Wie kann ich Abwesenheitszeiten für andere Mitarbeiter eintragen?

 

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Abwesenheiten für andere Mitarbeiter in Personio eintragen können.

Personio bietet Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die Abwesenheitszeiten anderer Mitarbeiter zu verwalten. Abhängig von Ihren Zugriffsrechten können Sie somit stellvertretend neue Abwesenheitszeiten eintragen oder bestehende Abwesenheitszeiten verändern.

 

Abwesenheiten manuell im Mitarbeiterprofil eintragen

Um die Abwesenheiten eines Kollegen bearbeiten zu können, muss Ihr Profil eine der drei folgenden Voraussetzungen bezüglich der Zugriffsrechte erfüllen. Abhängig von Ihrem Zugriffsrecht löst das Eintragen einer neuen Abwesenheitszeit in das Mitarbeiterprofil von Kollegen entweder einen Genehmigungsprozess aus, oder der Eintrag wird direkt im System gespeichert. 

  1. Sie verfügen über ein Vorschlagsrecht auf den Bereich Abwesenheit des entsprechenden Kollegen.
    ➡ Folge: Beim Eintragen von Abwesenheiten wird der Genehmigungsprozess ausgelöst. 
  2. Sie verfügen über ein Bearbeitungsrecht auf den Bereich Abwesenheit des entsprechenden Kollegen.
    ➡ Folge: Beim Eintragen von Abwesenheiten wird der Genehmigungsprozess nicht ausgelöst. 
  3. Sie verfügen über Administrator-Rechte.
    ➡ Folge: Beim Eintragen von Abwesenheiten durch den Login ins Mitarbeiterprofil wird der Genehmigungsprozess ausgelöst, da Sie stellvertretend für die Mitarbeiter handeln. 

 

Eintragen der Abwesenheit durch Bearbeitungsrecht (ohne Genehmigungsprozess) 

Diese Option steht allen Mitarbeitern zur Verfügung, die ein Bearbeitungsrecht für den Bereich Abwesenheiten besitzen. Mehr Informationen zu Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechten finden Sie hier.

Navigieren Sie dazu auf den Reiter Abwesenheit im Mitarbeiterprofil und tragen Sie über das Feld Abwesenheit hinzufügen (unten rechts) die gewünschte Abwesenheitsperiode ein: 

add-absence-editing-right_de.png

Wählen Sie unter Abwesenheitsart den Abwesenheitstyp aus, den Sie verwenden möchten. Tragen Sie in der nächsten Zeile den gewünschten Zeitraum ein. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit halbe Tage anzugeben, einen Vertreter zu benennen und einen Kommentar zu hinterlegen.

Da Sie über ein Bearbeitungsrecht verfügen, können Sie auf Genehmigung überspringen klicken. So wird die Änderung direkt im Abwesenheitskalender eingetragen und es wird kein Genehmigungsprozess ausgelöst.

 

Eintragung der Abwesenheit durch Login in das Mitarbeiterprofil (mit Genehmigungsprozess)

Mitglieder der Admin-Rolle können zusätzlich zur oben genannten Option auch eine Eintragung im Auftrag des Mitarbeiters durchführen. Hierbei wird der übliche Genehmigungsprozess ausgelöst.  

Loggen Sie sich dazu in das Mitarbeiterprofil ein, in welchem die Änderung durchgeführt werden soll: 

absencens-in-representation-profile-login_de.png

Navigieren Sie dann auf den Kalender im Reiter Abwesenheit und führen Sie die Anfrage stellvertretend durch. Hinterlegen Sie einen Kommentar zur Information für den Mitarbeiter: 

add-absence-employee-profile_de.png

Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf Abwesenheit beantragen ab. Das löst den gewohnten Genehmigungsprozess aus. Der angefragte Zeitraum ist nun im Kalender sichtbar:

absencens-representation-requested-absence_de.png

Mehr Informationen zum Anlegen von Genehmigungsprozessen finden Sie hier

 

Abwesenheiten für mehrere Mitarbeiter importieren

Als Admin haben Sie zudem die Möglichkeit mehrere Abwesenheitsperioden oder Abwesenheitskontostände auf einmal zu importieren. 

Eine detaillierte Beschreibung der beiden Importvarianten sowie die Dokumentvorlagen zum Import finden Sie in diesem Helpcenter-Artikel

 

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