Dieser Artikel erklärt, wie Sie Teilzeitmitarbeiter in Personio verwalten können und worauf Sie dabei achten müssen. 

Bei Teilzeitmitarbeitern unterscheidet man grundsätzlich zwischen Mitarbeitern, die an festen Wochentagen arbeiten, und Mitarbeitern, deren Arbeitstage von Woche zu Woche variieren. Folgende Einstellungen spielen dabei eine Rolle und müssen jeweils passend konfiguriert werden: Eintragen der Wochenstunden, Hinterlegen des Gehalts, Definition des Arbeitszeitmodells und Zuweisung des Urlaubsanspruches. Da Teilzeitmitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten einen Sonderfall bezüglich der Lohnfortzahlung bei Abwesenheiten darstellen, wird dieser Punkt gesondert erläutert.

Wochenstunden

Bevor Sie ein Arbeitszeitmodell für einen Teilzeitmitarbeiter hinterlegen, navigieren Sie zu Mitarbeiterprofil > Informationen > Personalinformationen > Wochenstunden und tragen Sie dort die Wochenstunden für den Mitarbeiter ein. Die Wochenstunden werden dann in Relation zu den Wochenstunden der zugewiesenen Abteilung gesetzt. Weitere Informationen zur Anpassung von Wochenstunden finden Sie unter Teilzeitarbeit einrichten.

Die eingetragenen Wochenstunden sind ausschlaggebend für den Teilzeitwert des Mitarbeiters. Bezieht der Mitarbeiter ein Fixgehalt sind sie außerdem relevant für die anteilige Gehaltsberechnung.

Gehalt

Das Gehalt wird unterschiedlich eingerichtet, je nachdem ob der Mitarbeiter ein Fixgehalt oder einen Stundenlohn bezieht.

Hinweis
Fixgehälter werden jeden Monat in gleicher Höhe ausgezahlt. Bei Stundenlöhnen wird der Monatslohn auf der Basis des eingetragenen Stundenlohns berechnet. Der auszuzahlende Betrag richtet sich nach den Anwesenheitsstunden, die unter dem Reiter Anwesenheit im jeweiligen Mitarbeiterprofil eingetragen und bestätigt wurden.

Fixgehalt

Um ein Fixgehalt festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil > Gehalt.
2. Klicken Sie unter dem Reiter Gehalt auf Bearbeiten und wählen Sie Gehalt hinzufügen. 
3. Wählen Sie dann den Gehaltstyp Fixgehalt. 
4. Geben Sie in der Spalte Gehalt (100%) das Gehalt ein, das der Mitarbeiter für eine Vollzeitbeschäftigung erhalten würde.
5. Geben Sie anschließend die wöchentlichen Arbeitszeiten des Mitarbeiters ein. Personio berechnet dann automatisch das Bruttogehalt, das der Teilzeitmitarbeiter tatsächlich erhalten wird.
   
   

   Tipp
   Geben Sie alternativ zuerst die Wochenstunden und dann das tatsächlich gezahlte Bruttogehalt ein.

6. Geben Sie das Datum ein, ab dem das Gehalt gelten soll, und klicken Sie auf Speichern.

Stundenlohn

Um einen Stundenlohn festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zum Mitarbeiterprofil > Gehalt.
2. Klicken Sie unter dem Reiter Gehalt auf Bearbeiten und wählen Sie Gehalt hinzufügen. 
3. Wählen Sie dann den Gehaltstyp Stundenlohn. 
4. Geben Sie den Stundensatz und das Datum ein, ab dem er gelten soll, und klicken Sie auf Speichern.

Hinweise
Wenn Ihr Mitarbeiter einen Stundenlohn erhält, beachten Sie bitte auch Folgendes:
▶ ︎Alle Arbeitszeiten müssen im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Anwesenheit eingetragen werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
▶︎ Hinterlegen Sie dafür entsprechende Zugriffsrechte für Mitarbeiter mit Stundenlohn und setzen Sie ggf. einen entsprechenden Genehmigungsprozess auf.
▶︎ Der Auszahlungsbetrag wird auf der Grundlage der Stunden berechnet, die für die Abrechnungsperiode eingetragen wurden.
▶︎ Abwesenheitszeiträume werden dem Mitarbeiter nur dann automatisch ausgezahlt, wenn für die entsprechende Abwesenheitsart die Einstellung Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten aktiviert ist. Diese Funktion wird zum Ende dieses Artikels näher erläutert.
▶︎ Wenn Sie für Ihre Mitarbeiter mit Stundenlohn Feiertage auszahlen möchten, fügen Sie den entsprechenden Tageslohn im Mitarbeiterprofil unter dem Reiter Gehalt hinzu.

