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Sie können Mitarbeitendenfilter verwenden, um Ihren Mitarbeitendenn benutzerdefinerte Zugriffsrechte auf verschiedene Bereiche in Personio zu geben.

Individuelle Zugriffsrechte sind maßgeschneiderte Zugriffsrechte, bei denen der Mitarbeiter nur auf ganz bestimmte Informationen zugreifen kann (Beispiel: Der Mitarbeiter kann nur den Reiter Persönliche Daten der Mitarbeitenden sehen, die zu einem bestimmten Team gehören). 

Hinweis
Weder der Zugangsbereich Meine Mitarbeitenden noch die Bereiche Individuell und Alle enthalten die eigenen Daten des Mitarbeitendens. Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter Zugriff auf seine eigenen Daten hat, müssen Sie zusätzlich zum betreffenden Zugangsbereich auch den Bereich Eigene auswählen. 

Wie funktionieren Mitarbeiterfilter?

Mit Mitarbeiterfiltern können Sie den Zugriff einschränken, den Mitglieder verschiedener Rollen auf bestimmte Informationen über Ihre Mitarbeitenden erhalten. 

Wenn Sie Mitarbeitendenfilter einrichten, können Sie mehrere Mitarbeitendenattribute und die entsprechenden Werte für diese Attribute auswählen. Alle Mitarbeitenden mit übereinstimmenden (oder nicht übereinstimmenden) Attributwerten werden in diese Auswahl von Mitarbeitendenn aufgenommen. 

Wenn Sie nach Auswahllisten-Attributen filtern, können Sie mehr als einen Wert auswählen. Dies gilt sowohl für vordefinierte als auch für individuelle Attribute. Zum Beispiel können Sie beim Filtern nach Standortattribut London und München auswählen. Personio findet dann Mitarbeitende an beiden Standorten. Sie können auch mehr als einen Wert für andere vordefinierte Attribute wie Abteilung, Team und Gesellschaft auswählen.

Hinweise
▶︎ Attribute des Typs Mehrfachauswahl können nicht als Mitarbeitendenfilter verwendet werden.
▶︎ Wenn Sie ein individuelles Attribut verwenden, um den Filter zu erstellen, wird das Zugriffsrecht auf diesen bestimmten Bereich entfernt, wenn Sie das individuelle Attribut löschen.

Führen Sie die nächsten Schritte aus, um Mitarbeiterfilter einzurichten:

1. Wählen Sie ein Attribut aus, anhand welchem Sie filtern möchten.
2. Legen Sie fest, ob Mitarbeitenden, die diesen Wert erfüllen, in den Filter aufgenommen (ist) oder davon ausgeschlossen (ist nicht) werden sollen.
3. Geben Sie den spezifischen Attributwert ein, nach dem der Filter suchen soll.
4. Optional: Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um einen zusätzlichen Filter hinzuzufügen. Dadurch wird die Auswahl der Mitarbeitenden noch weiter eingegrenzt, da nur diejenigen Mitarbeitenden in die Auswahl aufgenommen werden, die alle Filter erfüllen.

Beispiele:

▶︎ Standort ist London oder München: Die Auswahl umfasst alle Mitarbeitenden, für die der Wert London oder München im Attribut Standort hinterlegt ist. Nutzen Sie diesen Filter beispielsweise, um einer Rolle nur Zugriff auf die Büroausstattung eines bestimmten Standorts zu erlauben.

▶ ︎Abteilung ist Marketing: Die Auswahl umfasst alle Mitarbeitenden, für die der Wert Marketing im Attribut Abteilung hinterlegt ist. Nutzen Sie diesen Filter beispielsweise, um einer Rolle nur auf die öffentlichen Profile der Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung Zugriff zu erlauben.

▶ ︎Position ist nicht CEO: Die Auswahl umfasst alle Mitarbeitenden, für die der Wert im Attribut Position nicht CEO ist. Nutzen Sie diesen Filter beispielsweise, um einer Rolle Zugriff auf die öffentlichen Profile aller Mitarbeitenden zu geben, nicht jedoch auf das Profil des CEO.

▶ ︎Abteilung ist Eigene(s): Für Attribute, die mit dem Attributstyp Auswahlliste erstellt wurden, ist es auch möglich, den Wert Eigene(s) auszuwählen. Wenn Sie diesen Filter einer Rolle zuweisen, die zwei Mitarbeiter umfasst, und Mitarbeiter A im Vertrieb und Mitarbeiter B in Customer Success ist, hat Mitarbeiter A Zugriff auf alle Mitarbeitenden in der Vertriebsabteilung und Mitarbeiter B auf alle Mitarbeitenden in der Abteilung Customer Success.

Hinweis
Es ist nicht möglich, für ein individuelles Zugriffsrecht mehrere ist-Filter für ein und dasselbe Attribut zu definieren. Würde man beispielsweise in einem ersten Filter Abteilung ist Marketing und in einem zweiten Filter Abteilung ist Vertrieb definieren, würde Personio nach Mitarbeitenden suchen, die gleichzeitig in beiden Abteilungen arbeiten.

Wo können Mitarbeiterfilter eingesetzt werden? 

Mitarbeiterfilter finden Sie unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen. 

Für jede Mitarbeitendenrolle können Sie Mitarbeiterfilter auf drei verschiedene Arten verwenden:

• • • • • • Beim Einrichten von Zugriffsrechten für die verschiedenen Bereiche innerhalb von Personio. 
          • Beim Einrichten von Zugriffsrechten für den Unternehmenskalender. 
          • Beim Einrichten eines Erinnerungs-Workflows. 

Mitarbeiterfilter innerhalb der Einstellungen für Zugriffsrechte

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Mitarbeiterfilter für die allgemeinen Zugriffsrechte zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte.
2. Klicke auf Individuell.
3. Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um eine bestimmte Auswahl für einen Zugriffsbereich festzulegen.
4. Alternativ können Sie den Filter Sondergenehmigungen aus einem anderen individuellen Filter innerhalb der Mitarbeitendenrolle kopieren. Klicken Sie hierzu auf Kopieren aus. So können Sie schnell identische individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Zugriffsbereiche innerhalb derselben Mitarbeitendenrolle einrichten.

Mitarbeiterfilter innerhalb der Kalendereinstellungen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Mitarbeiterfilter für den Unternehmenskalender zu erstellen:

1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Kalender
2. Wählen Sie den Kalender aus, für den Sie individuelle Anzeigerechte definieren möchten.
3. Um einen Mitarbeiterfilter anzulegen wählen Sie hier Sonstige. 
4. Um jetzt einen Filter zu definieren, klicken Sie auf Individuelle Regeln bearbeiten und dann auf Filter hinzufügen.

Mitarbeiterfilter innerhalb der Erinnerungseinstellungen 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Mitarbeiterfilter für Erinnerungen zu erstellen:

1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Erinnerungen
2. Klicken Sie auf Rollen-Erinnerungen hinzufügen.
3. Wählen Sie neben An die Option Speziell aus und klicken Sie dann auf Filter hinzufügen.

Hinweis:
Bei Erinnerungen kann nicht zwischen „Ist gleich“ und „Ist nicht gleich“ unterschieden werden. Das Attribut ist immer „Ist gleich“.