Best Practice Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten in Personio verwalten können und worauf Sie dabei achten müssen. Im Weiteren finden Sie Anleitungen zu den folgenden Fallbeispielen: 

 

  1. Beispiel: 20 Wochenstunden, Fixgehalt, feste Arbeitstage
  2. Beispiel: 20 Wochenstunden, Stundenlohn, feste Arbeitstage
  3. Beispiel: 20 Wochenstunden, Fixgehalt, flexible Arbeitstage
  4. Beispiel: 20 Wochenstunden, Stundenlohn, flexible Arbeitstage

 
Allgemeine Auswirkungen der Wochenarbeitszeit:

  • Mitarbeiterprofil > Informationen > Personalinformationen > Wochenstunden
    Tragen Sie dort die Soll-Stunden pro Woche ein. Die Soll-Stunden werden dann ins Verhältnis zur Vollzeit-Arbeitszeit gesetzt. Hier finden Sie mehr Informationen dazu. 

    Die Wochenstunden sind relevant für die anteilige Gehaltsberechnung.

  • Mitarbeiterprofil > Gehalt
    Beachten Sie den Unterschied von Fixgehältern und Stundenlöhnen. Hier finden Sie mehr Informationen dazu. 

    Fixgehälter werden jeden Monat in gleicher Höhe ausgezahlt.
    Stundenlöhne richten sich nach den eingetragenen Arbeitsstunden.

  • Mitarbeiterprofil > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell:
    Das hinterlegte Arbeitszeitmodell ist Grundlage für die Urlaubsberechnung. Hier finden Sie mehr Informationen zum Anlegen eines Arbeitszeitmodels. 

    Hinterlegen Sie das Arbeitszeitmodell erstmalig zum 01.01. des Anstellungsjahres. 

  • Mitarbeiterprofil > Abwesenheit > Urlaub
    Urlaubsanspruch wird anhand des Arbeitszeitmodells , Eintrittsdatum und Abwesenheitsart berechnet. Hier finden Sie mehr Informationen zum Urlaubsanspruch bei Teilzeit. 
    In den nachfolgenden Beispielen gehen wir von einer 5-Tage-Woche aus.

    Wenn Ihre Abwesenheitsart an 5 Wochentagen gilt: 
    5 Arbeitstage pro Woche: Urlaubsanspruch = 100%
    3 Arbeitstage pro Woche: Urlaubsanspruch = 60%

    Wenn Ihre Abwesenheitsart an 6 Wochentagen gilt:
    6 Arbeitstage pro Woche: Urlaubsanspruch = 100%
    3 Arbeitstage pro Woche: Urlaubsanspruch = 50%

 

Beispiel 1: 20 Wochenstunden, Fixgehalt, feste Arbeitstage

  1. Eintragen der Wochenstunden: 
    Editieren Sie die Wochenstunden im Mitarbeiter Profil unter Informationen > Personalinformationen und klicken Sie anschließend auf Speichern.
    personalinformationen_2.png

  2. Hinterlegung des Gehalts: 
    Hinterlegen Sie das Fixgehalt im Reiter Gehalt: Tragen Sie entweder das Vollzeitequivalent in der Spalte Gehalt oder das tatsächliche Gehalt unter Teilzeit ein.
    Geben Sie zusätzlich das Datum ein, ab dem das Gehalt gültig sein soll. Schliessen Sie den Vorgang mit Speichern ab. 

    fixgehalt.png

  3. Hinterlegung des Arbeitszeitmodells: 
    Legen Sie anschließend fest, wie die Arbeitsstunden auf die Wochentage verteilen werden sollen und legen Sie gegebenenfalls unter Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell hinzufügen ein entsprechendes Arbeitszeitmodell an. Nähere Informationen zu Arbeitszeitmodellen finden Sie hier

    az_fix.png

    Hinterlegen Sie das passende Arbeitszeitmodell nun im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit. Navigieren Sie dazu auf den Link Arbeitszeitmodell ändern und wählen Sie anschließend das vereinbarte Arbeitszeitmodell und das Gültigkeitsdatum der Änderung.

