Sondergenehmigungen konfigurieren

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie einen Sondergenehmigungsprozess in zwei Schritten konfigurieren. Viele weitere Informationen zum Thema Genehmigungen, unter anderem auch zu Standardgenehmigungen, finden Sie hier

Nutzen Sie Sondergenehmigungsprozesse, um eine Ausnahmen vom Standardgenehmigungsprozess zu definieren oder um verschiedene unterschiedliche Genehmigungsprozesse für spezielle Mitarbeitergruppen einzurichten. Zur Konfiguration von Genehmigungsprozessen navigieren Sie auf Einstellungen > Genehmigungen. Hier werden Ihnen alle Bereiche angezeigt, für die Sie einen individuellen Genehmigungsprozess definieren können.

 

1. Konfiguration von Mitarbeiterfiltern

Navigieren Sie auf den gewünschten Reiter und definieren Sie zunächst die Mitarbeiter, für die eine Sondergenehmigung greifen soll. Gehen Sie hierzu auf Mitarbeiterfilter verwalten:

Erstellen Sie nun einen neuen Mitarbeiterfilter über Neuen Mitarbeiterfilter hinzufügen und klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol:

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Definieren Sie über Regel hinzufügen passende Filterkriterien und speichern Sie die Einstellungen, sobald Sie alle erforderlichen Kriterien ausgewählt haben. 

Für alle Mitarbeiter, die über die definierten Kriterien nicht angesprochen werden, greift automatisch der Standardgenehmigungsprozess.

 

Um Fehler bei der Erstellung von Mitarbeiterfiltern und Sondergenehmigungen zu vermeiden, beachten Sie bitte Folgendes:

  • Für jeden Mitarbeiterfilter muss mindestens eine Regel definiert sein
  • In einem Mitarbeiterfilter können nicht mehrere ist gleich Regeln für ein und dasselbe Attribut hinterlegt werden. Der Grund dafür ist, dass Filterkriterien immer durch eine UND-Verknüpfung verbunden sind, sodass der Filter nur auf Mitarbeiter angewendet wird, die alle eingetragenen Kriterien erfüllen. Würde man beispielsweise in einem Mitarbeiterfilter die Regeln Abteilung ist gleich Marketing und Abteilung ist gleich Sales hinterlegen, würde Personio nach allen Mitarbeitern suchen, die sich gleichzeitig in der Abteilung Marketing UND in der Abteilung Sales befinden.
  • Innerhalb eines Genehmigungsbereiches darf es keine gemeinsame Schnittmenge zwischen mehreren Mitarbeiterfiltern bzw. Sondergenehmigungen geben. Für jeden Mitarbeiter darf jeweils nur eine Sondergenehmigung gelten.

    Beispiel:
    Für alle Mitarbeiter der Abteilung Marketing soll in Bezug auf Urlaubsanträge ein spezieller, vom Standard abweichender Genehmigungsprozess gelten: Sondergenehmigung mit Filter Abteilung ist gleich Marketing (blau).
    Zusätzlich wird über eine weitere Sondergenehmigung ein dezidierter Prozess für die Mitarbeiter des Standortes München definiert: Sondergenehmigung mit Filter Standort ist gleich München (weiß).
    Aus dieser Kombination ergibt sich das Problem, dass die Mitarbeiter der Marketing Abteilung am Standort München über zwei unterschiedliche Filter erfasst werden. Personio kann somit keinen eindeutigen Genehmigungsprozess zuweisen und fällt zurück auf den Standard Prozess.

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Wenn einem Mitarbeiter kein eindeutiger Genehmigungsprozess zuwiesen werden kann, dann greift Personio immer automatisch auf den Standard Genehmigungsprozess zurück. Achten Sie daher bitte darauf, dass für die Standard Einstellung auch immer ein Genehmigungsprozess hinterlegt ist. 

 

2. Definition der Sondergenehmigung

Erstellen Sie nun den Sondergenehmigungsprozess für jeden konfigurierten Mitarbeiterfilter. Gehen Sie dazu über Zurück zu den Genehmigungsregeln in die Genehmigungsübersicht der Abwesenheitsart, klicken Sie dort auf Sondergenehmigung hinzufügen, wählen Sie den erstellten Mitarbeiterfilter aus und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen:

Um den Genehmigungsprozess zu definieren, navigieren Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen:

Wählen Sie aus den folgenden vier Optionen, um Genehmiger festzulegen:

  • Vorgesetzter: Der Vorgesetzte des jeweiligen Mitarbeiters. Hier verwendet Personio den Mitarbeiter, welcher im Mitarbeiterprofil des Anfragenden als Vorgesetzter hinterlegt ist.  
  • Vorgesetzter des Vorgesetzten: Der nächsthöhere Vorgesetzte, wie im Org-Chart ersichtlich.
  • Mitarbeiter in Rolle: Der/Die einer bestimmten Rolle zuvor zugewiesene/n Mitarbeiter. Hinweis: Alle Teilnehmer der Rolle erhalten die Anfrage zur Bestätigung, diese muss aber nur durch eine Person in der Rolle bestätigt oder abgelehnt werden. 
  • Bestimmter Mitarbeiter: Der zuständige Mitarbeiter kann hier direkt ausgewählt werden.

Sehen Sie die vier Optionen im nachfolgenden Ausschnitt: 

Wählen Sie erneut Genehmigungsschritt hinzufügen um für Ihren Prozess im Bedarfsfall eine weitere Genehmigungsinstanz zu definieren. 

Sobald Sie alle benötigten Genehmigungsschritte erstellt haben, speichern Sie Ihre Eingaben ab.

Bitte beachten Sie, dass der Genehmigungsprozess nur greift, wenn der beantragende Mitarbeiter kein Bearbeitungsrecht für die entsprechende Abwesenheitsart hat. Der Genehmiger benötigt lediglich ein Ansichtsrecht auf den jeweiligen Abwesenheitskalender des Antragstellers.

Weitere Details zu Rollen und Zugriffsrechten finden Sie hier.

 

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