Funktionen der Bewerbungsliste

 

Im Bereich Recruiting können Sie sich unter dem Reiter Bewerbungen einen Überblick über alle eingegangenen Bewerbungen verschaffen, einzelne Parameter vergleichen und Aktionen vornehmen. Dieser Artikel informiert Sie über die verschiedenen Funktionalitäten der Bewerbungsliste.

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Nach Stellen filtern

Verwenden Sie Filter, um zu entscheiden, welche Bewerbungen angezeigt werden sollen.

  • Wählen Sie Alle Stellen, um alle Bewerbungen aufzurufen, für deren Stellenausschreibungen Sie ein Ansichts- oder Bearbeitungsrecht haben.
  • Verwenden Sie den Filter Meine Stellen, um Bewerbungen auf Stellen zu sehen, für die Sie die verantwortliche Person sind.
  • Sie können außerdem nach allen Stellen innerhalb einer Recruiting-Kategorie sowie nach einzelnen Stellen filtern. 

Hinweis: Stellen werden nur angezeigt, wenn Sie der Verantwortliche für die jeweiligen Stellen sind, wenn Sie Admin-Rechte haben oder wenn Sie Bearbeitungsrechte für den gesamten Recruiting-Bereich haben.

Bewerberpipeline 

Über die Konfiguration von Recruiting-Phasen haben Sie die Möglichkeit, Ihren unternehmensspezifischen Bewerbungsprozess vom Bewerbungseingang bis hin zur Angebotserstellung in Personio abzubilden. Die Recruiting-Phasen, die ein Bewerber durchlaufen soll, können Sie zuvor unter Einstellungen > Recruiting > Recruiting > Phasen anlegen. Verschieben Sie Ihre Bewerber dann kontinuierlich in die jeweils zutreffende Recruiting-Phase, um jederzeit den aktuellen Status aller Bewerbungen für die jeweilige Stellenausschreibung in der Bewerber-Pipeline einsehen zu können. 

Unter Recruiting > Stellen werden Ihnen alle Bewerber für jede Stelle mit den verschiedenen Phasen angezeigt. Durch Anklicken der jeweiligen Phase gelangen Sie direkt zur Stelle und zu allen Bewerbern, die sich derzeit in dieser Phase befinden. Innerhalb einer Stellenausschreibung haben Sie die Möglichkeit, Bewerber für diese Stelle in verschiedene Phasen zu verschieben.

Standard-Filter

In der Bewerbungsliste haben Sie verschiedene Filtermöglichkeiten.

    • Filtern Sie nach allen Bewerbungen, für die ein offenes To-do besteht. Wählen Sie hierbei aus Überfällige Bewerbungen, Unbeantwortete Nachrichten, Fehlgeschlagene Nachrichten, Ungelesene Evaluationen und Ungelesene Kommentare.
    • Filtern Sie nach der Recruiting-Phase der Bewerbungen.
    • Filtern Sie nach Tags und lassen Sie sich so die Bewerber darstellen, die Sie mit einem Bewerber-Tag markiert haben.
    • Filtern Sie nach Kanal, um sich die Bewerbungen anzeigen zu lassen, die über einen bestimmten Recruiting-Kanal eingegangen sind.
    • Standardmäßig werden Ihnen die Bewerber angezeigt, die sich im laufenden Bewerbungsprozess befinden. Wählen Sie die Option Weitere Filter und aktivieren Sie die Checkbox für Anonymisierte Bewerbungen einbeziehen, um auch anonymisierte Bewerbungen zu sehen.

Prioritäten-Filter

In der Spalte Priorität können Sie direkt in der Bewerbungsliste nach Top-Bewerbern filtern, die im Bewerbungsprozess mit einer Fahne markiert wurden.

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Direktzugriff auf Bewerberprofile

Klicken Sie in der Bewerbungsliste auf eine beliebige Zeile, um das entsprechende Bewerberprofil aufzurufen. Dies geschieht in Form eines seitlichen Einschubs. Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt in den Bewerberprofilen zu arbeiten, um beispielsweise Nachrichten zu beantworten oder Feedback einzuholen.