    anwesenheit.png

     
  4. Berechnung des Urlaubsanspruchs: 
    Hinterlegen Sie nun das gewünschte Urlaubskontingent im Reiter Abwesenheit in der Abwesenheitsart Urlaub:  
    abwesenheit.png

    Bei anteiligem Urlaubskontingent wird der Urlaubsanspruch wie folgt berechnet: 

    Der Urlaubsanspruch wird anhand des Eintrittsdatums und Arbeitszeitmodells berechnet. 

    Start 01.02.2018:
    26 Tage anteilig: 26/12*11 = 23,833 Tage für 100% (5 Wochentage)

    Anteilig für 3 Wochentage = 60%
    23,8333 * 0,6 = 14,3 Tage --> Gesamtanspruch für 2018

    Je nach Kontingenteinstellung wird der Urlaub an bestimmten Tagen zugewiesen: 
    Kontostand.png

Mehr Infos zu den Kontingentregeln finden Sie hier


Beispiel 2: 20 Wochenstunden, Stundenlohn, feste Arbeitstage

Nehmen Sie die Einstellungen im Mitarbeiterprofil analog zu Beispiel 1 wie folgt vor:

    1. Eintragen der Wochenstunden: 
      Editieren Sie die Wochenstunden im Mitarbeiter Profil unter Informationen > Personalinformationen und klicken Sie anschliessend auf Speichern.

    2. Hinterlegung des Gehalts: 
      Tragen Sie den Stundenlohn im Reiter Gehalt ein. Geben Sie zusätzlich das Datum ein, ab dem das Gehalt gültig sein soll. Schliessen Sie den Vorgang mit Speichern ab. 
      stdlohn.png

    3. Hinterlegung des Arbeitszeitmodells: 
      Legen Sie anschließend fest, wie die Arbeitsstunden auf die Wochentage verteilen werden sollen und legen Sie gegebenenfalls unter Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell hinzufügen ein entsprechendes Arbeitszeitmodell an. Nähere Informationen zu Arbeitszeitmodellen finden Sie hier

      Deaktivieren Sie für Stundenlöhner die Funktion Überstunden zählen im Arbeitszeitmodell. 
      Da alle tatsächlich gearbeiteten Stunden sofort zur Auszahlung kommen, kann der Mitarbeiter keine echten Überstunden aufbauen.

      AZ_fix__stdlohn_o._u_h.png

      Hinterlegen Sie das passende Arbeitszeitmodell nun im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit. Navigieren Sie dazu auf den Link Arbeitszeitmodell ändern und wählen Sie anschließend das vereinbarte Arbeitszeitmodell und das Gültigkeitsdatum der Änderung.
    4. Berechnung des Urlaubsanspruchs:
      Hinterlegen Sie nun das gewünschte Urlaubskontingent im Reiter Abwesenheit in der Abwesenheitsart Urlaub. Informationen zur Berechnung finden Sie unter Beispiel 1. 


Was muss zusätzlich beachtet werden? 

  • Erfassen von Anwesenheiten: 
    Alle Arbeitsstunden werden im Anwesenheitsreiter eingetragen. 
    Hinterlegen Sie dafür entsprechende Zugriffsrechte für Stundenlöhner und setzten Sie ggf. einen entsprechenden Genehmigungsprozess auf. 
    Hier finden Sie mehr Informationen zum Erfassen von Anwesenheiten. 
  • Berechnung des Gehalts:
    Der Auszahlungsbetrag wird anhand der eingetragenen Stunden innerhalb der Abrechnungsperiode berechnet. 
    Da jeden Monat alle geleisteten Stunden ausgezahlt werden, ist eine Erfassung der Überstunden hinfällig und kann im Arbeitszeitmodell deaktiviert werden. 
  • Bezahlte Abwesenheit für Stundenlöhner:
    An Abwesenheitstagen, an denen lt. Arbeitszeitmodell gearbeitet werden sollte, muss die Soll-Arbeitszeit manuell eingetragen werden, damit sie in der Abrechnung berücksichtigt wird.
    Abwesenheiten müssen für alle Tage eingetragen werden, an denen lt. Arbeitszeitmodell gearbeitet werden sollte. 

