Genehmigungsprozesse können je nach Mitarbeitendengruppe, Abteilung, Standort usw. variieren. Sie können benutzerdefinierte Genehmigungsschritte für bestimmte Mitarbeitendengruppen mit Filtern und Sondergenehmigungen erstellen. Sobald Sie eine Sondergenehmigung hinzufügen, werden alle Mitarbeitenden, die den Filterkriterien entsprechen, vom Standard-Genehmigungs-Workflow ausgenommen. Für diese Mitarbeitenden können Sie dann unterschiedliche Genehmigungsschritte festlegen.
Um einen benutzerdefinierten Genehmigungsprozess zu erstellen, müssen Sie:
- Mitarbeitendenfilter erstellen
- Fügen Sie in eine Sondergenehmigung in den Genehmigungseinstellungen hinzu und verwenden Sie den Mitarbeitendenfilter.
Mitarbeitendenfilter
Mitarbeitendenfilter legen die Kriterien fest, die ein Mitarbeiter erfüllen muss, um einen benutzerdefinierten Genehmigungsprozess zugewiesen zu bekommen. Wenn Sie einen Filter erstellen, können Sie Regeln hinzufügen, die auf Attributen in Personio basieren. Fügen Sie beispielsweise eine Regel hinzu, dass Mitarbeiter eine bestimmte Rolle, einen bestimmten Status, ein bestimmtes Anstelldatum usw. haben müssen, um im Filter berücksichtigt zu werden.
Mitarbeitendenfilter erstellen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Mitarbeiterfilter zu erstellen:
- Gehen Sie zu den Genehmigungseinstellungen über Einstellungen > Automatisierungen > Genehmigungen.
- Wählen Sie den jeweiligen Reiter Anwesenheit, Mitarbeitendendaten oder die Abwesenheitsart für den/die ein benutzerdefinierter Genehmigungsprozess benötigt wird.
- Gehen Sie zu Mitarbeitendenfilter verwalten.
- Geben Sie im Textfeld eine Bezeichnung für den Filter ein und klicken Sie auf das + Symbol.
- Der neu erstellte Filter wird angezeigt. Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und definieren Sie dann mithilfe der Drop-down-Menüs das Attribut, nach dem gefiltert werden soll. Klicken Sie auf Speichern.
- Ist gleich: Umfasst alle Mitarbeitenden, die den Kriterien des Filters entsprechen.
- Ist nicht gleich: Alle Mitarbeitenden, die den Kriterien entsprechen, werden vom Filter ausgeschlossen.
- Fügen Sie weitere Regeln hinzu, um den Filter zu verfeinern. Sie können die „ist gleich“-Regel nur einmal pro Attribut verwenden. Siehe Regeln und Logik für Mitarbeitendenfilter.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sobald Sie einen Mitarbeitendenfilter erstellt haben, müssen Sie dem Genehmigungsprozess eine Sondergenehmigung hinzufügen.
Beispielkonfiguration:
Planeta möchte für alle Mitarbeitenden der Marketingabteilung ihres New Yorker Standorts einen benutzerdefinierten Genehmigungsprozess erstellen. Um einen Filter für diese Mitarbeitendengruppe zu erstellen, fügen sie die folgenden Regeln zum Filter hinzu:
- Regel 1: Abteilung ist gleich Marketing
- Regel 2: Standort ist gleich New York
Hinweis:
Überprüfen Sie die Logik hinter Mitarbeitendenfiltern, um sich überschneidende Regeln zu vermeiden, und stellen Sie sicher, dass Sie möglichst genaue Filter erstellen.
Regeln für Mitarbeitendenfilter
Wenn Sie einen Mitarbeitendenfilter anlegen, gelten die folgenden Regeln:
- Die Kriterien sind durch eine UND-Verknüpfung verbunden. Ein Filter gilt nur für Mitarbeiter, die alle in den Regeln festgelegten Kriterien erfüllen.
- Daher können in einem Mitarbeitendenfilter für ein und dasselbe Attribut nicht mehrere „ist gleich“-Regeln hinterlegt werden. Beispielsweise können Sie innerhalb desselben Filters nicht die Regel „Abteilung ist gleich Marketing“ und „Abteilung ist gleich Customer Support“ hinzufügen.
- Um mehr als eine Regel für dasselbe Attribut zu hinterlegen, nutzen Sie die umgekehrte Logik. Fügen Sie die Regel „ist nicht gleich“ mehrmals hinzu, bis Sie alle Attribute außer den erforderlichen Attributen ausgeschlossen haben.
- Mitarbeitende dürfen jeweils nur von einer Sondergenehmigung erfasst werden. Wenn Mitarbeitende von überlappenden Sondergenehmigungen erfasst werden, wird die zuletzt erstellte Sondergenehmigung angewendet.
Beispiel eines Szenarios mit sich überschneidenden Regeln
Planeta möchte zwei individuelle Genehmigungsprozesse für Auszeit-Anfragen erstellen :
- Eine für Auszeit-Anfragen, die von Mitarbeitenden der Abteilung Sales eingereicht werden.
- Eine für Auszeit-Anfragen, die von Mitarbeitenden des Londoner Büros eingereicht werden.
