Erinnerungen für Feedback-Termine einrichten

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bestimmte Mitarbeiter an einmalige und wiederkehrende Feedbacktermine erinnern lassen können.

Nutzen Sie diese Option beispielsweise dazu, Mitarbeiter in Führungspositionen an vereinbarte Feedbacktermine (Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche etc.) zu erinnern.

Nachfolgend gehen wir exemplarisch auf zwei unterschiedliche Arten von Feedbackterminen ein.

Beispiel 1: Erinnerung an Feedback-Termine in Bezug auf das Anstelldatum

Beispiel 2: Erinnerung an Feedback-Termine zu fixen Zeitpunkten im Kalenderjahr

Damit Sie die Erinnerungsfunktion an Feedback-Termine nutzen können, ist es zunächst notwendig, dass Sie die nachfolgenden vorbereitenden Schritte vornehmen.

Weitere hilfreiche Beispiele zur Nutzung der Erinnerungsfunktion, wie beispielsweise die Erinnerung an Geburtstage, finden Sie hier.

 

Vorbereitende Schritte

Anlegen einer neuen Mitarbeitersektion und neuer Attribute

In Personio können Sie sich an sämtliche Attribute erinnern lassen, die im Attributstyp Datum angelegt sind. Daher ist es zunächst wichtig, die verschiedenen Arten der Feedback-Gespräche als Attribute anzulegen.

  • Um eine neue Sektion für Feedback-Termine anzulegen, navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Sektionen. Hier finden Sie weitere Informationen zur Erstellung neuer Sektionen im Mitarbeiterprofil.
  • Legen Sie nun für jeden Feedback-Termin ohne Bezug auf das Anstelldatum ein neues Datumsattribut in der neu erstellten Sektion an, indem Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Attribute > Attribut hinzufügen navigieren.

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Weisen Sie unter Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte den jeweiligen Mitarbeiterrollen mindestens Ansichtsrechte auf die Sektion zu (z.B. Feedback-Termine), um später Erinnerungen eintragen zu können. Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeiterrollen anlegen und verwalten.
Vorgesetzten können Sie dabei bequem über die Rolle Alle Mitarbeiter Zugriff erteilen. Durch das Setzen der Checkbox Team, erhalten alle Mitarbeiter Ansichts- bzw. Bearbeitungsrecht für die Mitarbeiter, denen sie als Vorgesetzte zugewiesen sind. Nähere Informationen zu dem Begriff Team erfahren Sie hier.


Erstellen einer Vorlage für den Datenimport

Sie können alle bereits vereinbarten Feedback-Termine mithilfe der Importfunktion gesammelt hochladen.

Nutzen Sie die Exportoption in der Mitarbeiterliste, um eine Importvorlage für Ihre Feedback-Termine zu generieren. Navigieren Sie hierzu über die Mitarbeiterliste zu der Exportfunktion und exportieren Sie neben der E-Mail-Adresse alle gewünschten Attribute, die sich auf Feedback-Termine beziehen.

Screenshot_export.png

Hier finden Sie weitere Informationen zur Exportfunktion der Mitarbeiterliste.

Nutzen Sie diese exportierte Datei als Importvorlage und tragen Sie darin alle entsprechenden Feedback-Termine (TT.MM.JJ) für Ihre Mitarbeiter ein.

Bitte beachten Sie, dass Sie hier lediglich die anstehenden Termine eintragen müssen. Wie Sie jährlich wiederkehrende Erinnerungen für diese Termine konfigurieren, wird in den folgenden Schritten erklärt.

 

Beispiel 1: Erinnerung an Feedback-Termine in Bezug auf das Anstelldatum

Diese Option empfiehlt sich, wenn Sie während einer Probezeit Feedback-Gespräche führen und für Ihre Mitarbeiter eine Erinnerung zur Planung dieser Gespräche einrichten möchten. Die Termine orientieren sich hier an dem individuellen Anstelldatum der Mitarbeiter und finden daher zu beliebigen Zeitpunkten im Kalenderjahr statt.