    In unserem Beispiel arbeitet die Mitarbeiterin 20h von Montag bis Mittwoch (siehe oben):
    Urlaubsantrag für eine Woche Urlaub: Mo-Mi --> 3 Tage 
    Anwesenheitszeiten: 20h werden manuell im Anwesenheitsreiter eingetragen 



Beispiel 3: 20 Wochenstunden, Fixgehalt, flexible Arbeitstage

Nehmen Sie die Einstellungen im Mitarbeiterprofil analog zu Beispiel 1 wie folgt vor:

  1. Eintragen der Wochenstunden: 
    Editieren Sie die Wochenstunden im Mitarbeiter Profil unter Informationen > Personalinformationen und klicken Sie anschliessend auf Speichern.

  2. Hinterlegung des Gehalts: 
    Hinterlegen Sie das Fixgehalt im Reiter Gehalt: Tragen Sie entweder das Vollzeitequivalent in der Spalte Gehalt oder das tatsächliche Gehalt unter Teilzeit ein.
    Geben Sie zusätzlich das Datum ein, ab dem das Gehalt gültig sein soll. Schliessen Sie den Vorgang mit Speichern ab. 

  3. Hinterlegung des Arbeitszeitmodells: 
    Bei einem Arbeitszeitmodell mit flexibler Arbeitszeit, empfiehlt es sich, die Wochenstunden gleichmäßig auf alle Werktage zu verteilen, an denen gearbeitet werden kann. Legen Sie ggf. unter Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell hinzufügen ein entsprechendes Arbeitszeitmodell an. Nähere Informationen zu Arbeitszeitmodellen finden Sie hier.  

    AZM_fixgehalt__flex.png

    Hinterlegen Sie das passende Arbeitszeitmodell nun im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit. Navigieren Sie dazu auf den Link Arbeitszeitmodell ändern und wählen Sie anschließend das vereinbarte Arbeitszeitmodell und das Gültigkeitsdatum der Änderung.
  4. Berechnung des Urlaubsanspruchs: 
    Hinterlegen Sie nun das gewünschte Urlaubskontingent im Reiter Abwesenheit in der Abwesenheitsart Urlaub.
    Informationen zur Berechnung finden Sie unter Beispiel 1. 

Was muss zusätzlich beachtet werden?   

  • Berechnung des Urlaubs
    Urlaub wird anhand der Sollarbeitstage im Arbeitszeitmodell berechnet:
    --> 5 Arbeitstage = 100% Urlaubsanspruch
    Dh für jeden gewünschten Abwesenheitstag muss Urlaub beantragt werden. 
  • Auswirkung auf die Sollarbeitszeit bei bezahlten Abwesenheiten:
    Sollarbeitszeit lt. Arbeitszeitmodell = Mo-Fr à 5h
    Beispiel: Urlaubsantrag für Mittwoch

    20 Wochenstunden gesamt
    - 5h Urlaubstag für Mittwoch
    = 15h müssen diese Woche noch erbracht werden um das Wochensoll zu erfüllen

    Da mit dem Mitarbeiter ein flexibles Arbeitszeitmodell vereinbart wurde, ist es egal an welchen Tagen die restlichen 15 Stunden erbracht werden. ABER: 

    An Tagen, die laut Arbeitszeitmodell Arbeitstage sind, der Mitarbeiter aber nicht gearbeitet hat, müssen 0 Stunden als tatsächliche Arbeitszeit eingetragen werden, damit anfallenden Überstunden richtig berechnet werden. 