Um diese individuellen Genehmigungsprozesse einzurichten, erstellt ein Planeta-Administrator zwei separate Mitarbeitendenfilter:
- Ein Filter enthält die Regel „Abteilung ist gleich Vertrieb“.
- Ein Filter enthält die Regel „Standort ist gleich London“.
Der Planeta-Administrator fügt der Abwesenheitsart „Bezahlter Urlaub“ in den Genehmigungseinstellungen zwei neue Sondergenehmigungen hinzu. Eine Sondergenehmigung, die den Mitarbeitendenfilter der Sales Abteilung werdendet, und eine weitere, die den Mitarbeitendenfilter des Londoner Büros nutzt.
Problem: Diese Kombination enthält Überschneidungen. Mitarbeitende im Londoner Büro, die gleichzeitig Mitarbeitende der Sales Abteilung sind, werden jetzt durch zwei unterschiedliche Filter erfasst. In diesem Fall kann Personio keinen individuellen Genehmigungsprozess zuweisen und verwendet standardmäßig die zuletzt erstellten Regel „Standort ist gleich London“.
Lösung: Der Planeta-Administrator kann diese Überschneidung vermeiden, indem er den Filter „Standort ist gleich London“ verfeinert. Er kann eine weitere Regel hinzufügen: „Abteilung ist nicht gleich Sales“.
Sondergenehmigungen
Nachdem Sie einen Mitarbeitendenfilter erstellt haben, müssen Sie der Genehmigung eine Sondergenehmigung hinzufügen, die einen individuellen Prozess erfordert.
Eine Sondergenehmigung zu einem Genehmigungsprozess hinzufügen
Um eine Sondergenehmigung zu einem vorhandenen Genehmigungsprozess hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie auf Einstellungen > Workflows > Genehmigungen.
- Wählen Sie den betreffenden Reiter für Abwesenheit, Anwesenheit oder Mitarbeitendendaten aus, der einen individuellen Genehmigungsprozess erfordert.
- Klicken Sie auf Sondergenehmigung hinzufügen.
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeitendenfilter aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen und definieren Sie die Genehmigungsschritte für die gefilterte Mitarbeitendengruppe. Fügen Sie bis zu sechs Schritte hinzu.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Die in der Sondergenehmigung beschriebenen Schritte gelten für alle Mitarbeitenden, die den Kriterien des ausgewählten Filters entsprechen. Wiederholen Sie die obigen Schritte für jeden Bereich (Abwesenheit, Anwesenheit, Mitarbeitendendaten), der diesen individuellen Genehmigungsprozess benötigt.
Beispiele für Sondergenehmigungen
Individuelle Genehmigung für eine bestimmte Mitarbeitendengruppe
Der Standard-Genehmigungsprozess von Planeta verlangt, dass Vorgesetzte bezahlten Urlaub genehmigen. Planeta verlangt jedoch, dass alle bezahlten Urlaube, die von Mitarbeitenden der Customer-Service-Abteilung eingereicht werden, vom Bereichsleiter genehmigt werden müssen. Um eine individuelle Genehmigung zu erstellen, muss ein Planeta-Administrator:
- Einen Mitarbeitendenfilter mit dem Namen „Customer-Service-Abteilung“ erstellen.
- Dem Filter die Regel „Abteilung ist gleich Customer Service“ hinzufügen.
Hinweis: Der Bereichsleiter ist auch in der Abteilung enthalten, daher muss der Admin eine weitere Regel hinzufügen, um diesen auszuschließen: „Position ist nicht gleich Bereichsleiter“. - Fügen Sie in den Genehmigungs-Einstellungen eine Sondergenehmigung im Reiter Abwesenheit/ Bezahlter Urlaub hinzu.
- Wählen Sie den Filter "Customer-Service-Abteilung" aus.
- Den Genehmigungsschritt "Mitarbeitende mit der Rolle Bereichsleiter Customer Service" hinzufügen.
Individuelle Genehmigungen für eine bestimmte Person
Planetas Standard- für Anfragen unbezahlter Abwesenheiten erfordert die Genehmigung einer vorgesetzten Person. Planeta benötigt jedoch die Genehmigung des CEO für alle Anfragen von unbezahlten Abwesenheiten, die von einer bestimmten Person, Max Mustermann, gestellt werden. Um diese individuelle Genehmigung zu erstellen, muss ein Planeta-Administrator:
- Einen Mitarbeitendenfilter mit dem Namen "Max Mustermann" anlegen.
- Dem Filter die Regel „E-Mail-Adresse ist gleich maxmustermann@planeta.com “ hinzufügen.
- Eine Sondergenehmigung unter dem Reiter Unbezahlte Abwesenheit der Genehmigungseinstellungen hinzufügen.
- Den Filter "Max Mustermann" auswählen.
- Den Genehmigungsschritt „Mitarbeitende mit der Rolle CEO“ hinzufügen.
Hinweis:
Sie müssen diesen Genehmigungsprozess aktualisieren, wenn Max Mustermann das Unternehmen verlässt. Andernfalls werden alle Anfragen, die normalerweise die Freigabe von Max Mustermann benötigen, automatisch genehmigt.