Arbeitszeitmodell

Ein Arbeitszeitmodell gibt die Arbeitstage sowie die monatlichen Sollstunden Ihrer Mitarbeiter wieder und kann als Grundlage für die Urlaubsberechnung dienen. Grundsätzlich lassen sich Modelle mit festen und flexiblen Arbeitstagen unterscheiden.

Hinweis
Für Mitarbeiter mit Stundenlohn fließen die tatsächlich gearbeiteten und bestätigten Stunden unmittelbar in die Lohnberechnung ein. Mitarbeiter mit Stundenlohn können daher keine Überstunden ansammeln. Das Überstundenkonto dient bei Mitarbeitern mit Stundenlohn folglich nur dem Zweck, Mehrarbeit abzubilden.

Feste Arbeitstage 

Die Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die an festen Tagen arbeiten, können auf die entsprechenden Wochentage verteilt werden. Wenn Sie dafür noch kein passendes Arbeitszeitmodell haben, können Sie über Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit > Modell hinzufügen eines erstellen. Sobald das Arbeitszeitmodell erstellt wurde, müssen Sie es den jeweiligen Mitarbeitern zuweisen. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen.

Flexible Arbeitstage

Bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitstagen können die Arbeitszeiten gleichmäßig über die möglichen Arbeitstage (i. d. R. Montag bis Freitag) verteilt werden. Wenn Sie dafür noch kein passendes Arbeitszeitmodell haben, können Sie über Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit > Modell hinzufügen eines erstellen. Weisen Sie das Arbeitszeitmodell dann den betreffenden Mitarbeitern zu. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeitmodelle erstellen und zuweisen.

Urlaubsanspruch

Um Ihren Mitarbeitern Urlaubsansprüche zu gewähren, können Sie in Personio entsprechende Kontingentregeln (Urlaubsregeln) erstellen und diese Ihren Mitarbeitern zuweisen. Wenn Sie Kontingentregeln berechnen und zuweisen, müssen Sie wiederum zwischen Mitarbeitern mit festen und flexiblen Arbeitstagen unterscheiden. Erfahren Sie, wie Sie Kontingentregeln einrichten.

Feste Arbeitstage

Weisen Sie eine bereits definierte Kontingentregel Ihren Mitarbeitern unter Mitarbeiterprofil > Abwesenheit unter der Überschrift Abwesenheitsarten zu. Wählen Sie dort beispielsweise die Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub und klicken Sie auf Regel verwalten. Wählen Sie dann die gewünschte Kontingentregel für den Mitarbeiter und das Datum, ab dem sie gelten soll.

Diese legt unter anderem fest, wie viele Urlaubstage Sie Ihren Mitarbeitern für eine festgelegte Periode zur Verfügung stellen.

Wenn Ihre Teilzeitmitarbeiter den gleichen Urlaubsanspruch wie Ihre Vollzeitmitarbeiter bekommen, dieser jedoch entsprechend den Arbeitstagen anteilig berechnet werden soll, können Sie Ihren Teilzeitmitarbeitern das gleiche Urlaubskontingent wie Ihren Vollzeitmitarbeitern zuweisen. Personio errechnet den anteiligen Urlaubsanspruch automatisch anhand des Anstelldatums sowie der im Arbeitszeitmodell hinterlegten Arbeitstage.

Um die anteilige Urlaubsberechnung zu aktivieren, setzen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheit > Anwesenheit in den entsprechenden Arbeitszeitmodellen ein Häkchen bei Anteiliger Urlaub. Geben Sie außerdem den Referenzwert zur anteiligen Urlaubsberechnung an. Dieser legt fest, wie viele Arbeitstage Ihre Mitarbeiter pro Woche arbeiten müssten, um einen vollen Urlaubsanspruch zu erhalten.

Erfahren Sie mehr über die anteilige Berechnung bezahlter Abwesenheitsstunden für Teilzeitmitarbeiter.

Flexible Arbeitstage 

Wenn Sie Mitarbeiter in Teilzeit haben, die flexibel an unterschiedlichen Tagen arbeiten, müssen Sie für diese trotzdem ein Arbeitszeitmodell erstellen. Bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitstagen können die Arbeitszeiten gleichmäßig über die möglichen Arbeitstage (i. d. R. Montag bis Freitag) verteilt werden. Urlaubsansprüche wachsen entsprechend den geleisteten Arbeitsstunden an.