    1. Wählen Sie aus, zu welchen Zeitpunkten innerhalb der Probezeit Ihre Feedback-Termine stattfinden sollen. Wählen Sie beispielsweise drei Monate nach Anstelldatum für ein "Halbzeitgespräch Probezeit" und vor Ende des sechsten Monats nach Anstelldatum für das "Abschlussgespräch Probezeit".
    2. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen und wählen Sie eine Rolle aus, die Sie an die Feedback-Termine erinnern wollen, z.B. alle Vorgesetzte.
    3. Über den Reiter Erinnerungen können Sie eine neue Erinnerung an das  Mitarbeiterattribut Anstelldatum aller Mitarbeiter erstellen, z.B. 14 Wochen danach. Durch die Auswahl "Erinnere Alle Mitarbeiter an Anstelldatum von Mein Team" wird die Erinnerung für alle Mitarbeiter ausgelöst, die in Mitarbeiterprofilen als Vorgesetzte hinterlegt sind.
      Screenshot_Erinnerung_probezeit.png
    4. Erstellen Sie eine weitere Erinnerung an das Mitarbeiterattribut "Enddatum der Probezeit" aller Mitarbeiter, beispielsweise 2 Wochen vor Ende der Probezeit. Wählen Sie einen Kommentar wie "Bitte Probezeit-Abschlussgespräch vereinbaren".

Auf diese Weise haben Sie die gewünschten Rollen rechtzeitig (etwa zwei Wochen vor Halbzeit und zwei Wochen vor Ende der Probezeit) an die Vereinbarung eines Gesprächstermins erinnert.

Nutzen Sie diese Erinnerungen auch, wenn die Frequenz der Gespräche nach der Probezeit gleich bleibt und sich weiter auf das Anstelldatum bezieht. Aktivieren Sie hierzu die Checkbox Jährlich.

Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitarbeiter, die eine Erinnerung erhalten sollen, mindestens ein Ansichtsrecht auf die Sektionen haben, in denen die Attribute enthalten sind. Nähere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie hier.

 

Beispiel 2: Erinnerung an Feedback-Termine zu fixen Zeitpunkten im Kalenderjahr

Diese Option empfiehlt sich für alle Mitarbeitergespräche, die unabhängig vom Anstelldatum zu einem bestimmten Zeitpunkt im Kalenderjahr stattfinden sollen.

  1. Tragen Sie Daten zu anstehenden Feedback-Terminen in die Importvorlage, z.B. für das "Jahresgespräch" ein. Wählen Sie ein fixes Datum im Kalenderjahr aus, beispielsweise im Juni für das "Halbjahresgespräch" und im Dezember für das "Jahresgespräch". Alternativ können Sie diese Daten auch manuell im Mitarbeiterprofil (Attribut Halb-/Jahresgespräch) hinterlegen.
  2. Importieren Sie die Daten unter Import > Upload von Mitarbeitern. Weitere Informationen zur Importfunktion erfahren Sie hier.
  3. Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiterrollen und wählen Sie eine Rolle aus, die Sie an diese Feedback-Termine erinnern wollen, z.B. Alle Mitarbeiter.
  4. Wählen Sie den Reiter Erinnerungen für diese Mitarbeiterrolle aus. Erstellen Sie eine neue Erinnerung an das Mitarbeiterattribut "Jahresgespräch" aller Mitarbeiter. Setzen Sie das Häkchen bei jährlich, um auch in den Folgejahren eine Erinnerung an diesem Termin zu erhalten. Durch die Auswahl "Erinnere Alle Mitarbeiter an "Jahresgespräch" von Mein Team" wird die Erinnerung für alle Mitarbeiter ausgelöst, die in Mitarbeiterprofilen als Vorgesetzte hinterlegt sind.
    Wählen Sie einen Kommentar wie "Bitte Jahresgespräch vereinbaren":
    Screenshot_Jahresgespra_ch.png

Auf diese Weise werden alle Vorgesetzten jährlich eine Woche vorher an das im Mitarbeiterprofil hinterlegte Datum des Jahresgesprächs erinnert.

 

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