Was passiert, wenn ich einen vorhandenen Genehmigungs-Workflow nachträglich ändere?

 

Dieser Artikel erklärt, was passiert, wenn ein aktueller Genehmigungs-Workflow geändert wird.

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

Standard-Workflow für Genehmigungen

Mitarbeiter können eine Abwesenheit, die an einen Genehmigungs-Workflow gekoppelt ist, im eigenen Mitarbeiterprofil unter Abwesenheit beantragen. Dieser Abwesenheitsantrag erscheint anschließend bei der zuständigen Person, die diesen Antrag genehmigen muss, auf dem Dashboard, beispielsweise einem HR-Manager. Wenn die betreffende Abwesenheitsart an einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow gekoppelt ist, erhält der nächste Verantwortliche, beispielsweise der Vorgesetzte, den Abwesenheitsantrag, sobald der HR-Manager ihn genehmigt hat.

Wenn ein Genehmigungsantrag alle erforderlichen Schritte durchlaufen hat, erhält der Mitarbeiter die Nachricht, dass sein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde. Die beantragten Abwesenheitstage werden nun im Kalender des Mitarbeiters angezeigt und sind für alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugriffsrechten im Unternehmenskalender sichtbar. Wenn die betreffende Abwesenheitsart an ein Kontingent gebunden ist, werden die genommenen Tage automatisch vom Kontingent abgezogen.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von Standard-Workflows für Genehmigungen finden Sie in unserem Artikel Konfigurieren von Standardgenehmigungen.

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Löschung eines Antrags vor der ersten Bestätigung

Nachdem ein Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt hat, erscheint dieser Abwesenheitsantrag auf dem Dashboard der ersten Person, die den Antrag genehmigen muss (z. B. beim Vorgesetzten) als To-do. Wenn der Mitarbeiter nun den Abwesenheitsantrag löscht und dadurch zurückzieht, bevor der Vorgesetzte den Antrag genehmigt hat, wird der Antrag automatisch aus dem Dashboard des Vorgesetzten entfernt.

 

Änderung eines Antrags vor der ersten Bestätigung

Nachdem ein Mitarbeiter unter Abwesenheit eine Abwesenheit beantragt hat, erscheint dieser Abwesenheitsantrag auf dem Dashboard der ersten Person, die den Antrag genehmigen muss (z. B. beim HR-Manager) als To-do. Wenn der Mitarbeiter nun am Abwesenheitsantrag Änderungen vornimmt und z. B. das Datum anpasst, bevor der HR-Manager den Antrag genehmigt hat, wird der Antrag automatisch auf dem Dashboard des Personalreferenten aktualisiert.

Der aktualisierte Antrag wird auf dem Dashboard des Mitarbeiters angezeigt, der als erster Genehmiger für die Anfrage hinterlegt ist. Der ursprüngliche Antrag wird nicht länger angezeigt.

  

Änderung eines mehrstufigen Antrags nach der ersten Bestätigung

Nachdem ein Mitarbeiter unter Abwesenheit eine Abwesenheit beantragt hat, erscheint dieser Abwesenheitsantrag auf dem Dashboard der ersten Person, die den Antrag genehmigen muss (z. B. beim HR-Manager) als To-do. Wenn eine Abwesenheitsart an einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow gekoppelt ist, erhält der nächste Verantwortliche, zum Beispiel der Vorgesetzte, den Abwesenheitsantrag, sobald der HR-Manager den Antrag genehmigt hat.

Nimmt ein Mitarbeiter Änderungen an seinem Antrag vor, nachdem der HR-Manager den Antrag genehmigt hat, aber bevor der Vorgesetzte den Antrag genehmigt hat, erscheint der geänderte Antrag anschließend erneut auf dem Dashboard des HR-Managers. Beim Vorgesetzten ist der vorherige Antrag nicht mehr auf dem Dashboard hinterlegt. Der Antrag muss erneut vom HR-Manager genehmigt werden und kann erst dann vom Vorgesetzten genehmigt werden. Genehmigen sowohl der HR-Manager als auch der Vorgesetzte den Antrag, bekommt der Mitarbeiter eine Nachricht, dass der Antrag genehmigt wurde.

Der ursprüngliche Antrag wird automatisch gelöscht. Der aktualisierte Antrag wird erneut auf dem Dashboard des Mitarbeiters angezeigt, der als erster Genehmiger des Antrags hinterlegt ist.

 

Änderung einer bereits genehmigten Anfrage

Nachdem ein Mitarbeiter unter Abwesenheit eine Abwesenheit beantragt hat, erscheint dieser Abwesenheitsantrag auf dem Dashboard der ersten Person, die den Antrag genehmigen muss (z. B. beim HR-Manager), als To-do. Wenn die betreffende Abwesenheitsart an einen mehrstufigen Genehmigungs-Workflow gekoppelt ist, erhält der nächste Verantwortliche, beispielsweise der Vorgesetzte, den Abwesenheitsantrag, sobald der HR-Manager ihn genehmigt hat. Genehmigt auch der Vorgesetzte den Antrag und ist kein weiterer Genehmiger im Genehmigungs-Workflow hinterlegt, erhält der Mitarbeiter die Nachricht, dass sein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde.

Die beantragten Abwesenheitstage werden nun im Mitarbeiterkalender angezeigt und sind für alle Personen mit entsprechenden Zugriffsrechten im Unternehmenskalender sichtbar. Sollte der Mitarbeiter nun Änderungen am bereits genehmigten Antrag vornehmen, zum Beispiel durch Änderung des Datums, wird der ursprünglich genehmigte Antrag unwirksam. Die zuvor genehmigten Abwesenheitstage werden wieder dem Kontostand des Mitarbeiters gutgeschrieben und ein neuer Abwesenheitsantrag wird versendet.

Der Abwesenheitsantrag mit den geänderten Daten erscheint nun erneut auf dem Dashboard des HR-Managers sowie gegebenenfalls des Vorgesetzten. Wird der Antrag von allen Verantwortlichen genehmigt, erhält der Mitarbeiter eine Nachricht, dass sein Abwesenheitsantrag genehmigt wurde.

Der ursprüngliche Antrag wird automatisch gelöscht und die entsprechenden Tage werden dem Mitarbeiter gutgeschrieben. Der aktualisierte Antrag wird erneut auf dem Dashboard des Mitarbeiters angezeigt, der als erster Genehmiger des Antrags hinterlegt ist.

 

Änderungen im Genehmigungs-Workflow

Nachdem ein Mitarbeiter unter Abwesenheit eine Abwesenheit beantragt hat, erscheint dieser Abwesenheitsantrag auf dem Dashboard der ersten Person, die den Antrag genehmigen muss (z. B. beim HR-Manager), als To-do. Wenn nun unter Einstellungen > Genehmigungen Änderungen am Genehmigungs-Workflow vorgenommen werden, etwa eine Änderung der verantwortlichen Personen, noch bevor der HR-Manager den Antrag genehmigt hat, wird die Anfrage automatisch an die neuen Verantwortlichen umgeleitet. Der Antrag wird aus den To-dos des HR-Managers gelöscht und nun auf dem Dashboard des neuen Genehmigers angezeigt.

Der zu genehmigende Antrag wird automatisch dem neuen Genehmiger zugeteilt.

 

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