• Mitarbeitertyp D in Teilzeit mit einer 5-Tage-Woche (Mo, Di, Mi, Do, Fr) mit 20 Stunden

Navigieren Sie zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit, um dieses Arbeitszeitmodell zu erstellen. Nennen Sie es Teilzeit, 20 Stunden (Mo, Di, Mi, Do, Fr). Da sich der Urlaubsanspruch in Personio anhand der im Arbeitszeitmodell hinterlegten Tage berechnet, kann Mitarbeitern, die an flexiblen Tagen arbeiten, kein festes Urlaubskontingent zugewiesen werden. Um sicherzustellen, dass das Urlaubskontingent von Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten korrekt berechnet wird, haben Sie zwei Optionen. Entweder erstellen Sie eine Kontingentregel mit 0 Tagen und passen den Kontostand manuell an, oder Sie legen separate Kontingentregeln an und weisen diese entsprechend zu.

Option 1 für Urlaubskontingente: Kontingentregel mit 0 Tagen anlegen

Bei dieser Option müssen Sie die Urlaubsansprüche der betreffenden Mitarbeiter jeden Monat auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden berechnen.

1. Deaktivieren Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Anwesenheit die Option Anteiliger Urlaub für das betreffende Arbeitszeitmodell.
2. Gehen Sie dann zu Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit und fügen Sie beispielsweise zur Abwesenheitsart Bezahlter Urlaub eine Kontingentregel mit 0 Tagen hinzu. 
3. Weisen Sie dann diese Kontingentregel den betreffenden Mitarbeitern zu.

Am Ende jedes Monats müssen Sie dann den Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitstagen manuell einen Urlaubsanspruch entsprechend den geleisteten Arbeitsstunden zuweisen. Erfahren Sie, wie Sie Abwesenheitskontostände anpassen.

Option 2 für Urlaubskontingente: Separate Kontingentregeln anlegen

Bei dieser Option müssen Sie eine Kontingentregel erstellen, die den betreffenden Mitarbeitern einen Urlaubsanspruch in der korrekten Höhe zuweist.

Beispiel:
Wenn ein Vollzeitmitarbeiter (mit 40 Arbeitsstunden pro Woche) 25 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr erhält, bekommt dieser Mitarbeiter 20/40 × 25 = 12,5 Tage. Sie müssen also eine Kontingentregel für 12,5 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr erstellen und diese Kontingentregel den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen.

Lohnauszahlung bei Abwesenheiten

Damit Mitarbeiter mit Stundenlohn während einer Abwesenheit weiterhin Lohn erhalten, aktivieren Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiten und Abwesenheiten > Abwesenheit bei der entsprechenden Abwesenheitsart die Option Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? Wenn ein Abwesenheitstag eingetragen ist, werden dann den Mitarbeitern die Stunden ausgezahlt, die auf der Grundlage des Arbeitszeitmodells für diesen Tag vorgesehen sind. Erfahren Sie mehr über die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten.

Je nachdem, ob Ihre Mitarbeiter an festen oder flexiblen Arbeitstagen arbeiten, empfiehlt es sich diese Funktion zu aktivieren oder deaktivieren. 

Feste Arbeitstage

Wenn Ihre Mitarbeiter feste Arbeitstage haben, sollten Sie die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitern auch an Urlaubs- oder Krankheitstagen der entsprechende Lohn ausgezahlt wird.

Flexible Arbeitstage

Für Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeitmodellen ist es ratsam, die Funktion Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten? zu deaktivieren, wenn die Anzahl der Stunden, für die Mitarbeiter an einem Abwesenheitstag bezahlt werden sollten, von der im Arbeitszeitmodell festgelegten Stundenzahl abweicht. Wenn Mitarbeiter einen Tag abwesend sind, müssen sie dann die Anzahl der Stunden, für die sie an diesem Abwesenheitstag bezahlt werden sollten, unter dem Reiter Anwesenheit in ihrem Mitarbeiterprofil eingeben. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Anwesenheitskontostand für diese Mitarbeitergruppe korrekt angezeigt wird.

Tipp
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Anwesenheiten von zwei unterschiedlichen Mitarbeitergruppen erfassen, kann es hilfreich sein, die gleiche Abwesenheitsart doppelt anzulegen. So können Sie einrichten, dass Ihren Mitarbeitern mit festen Arbeitstagen für Abwesenheitstage automatisch der entsprechende Stundenlohn ausgezahlt wird und dass während einer Abwesenheit erfasste Arbeitsstunden als Überstunden gewertet werden. Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitstagen müssen zusätzlich jedes Mal, wenn sie einen Abwesenheitstag eintragen, die Stunden erfassen, die ihnen ausgezahlt werden sollen.

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