Konfigurieren von Sondergenehmigungen für Genehmigungs-Workflows

 

Dieser Artikel befasst sich mit Workflows. Sie können nun alle Ihre Workflows vom Workflow Hub aus erstellen und kontrollieren.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Sondergenehmigungen für spezielle Genehmigungs-Workflows konfigurieren, die vom üblichen Genehmigungs-Workflow abweichen. 

 

Was sind Sondergenehmigungen in Genehmigungs-Workflows?

In manchen Fällen ist es notwendig, bestimmte Mitarbeiter vom üblichen Genehmigungs-Workflow auszunehmen und für Einzelpersonen oder Gruppen von Mitarbeitern einen anderen Ablauf einzurichten. Dies lässt sich in Personio einrichten, indem Sie spezielle Sondergenehmigungen für Abwesenheitsarten, Anwesenheiten oder Mitarbeiterdaten anlegen. Sondergenehmigungen sind spezifische Regeln, die für bestimmte Mitarbeitergruppen, die durch einen Mitarbeiterfilter definiert sind, unterschiedliche Genehmigungsprozesse festlegen.

 

Anlegen einer Sondergenehmigung

1. Konfiguration von Mitarbeiterfiltern

Bevor Sie eine Sondergenehmigungen einrichten, müssen Sie Mitarbeiterfilter konfigurieren, um sicherzustellen, dass der Genehmigungs-Workflow nur auf eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern angewendet wird. 

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen und wählen Sie den gewünschten Reiter für Abwesenheit, Anwesenheit oder Mitarbeiterinformation aus. 
  2. Gehen Sie zu Mitarbeiterfilter verwalten. 
  3. Erstellen Sie einen neuen Mitarbeiterfilter über Neuen Mitarbeiterfilter hinzufügen und klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol.
  4. Definieren Sie über Regel hinzufügen passende Filterkriterien und speichern Sie die Einstellungen, sobald Sie alle erforderlichen Kriterien ausgewählt haben.

settings-approvals-absence_type-manage_employee_filters_de.png

Der Standardgenehmigungs-Workflow wird automatisch auf alle Mitarbeiter angewendet, die die definierten Kriterien nicht erfüllen.

 

Für die Optionen für Mitarbeiterfilter gelten die folgenden Regeln:

  • Für jeden Mitarbeiterfilter muss mindestens eine Regel definiert sein
  • In einem Mitarbeiterfilter können nicht mehrere ist gleich-Regeln für ein und dasselbe Attribut hinterlegt werden. Der Grund hierfür ist, dass Filterkriterien immer durch eine UND-Logik verknüpft sind, sodass der Filter nur auf Mitarbeiter angewendet wird, die alle eingetragenen Kriterien erfüllen
    Beispiel: Würde man in einem Mitarbeiterfilter die Regeln Abteilung ist gleich Marketing und Abteilung ist gleich Sales hinterlegen, würde Personio nach allen Mitarbeitern suchen, die gleichzeitig in der Abteilung Marketing UND in der Abteilung Sales hinterlegt sind.
  • Innerhalb eines Genehmigungsbereiches darf es keine Überschneidung zwischen mehreren Mitarbeiterfiltern bzw. Sondergenehmigungen geben. Für jeden Mitarbeiter darf jeweils nur eine Sondergenehmigung gelten.Beispiel: Für alle Mitarbeiter der Abteilung Marketing soll in Bezug auf Urlaubsanträge ein spezieller, vom Standard abweichender Genehmigungsprozess gelten: Sondergenehmigung mit Filter Abteilung ist gleich Marketing (im Beispiel unten in blau dargestellt).
    Um einen speziellen Prozess für die Mitarbeiter in der New Yorker Niederlassung zu definieren, richten Sie eine Sondergenehmigung für den Filter Standort ist gleich New York ein (im Beispiel unten in weiß dargestellt).
    Aus dieser Kombination ergibt sich das Problem, dass die Mitarbeiter der Marketing Abteilung am Standort New York über zwei unterschiedliche Filter erfasst werden. In diesem Fall kann Personio keinen eindeutigen Genehmigungsprozess zuweisen und verwendet standardmäßig die zuerst erstellte Sondergenehmigung.

configuring-rulesets-graphic_de.png

Wenn es für denselben Mitarbeiter überlappende Sondergenehmigungen gibt, wird die Sondergenehmigung angewendet die zuerst erstellt wurde. Stellen Sie daher sicher, dass für jeden Mitarbeiter nur eine Sondergenehmigung gültig ist.

 

2. Neue Sondergenehmigung hinzufügen

Nachdem Sie den Mitarbeiterfilter erfolgreich eingerichtet haben, können Sie für die Mitarbeiter in der gefilterten Gruppe eine Sondergenehmigung einrichten.

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Genehmigungen und wählen Sie den gewünschten Reiter für Abwesenheit, Anwesenheit oder Mitarbeiterinformation aus. 
  2. Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiterfilter aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen, um die Genehmigungsschritte zu definieren, und speichern Sie Ihre Angaben sobald Sie die erforderlichen Schritte festgelegt haben.

Für spezielle Genehmigungs-Workflows können Sie einen bis maximal sechs Genehmigungsschritte hinzufügen. Für jeden dieser Schritte können Sie den Genehmiger aus vier Optionen im Dropdown-Menü festlegen: 

Option für die genehmigende Person Bedeutung
Bestimmter Mitarbeiter Wählen Sie aus allen Mitarbeitern des Unternehmens einen beliebigen Mitarbeiter aus.
Mitarbeiter in Rolle

Wählen Sie eine Mitarbeiterrolle, damit alle Mitarbeiter, die dieser Rolle zugeordnet sind, Anträge genehmigen können.

Hinweis: Alle Teilnehmer der Rolle erhalten die Anfrage zur Bestätigung, diese muss aber nur durch eine Person in der Rolle bestätigt oder abgelehnt werden.

Vorgesetzter des Vorgesetzten Wählen Sie, wie in der Orgchart Ansicht ersichtlich, einen beliebigen nächsthöheren Vorgesetzten eines Mitarbeiters als den Genehmiger.
Vorgesetzter Wählen Sie einen beliebigen Vorgesetzten eines Mitarbeiters als den Genehmiger.

 

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