 


Beispiel 4: 20 Wochenstunden, Stundenlohn, flexible Arbeitstage

Nehmen Sie die Einstellungen im Mitarbeiterprofil analog zu Beispiel 2 wie folgt vor:

  1. Eintragen der Wochenstunden: 
    Editieren Sie die Wochenstunden im Mitarbeiter Profil unter Informationen > Personalinformationen und klicken Sie anschliessend auf Speichern.

  2. Hinterlegung des Gehalts: 
    Tragen Sie den Stundenlohns im Reiter Gehalt ein. Geben Sie zusätzlich das Datum ein, ab dem das Gehalt gültig sein soll. Schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab. 

  3. Hinterlegung des Arbeitszeitmodells: 
    Bei einem Arbeitszeitmodell mit flexibler Arbeitszeit, empfiehlt es sich, die Wochenstunden gleichmäßig auf alle Werktage zu verteilen, an denen gearbeitet werden kann. Legen Sie ggf. unter Einstellungen > Anwesenheit > Arbeitszeitmodell hinzufügen ein entsprechendes Arbeitszeitmodell an. Nähere Informationen zu Arbeitszeitmodellen finden Sie hier.
    Hinterlegen Sie das passende Arbeitszeitmodell nun im Mitarbeiterprofil unter Anwesenheit. Navigieren Sie dazu auf den Link Arbeitszeitmodell ändern und wählen Sie anschließend das vereinbarte Arbeitszeitmodell und das Gültigkeitsdatum der Änderung.
  4. Berechnung des Urlaubsanspruchs: 
    Hinterlegen Sie nun das gewünschte Urlaubskontingent im Reiter Abwesenheit in der Abwesenheitsart Urlaub.
    Informationen zur Berechnung finden Sie unter Beispiel 1. 

Was muss zusätzlich beachtet werden? 

  • Erfassen von Anwesenheiten: 
    Alle Arbeitsstunden werden im Anwesenheitsreiter eingetragen. 
    Hinterlegen Sie dafür entsprechende Zugriffsrechte für Stundenlöhner und setzten Sie ggf. einen entsprechenden Genehmigungsprozess auf. 
  • Berechnung des Urlaubs:
    Urlaub wird anhand der Sollarbeitstage im Arbeitszeitmodell berechnet:
    --> 5 Arbeitstage = 100% Urlaubsanspruch
    Dh für jeden gewünschten Abwesenheitstag muss Urlaub beantragt werden. 
  • Bezahlte Abwesenheit für Stundenlöhner:
    An Tagen, an denen lt. Arbeitszeitmodell gearbeitet werden sollte, muss die Soll-Arbeitszeit manuell eingetragen werden, damit er in der Abrechnung berücksichtigt wird.
  • Auswirkung auf die Sollarbeitszeit bei bezahlten Abwesenheiten & 
    bezahlte Abwesenheit für Stundenlöhner:
    Sollarbeitszeit lt. Arbeitszeitmodell = Mo-Fr à 5h
    Beispiel: Urlaubsantrag für Mittwoch

    20 Wochenstunden gesamt
    - 5h Urlaubstag für Mittwoch
    = 15h müssen diese Woche noch erbracht werden um das Wochensoll zu erfüllen

    Damit der Urlaubstag bezahlt wird, müssen am Mittwoch manuell 5 h eingetragen werden. 
    Da mit dem Mitarbeiter ein flexibles Arbeitszeitmodell vereinbart wurde, ist es egal an welchen Tagen die restlichen 15 Stunden erbracht werden.
  • Berechnung des Gehalts:
    Das Gehalt wird anhand der eingetragenen Stunden innerhalb der Abrechnungsperiode berechnet. 
    Da jeden Monat alle geleisteten Stunden ausgezahlt werden, ist eine Erfassung der Überstunden hinfällig und kann im Arbeitszeitmodell deaktiviert werden.  
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