre Mitarbeiter pro Woche arbeiten müssten, um einen vollen Urlaubsanspruch zu erhalten. 

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Weiter Informationen zum Urlaubsanspruch bei Teilzeit finden Sie hier. 

Flexible Arbeitstage 

Da sich der Urlaubsanspruch in Personio anhand der im Arbeitszeitmodell hinterlegten Tage berechnet, kann Mitarbeitern, die an flexiblen Tagen arbeiten, kein festes Urlaubskontingent zugewiesen werden. Um den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten dennoch korrekt zu berechnen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Deaktivieren Sie unter Einstellungen > Anwesenheit im entsprechenden Arbeitszeitmodell die Einstellung Anteiliger Urlaub.

Legen Sie unter Einstellungen > Abwesenheit > Urlaub ein Urlaubskontingent von 0 Tagen an und weisen Sie dieses den jeweiligen Mitarbeitern im Mitarbeiterprofil unter Abwesenheiten  > Regelung jetzt hinzufügen zu. Weisen Sie anschließend zu jedem Monatsende den Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitstagen manuell einen Urlaubsanspruch basierend auf den gearbeiteten Stunden zu. Navigieren Sie hierfür in den entsprechenden Mitarbeiterprofilen zu Abwesenheit > Urlaub und klicken Sie auf Kontostand manuell anpassen. Wählen Sie anschließend Kontostand um einen bestimmten Betrag anpassen und geben Sie nun die Anzahl an Tagen ein, die für den entsprechenden Monat angerechnet werden sollen.

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Weitere Informationen zur manuellen Anpassung eines Kontostands finden Sie hier.

Die Anzahl an Urlaubstagen basierend auf Arbeitsstunden berechnen sich wie folgt:
Anzahl gearbeitete Stunden für einen Monat (Mitarbeiterprofil > Anwesenheit) / Anzahl an Stunden einer Vollzeitstelle für diesen Monat * Anzahl an Stunden, die für einen Urlaubstag angerechnet werden sollen.
Einen Überblick über die gearbeiteten Stunden pro Mitarbeiter finden Sie ebenfalls unter Berichte > Anwesenheitsperioden

 

Lohnauszahlung bei Abwesenheit

Damit Mitarbeiter mit Stundenlohn während einer Abwesenheit weiterhin Lohn erhalten, aktivieren Sie unter Einstellungen > Abwesenheit bei der entsprechenden Abwesenheitsart Anwesenheit während Abwesenheit als Überstunden werten. Den Mitarbeitern werden dann beim Eintragen eines Abwesenheitstages entsprechend die Stunden ausgezahlt, die anhand des Arbeitszeitmodell für diesen Tag vorgesehen sind. Weitere Informationen zu der Funktion Anwesenheit während Abwesenheit als Überstunden werten finden Sie hier

Je nachdem, ob Ihre Mitarbeiter an festen oder flexiblen Arbeitstagen arbeiten, empfiehlt es sich diese Funktion zu aktivieren oder deaktivieren. 

Feste Arbeitstage

Arbeiten Ihre Mitarbeiter an festen Arbeitstagen, aktivieren Sie in den Gültigkeitseinstellungen einer Abwesenheitsart unter Einstellungen > Abwesenheit die Funktion Anwesenheit während Abwesenheit als Überstunden zu aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitern bei beispielsweise einem Urlaubs- oder Krankheitstag der entsprechende Lohn für diesen Tag ausgezahlt wird.  

Flexible Arbeitstage

Bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeitmodellen hingegen, empfiehlt es sich diese Funktion gegebenenfalls zu deaktivieren, sollte den Mitarbeitern für einen Abwesenheitstag eine andere Anzahl an Stunden ausgezahlt werden, als laut Arbeitszeitmodell vorgesehen ist. In diesem Fall müssen die Mitarbeiter an einem Abwesenheitstag zusätzlich unter Anwesenheit die Anzahl an Stunden eintragen, die ihnen für diesen Abwesenheitstag ausgezahlt werden sollen. Dies stellt zudem sicher, dass das Saldo des Anwesenheitskontos für diese Mitarbeitergruppe korrekt abgebildet wird.

Sofern in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Mitarbeitergruppen Anwesenheiten erfassen, kann es hilfreich sein, die gleiche Abwesenheitsart doppelt anzulegen. So können Sie einrichten, dass Ihren Mitarbeitern mit festen Arbeitstagen automatisch der entsprechende Stundenlohn bei einem Abwesenheitstag ausgezahlt wird sowie eingetragene Stunden während einer Abwesenheit als Überstunden gewertet werden, während Ihre Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitstagen zusätzlich zu einem Abwesenheitstag die Stunden eintragen müssen, die Ihnen ausgezahlt werden sollen.  

 

Übersicht

  Feste Arbeitstage Fixgehalt Feste Arbeitstage Stundenlohn Flexible Arbeitstage Fixgehalt Flexible Arbeitstage Stundenlohn
Gehalt

Monatlich gleichbleibendes Fixgehalt 

Lohn basierend auf den unter Anwesenheit hinterlegten Arbeitsstunden 

Monatlich gleichbleibendes Fixgehalt  

Lohn basierend auf den unter Anwesenheit hinterlegten Arbeitsstunden 

Arbeitszeitmodell

Arbeitsstunden werden auf die mit dem Mitarbeiter fest vereinbarten Arbeitstage verteilt

Arbeitsstunden werden auf die mit dem Mitarbeiter fest vereinbarten Arbeitstage verteilt 

Arbeitsstunden werden im Arbeitszeitmodell gleichmäßig auf die möglichen Arbeitstage verteilt

Arbeitsstunden werden im Arbeitszeitmodell gleichmäßig auf die möglichen Arbeitstage verteilt 

Urlaubskontingent

Feste zugewiesenes Urlaubskontingent, welches basierend auf dem Arbeitszeitmodell anteilig berechnet wird.

Feste zugewiesenes Urlaubskontingent, welches basierend auf dem Arbeitszeitmodell anteilig berechnet wird.

Urlaubskontingent von 0 Tagen wird zugewiesen. Der Urlaubsanspruch wird basierend auf den gearbeiteten Stunden zum Monatsende manuell zugewiesen. 

Urlaubskontingent von 0 Tagen wird zugewiesen. Der Urlaubsanspruch wird basierend auf den gearbeiteten Stunden zum Monatsende manuell zugewiesen.  

  

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