Tage in Phase

Die Spalte Tage in Phase zeigt Ihnen an, wie viele Tage sich ein Bewerber bereits in der aktuellen Phase befindet. Wenn sich ein Bewerber länger in einer Phase befindet, als von Ihnen als maximale Anzahl an Tagen für diese Phase definiert wurde, wird dies farblich hervorgehoben. Erfahren Sie, wie Sie Recruiting-Phasen konfigurieren.

Exportieren

Die Bewerbungsdaten lassen sich über den Button Exportieren im CSV- oder XLXS-Format exportieren. Sie enthalten alle Bewerberattribute (Systemattribute sowie benutzerdefinierte Attribute), Stellenattribute sowie alle Daten dazu, welche Bewerber die Phase gewechselt haben. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Bewerbungsdaten exportieren.

Wenn Sie Bewerberdaten nicht exportieren, sondern importieren wollen, navigieren Sie zu Importe und wählen Sie Upload von Bewerbungen. Erfahren Sie, wie Sie Bewerbungsdaten importieren.

Spalten sortieren

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Sie können jede Spalte der Bewerberliste aufsteigend oder absteigend sortieren. Die Sortierung geschieht je nach ausgewählter Spalte entweder alphabetisch oder chronologisch. Bitte beachten Sie, dass Sie nur eine Spalte sortieren können und nicht mehrere gleichzeitig.

Anzeige offener To-dos in der Bewerberliste

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Bewerbungen, bei denen Handlungsbedarf Ihrerseits besteht, werden in der Bewerberliste durch blaue Punkte beziehungsweise rote Ausrufezeichen markiert.

Hinweis: Nur die folgenden Mitarbeiter sehen diese offenen Aufgaben:
▶︎ Der Verantwortliche für eine Stelle
▶︎ Administratoren
▶︎ Mitarbeiter mit Bearbeitungsrechten für den gesamten Recruiting-Bereich

Offene Aufgaben erscheinen in den folgenden Bereichen und haben folgende Bedeutungen:

Nachrichtenstatus

Der blaue Punkt zeigt Ihnen an, dass sich eine unbeantwortete Nachricht im Bewerberprofil befindet. Er verschwindet, sobald auf die unbeantwortete Bewerbernachricht geantwortet wurde oder die Aufgabe im Bewerberprofil in der Bewerbernachricht geschlossen wurde.
Das rote Ausrufezeichen symbolisiert, dass eine Nachricht nicht zugestellt werden konnte. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn eine ungültige E-Mail-Adresse im Bewerberprofil hinterlegt ist oder die SMTP-Verbindung zu Ihrem Unternehmenspostfach fehlgeschlagen ist.

 

Ungelesene Evaluationen

In der Spalte Evaluationen werden Sie durch den blauen Punkt darauf hingewiesen, dass sich im Bewerberprofil eine neue Evaluation befindet, die Sie noch nicht gelesen haben. Über das Auswählen des Bereichs werden Sie direkt zur ungelesenen Evaluation weitergeleitet und der blaue Punkt verschwindet in der Übersicht. Erfahren Sie, wie Sie Bewerber mithilfe von Evaluationsbögen beurteilen. 

 

Ungelesene Kommentare

Der blaue Punkt unter Kommentare zeigt Ihnen an, dass sich ein Kommentar im Bewerberprofil befindet, den Sie noch nicht gelesen haben. Klicken Sie bei einem so markierten Bewerber direkt auf den entsprechenden blauen Punkt, gelangen Sie unmittelbar in den Kommentar-Reiter des Bewerberprofils. Mit dieser Aktion gilt der Eintrag als gelesen und der blaue Punkt wird für das jeweilige Profil nicht mehr angezeigt.

Masseneditierung

Markieren Sie mehrere Bewerbungen mithilfe der Checkbox, um anschließend über die Schaltfläche Aktionen eine Masseneditierung durchzuführen. Folgende Aktionen sind hierbei ausführbar:

Bewerbungen manuell anlegen

Klicken Sie auf Bewerbung anlegen, um manuell ein neues Bewerberprofil anzulegen. Tragen Sie anschließend die erforderlichen Informationen des Bewerbers ein und klicken Sie auf Bestätigen, um den Vorgang abzuschließen. Laden Sie optional die zugehörigen Bewerberdokumente unter dem Reiter Profil hoch.

 

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